Health&Nutrition (бывшее подразделение Danone в России) реализует проект перехода с корпоративной системы по управлению нормативно-справочной информацией на решение «Гармония MDM» – 100% российскую систему, внесенную в реестр отечественного ПО. О ходе работ и первых результатах рассказывает Анна Ерохина, руководитель команды технической поддержки сервисов по работе с мастер-данными Health&Nutrition и номинант на премию Data Award.

- В чем заключалась бизнес-проблема, почему внедрение MDM важно для компании?

Управление корпоративными справочниками является бизнес-критичной задачей для нормальной работы производства, логистики, продаж. Не менее важно качество мастер-данных для аналитических систем и корпоративной отчетности. Отсутствие автоматизированного подхода привело бы к многочисленным ошибкам, что повлияет на производственные процессы компании и, как итог, ее финансовый результат.

Перед нами стояла задача локализовать процессы ведения справочников в ERP-системе и получить полноценное централизованное решение для ведения корпоративных мастер-данных с подключением внутренних и внешних источников. В очень сжатые сроки в систему «Гармония MDM» должен был быть перенесен функционал из корпоративного решения Danone по управлению мастер-данными, а также проведена дополнительная автоматизация.

- Какой подход был выбран для решения задачи?

Мы выбрали итерационный подход. В первую очередь, мы сфокусировались на переносе основного функционала из корпоративного решения – внедрение MVP-версии. Затем, вторым этапом, идет настройка интеграции с корпоративной ERP-системой. Одновременно с этим на стороне вендора ведется разработка функционала системы, который поможет адаптировать новое решение к бизнес-процессам компании. Третий этап – перенос в новую систему справочников, которые вручную ведутся командой бизнеса в формате Excel, а также настройка интеграции с хранилищем данных.

- В чем заключались сложности проекта?

Как обычно, основная сложность проекта заключалась в сочетании сжатых сроков и большого объема проекта. У нас было всего шесть месяцев на внедрение MVP по пяти крупным корпоративным справочникам. Мы приняли решение проводить сверку и выравнивание данных между MDM и ERP одновременно с эксплуатацией системы. Также нам потребовалась оптимизация производительности, и доработка критически важного функционала.

Из организационных проблем можно выделить вовлечение в проект порядка 10 различных команд бизнеса и ИТ, а также одновременное подключение ресурсов MDM-проекта к общему, «большому» проекту локализации компании.

- Как решались проблемы?

Производитель «Гармонии MDM» принял в бэклог доработки коробочного решения значительный объем задач, который позволил адаптировать систему под зрелые и развитые процессы управления справочниками в нашей компании. В частности, был разработан специализированный инструмент для сверки данных с ERP-системой.

До окончания сверки и выравнивания данных справочники одновременно ведутся вручную в MDM и ERP. Старт интеграции запланирован сразу после подтверждения полной сходимости данных.

Наконец, произошло усиление менеджерского состава со стороны подрядчика для повышения управляемости проектом.

- В какие сроки и какими силами реализован проект?

Проект реализован силами подрядчика Axenix с активным и деятельным вовлечением бизнес-заказчика и локального ИТ. На внедрение MVP потребовалось шесть месяцев, на настройку интеграции – 10 месяцев, сейчас мы находимся на финальном шаге по запуску интеграции MDM с ERP.

- Что представляет собой созданное решение?

Это полноценная MDM-система, в которой ведутся критичные для бизнеса справочники материалов, клиентов, поставщиков и контрактов, с реализованными процессами управления данными. В ней уже настроены правила для проверки соблюдения бизнес-логики ведения атрибутов. У системы более 700 конечных пользователей и на данный момент она на 80% готова к интеграции с ERP.

- Что было сделано в рамках проекта?

В рамках MVP был реализован довольно объемный функционал. Во-первых, созданы справочники для хранения данных из ERP-системы: материалы, клиенты, поставщики, закупочные и сбытовые контракты, производственные рецептуры, ассортиментные матрицы, а также связанные с ними более 200 вспомогательных справочников. Работа серьезная — данные о материалах содержат 400 тыс. записей и 600 атрибутов, о клиентах – 300 тыс. записей и 300 атрибутов, о поставщиках – 70 тыс. записей и 200 атрибутов, о контрактах с клиентами и поставщиками – 4 млн и 600 тыс. записей соответственно.

Во-вторых, выстроены 90 бизнес-процессов, содержащих в себе от 1 до 10 шагов от момента инициирования заявки до финального обновления данных в справочнике, а также отправка уведомлений на почтовый ящик пользователей, задействованных в процессах. Создано 1,8 тыс. бизнес-правил, позволяющих автоматически заполнять значения атрибутов и выполнять проверку соблюдения бизнес-логики ведения данных. Настроена ролевая модель – более 60 ролей в системе, позволяющая управлять доступами и полномочиями пользователей. Функционал решения позволяет гибко скрывать и делать доступными для просмотра и заполнения поля справочника в зависимости от выбранного бизнес-процесса и роли пользователя.

Кроме того, разработан функционал массового обновления данных в системе через интерфейс (загрузка с помощью Excel-шаблона). Настроена прямая и обратная интеграция в режиме реального времени по перечисленным справочникам с корпоративной ERP-системой.

По итогам проекта разработано более 100 дополнительных функций, которые были добавлены в «коробочную» версию системы.

- А какие работы еще предстоят?

Предстоит реализовать различные справочники для хранения данных из Excel-файлов, а также из системы поддержки работы мобильных сотрудников (sales force automation, SFA) и веб-приложений: матрицы торговых точек, актуальная цена товаров на полке, мастер-данные торговых точек, варианты дизайна SKU, новинки, сроки действия дизайнов, данные для расчетов RTM. Конечно, потребуется настроить бизнес-процессы управления перечисленными справочниками и их интеграцию с хранилищем данных и другими системами.

- В каких направлениях будет развиваться проект? И какие возможности он открыл для компании?

Внедрение MDM-системы открыло нам возможность организации целостного подхода к управлению критичными для бизнеса справочниками и данными в едином инструменте.

В планах на май – настройка интеграции с корпоративной ERP-системой по справочникам материалов, клиентов и поставщиков, а также интеграция с хранилищем данных по ряду ручных справочников. В планах на июнь – настройка интеграции с корпоративной ERP-системой по клиентским и сбытовым контрактам. В планах до конца года – перенос для ведения в MDM-системе порядка 100 ручных справочников и развитие интеграции с хранилищем данных и системой SFA.