Межоператорный шлюз: как экономить на ЭДО десятки миллионов в год

Юлия Ворожбицкая, старший аналитик компании SL Soft по продукту «Цитрос ЮЗ ЭДО»

Разбираемся, как устроен процесс электронного обмена юридически значимыми документами, какие в нем есть особенности, подводные камни и почему крупному бизнесу целесообразно обратиться к мультиоператорной концепции ЭДО.

Горы бумажных документов постепенно остаются в прошлом. Современные технологии и законодательные нормы позволяют составлять, подписывать и передавать большинство юридически значимых бумаг в электронном виде. А товарооборот некоторыми товарными группами, например, духами, обувью, товарами легкой промышленности, сегодня и вовсе без ЭДО (электронный документооборот) нелегален.

Как устроен роуминг ЭДО?

Рынок программных решений ЭДО и операторов растет с каждым годом. Условный малый бизнес с объемом до 300 документов в месяц в теории может выполнять свои задачи, используя услуги одного оператора ЭДО. Как правило, с ростом бизнеса, сети контрагентов и объемов документооборота компании требуется подключать больше операторов ЭДО. Эти операторы активно работают над расширением функциональности роуминга (обмен юридически значимыми электронными документами между операторами ЭДО). Но возможности такой технологии все еще ограничены. Например, через роуминг пока нельзя организовать работу с электронными транспортными накладными. Не все операторы поддерживают функцию обмена машиночитаемыми доверенностями. Также нет обмена документами, требующими трехстороннее подписание.

Не переданные или не подписанные вовремя документы — это задержки оплат, риск срыва сделок, штрафы, неустойки и т.д. Так, например, в лизинговом бизнесе скорость сделок играет крайне важную роль, клиенты должны максимально быстро получать юридически значимое предложение.

ЭДО внутри холдинга

Отдельная история — обмен документами внутри группы компаний.

В каждой организации есть свои информационные системы: учетные, аналитические, системы электронного документооборота и т. д. Их приходится интегрировать с каждым оператором ЭДО, с которым взаимодействует компания. Операторы имеют разные сценарии обработки документов и часто не учитывают специфику работы компании.

Разработка и внедрение коннекторов (интеграционных модулей) от внутренних информационных систем компаний к оператору ЭДО, а также их поддержка в актуальном состоянии — это всегда дополнительные траты для бизнеса. Нужно содержать квалифицированную команду поддержки, которая вовремя будет учитывать любые изменения в API операторов и в нормативно-правовой базе. Последняя в свою очередь активно развивается, в ней постоянно появляются новые вводные.

По мере роста бизнеса такая настройка внутренних информационных систем с оператором ЭДО превращается в довольно трудоемкий и дорогостоящий процесс. Так, для организации с тремя внутренними информационными системами (СЭД, учетная система и т.п.) и двумя операторами ЭДО нужно разработать и внедрить целых шесть коннекторов. Если добавится еще один оператор, то количество коннекторов вырастет до девяти и так далее, ведь каждую внутреннюю систему необходимо интегрировать с каждым оператором ЭДО.

Кроме этого, каждый оператор ЭДО — это отдельный интерфейс, дополнительное окно на мониторе компьютера и дополнительные неудобства для сотрудника, вынужденного переключаться между окнами в процессе обмена электронными документами.

Какая есть альтернатива и кому она подойдет?

Экономически выгодная альтернатива для компаний, имеющих десятки контрагентов, работающих с несколькими операторами ЭДО и тысячами внутренних и внешних документов в месяц, — комплексное решение для управления цифровыми документами и процессами «Цитрос ЮЗ ЭДО». Фактически это межоператорный шлюз, в основе лежит идея бесшовного электронного документооборота и хранения информации в едином решении.

Такое решение позволяет работать одновременно с несколькими операторами ЭДО напрямую. У него проще маршрутизация юридически значимых документов от внутренней информационной системы компании в оператора ЭДО и наоборот. Здесь также сокращается число интеграций — не нужно реализовывать новый коннектор из учетной или иной внутренней системы компании к оператору ЭДО при необходимости отправить документ через нового оператора ЭДО, это сделает «Цитрос ЮЗ ЭДО». Достаточно один раз интегрироваться с «Цитрос ЮЗ ЭДО», а уже он станет единым окном выхода во внешний контур (к различным операторам ЭДО). Мультиоператорная концепция решения «Цитрос ЮЗ ЭДО» подстраивается под требования и рабочие задачи заказчика.

Крупным организациям часто необходимо передавать сразу пакет документов: с роумингом это сделать не всегда возможно, а для решения «Цитрос ЮЗ ЭДО» это рядовая задача, как и случаи с трехсторонним подписанием документов или создание внутреннего оператора ЭДО для бесплатного обмена документами между юридическими лицами внутри группы компаний.

У холдингов возникает потребность отправлять миллионы документов ежемесячно, «Цитрос ЮЗ ЭДО» легко выдерживает такие объемы, оперативно внедряя новые форматы и шаблоны документов, появляющиеся на рынке ЭДО.

При этом вам не нужно переключаться между окнами — для всех операций используется единый интерфейс, сколько бы операторов ЭДО не было подключено у бизнеса и его контрагентов.

Считаем выгоду

При роуминге операторы ЭДО берут комиссию, которая варьируется в диапазоне 1-10 рублей за отправку каждого документа, отдельно оплачивается кастомный функционал и API. Условные затраты организации на роуминг при ежемесячном документообороте от миллиона документов в месяц — миллион рублей.

В группах компаний документы часто нужно передавать между юридическими лицами, отделами или сотрудниками в рамках одной организации — при использовании ЭДО внутренний обмен документами оплачивается по тарифу провайдера. С решением «Цитрос ЮЗ ЭДО» это можно делать через внутреннего виртуального оператора без тарификации с сохранением юридической значимости документа. Исключение — счета-фактуры, их нужно передавать только через специализированных аккредитованных операторов ЭДО.

Согласно оценке реализованных проектов, экономическая выгода решения «Цитрос ЮЗ ЭДО» может составлять десятки и даже сотни миллионов в год.

Так, при годовом документообороте объемом от 150 документов, экономический эффект внедрения может принести от 7 до 10 миллионов рублей уже в первый год.

Коммерциализация продукта «Цитрос ЮЗ ЭДО» выполняется в рамках Федерального проекта при поддержке «Фонда содействия инновациям» (Федеральное государственное бюджетное учреждение «Фонд содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере»).

2SDnje8esRr
ООО "Цитрос"