Свои рецепты антикризисного управления представил участникам организованного издательством «Открытые системы» ежегодного форума вице-президент по ИТ АНК «Башнефть» Игорь Калюжный. Он сообщил, что в компании успешно функционирует единая система управления предприятием на базе SAP ERP, реализована система электронного документооборота на 10 тыс. пользователей. ИТ-решения поддерживают все основные производственные процессы компании, в том числе разведку и добычу нефти, переработку нефтепродуктов и их сбыт. Действующее в ее составе единое сервисное предприятие «Башнефть-Информ» оказывает ИТ-услуги и обеспечивает корпоративную связь для всех внутренних потребителей.

«Информационные технологии для нас важны в первую очередь как средство оптимизации затрат и сокращения общих издержек предприятия. Но мы также ставим перед собой задачу сократить затраты на информационные технологии, в том числе путем использования отечественного оборудования и ПО в тех областях, где это оправданно», — отметил Калюжный.

Он считает, что наиболее быстрых и значимых результатов в вопросе оптимизации структуры расходов на ИТ можно добиться, проанализировав спрос на ИТ-услуги со стороны потребителей. Зачастую в каталоге ИТ-услуг можно обнаружить позиции, к которым обращается лишь небольшая часть работников предприятия, либо не востребованные вовсе. Предоставление услуг такого рода можно временно заморозить, а затем полностью прекратить.

Антикризисная оптимизация также предполагает пересмотр уровня обслуживания в разрезе отдельных услуг и их потребителей. Например, в благоприятных экономических условиях компании могут позволить себе организовать сервисную поддержку пользователей в круглосуточном режиме. Однако в кризисной ситуации некоторые услуги можно перевести в более экономичный режим, обеспечив их поддержку только в рабочие дни и часы. Для определенных категорий пользователей можно безболезненно пересмотреть стандартный пакет услуг, скажем, ограничить размер почтового ящика для сотрудников, пользующихся электронной почтой нерегулярно и в малых объемах.

Управление финансами — важное направление оптимизации. «Каждый потребитель должен понимать, что бесплатных ИТ-услуг не существует, и любое почтовое сообщение, отправленное пользователем, любой интернет-запрос влекут за собой затраты компании. У нас в компании используется не просто каталог услуг, а прейскурант. Этот документ утверждается вице-президентом по экономике и финансам и ежегодно пересматривается. На основании прейскуранта наши внутренние заказчики (дочерние предприятия и филиалы) планируют свои бюджеты на ИТ», — сообщил Калюжный.

Еще один рецепт снижения издержек заключается в том, чтобы делать предварительную оценку трудозатрат на любое изменение в ИТ-системе. Каждый инициатор запроса на изменение должен понять, во что это обойдется, и только потом уже принимать решение, оправданно ли это изменение или без него можно обойтись.

Сотрудникам ИТ-департаментов следует провести тщательный анализ системной архитектуры – при ближайшем рассмотрении в ней тоже можно изыскать возможности для оптимизации, выявив избыточную мощность тех или иных элементов инфраструктуры или чрезмерный уровень технической поддержки.

«Если для сотового оператора крайне важна скорость доступа к данным и для работы его бизнес-приложений нужны системы хранения данных класса hi-end, то в нашем случае решение SAP ERP вполне может работать на оборудовании среднего класса, стоимость владения которым существенно ниже. По этой причине при расширении системы хранения ERP мы используем оптимальные для нас продукты», — заявил Калюжный.

Внушительный потенциал для оптимизации затрат на ИТ заложен в процедурах выбора технологических решений при модернизации ИТ-систем. По мнению докладчика, все проекты должны обсуждаться коллегиально и проходить тонко настроенный фильтр, отсекающий недостаточно продуманные инициативы. В «Башнефти» эти функции возложены на специальный комитет по ИТ, связи и метрологии, по сути реализующий взаимодействие бизнеса и ИТ на стратегическом уровне. Его возглавляет первый вице-президент по переработке и коммерции. В комитет входят менеджеры высшего и среднего звена всех функциональных направлений компании. Комитет одобряет ИТ-проекты стоимостью до 100 млн руб. Кроме того, этот орган рассматривает и утверждает технические решения, на основе которых реализуется тот или иной ИТ-проект.

«Мы приучили своих заказчиков к тому, что формулировать проектные инициативы в области ИТ необходимо, не ограничиваясь простым указанием какого-либо определенного программного продукта, который надлежит приобрести, а на основе тщательного анализа функциональных требований к продукту и нужд пользователей. Это позволяет предложить заказчику несколько вариантов реализации его запроса. Затем предложенные варианты рассматриваются комитетом по ИТ. Функции, запрошенные одним заказчиком, нередко нужны и другим потребителям. Чтобы не дублировать проекты для удовлетворения схожих запросов, комитет выбирает оптимальный вариант технического решения», — пояснил вице-президент компании.

Необходимо также оптимизировать взаимоотношения с вендорами и поставщиками. В феврале-марте «Башнефть» провела переговоры с ключевыми поставщиками в области ИТ и связи, чтобы обсудить вопросы ценообразования.

«Суть нашего обращения к ним – сохранить цены на услуги и продукты в рублевом выражении на уровне 2014 года или при возможности понизить их. Большинство поставщиков отнеслись с пониманием к нашей просьбе. Для продукции остальных мы постараемся найти аналоги», — резюмировал Калюжный.