При большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Для минимизации затрат руководство сети «ВКонтакте» в конце 2013 года приняло решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот.

На тот момент документооборот компании составлял примерно 3 тыс. исходящих документов в месяц, или 36 тыс. в год, а число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1 тыс. Отправка одного пакета документов обходилась примерно в 300 руб., а по времени пересылка Почтой России занимала в среднем 1,5 месяца.

По предварительной оценке, внедрение ЭДО с контрагентами должно было сэкономить около 70% расходов на документооборот и окупить проект за полгода. Кроме того, в числе ожидаемых результатов было повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности взаимодействия с контрагентами и уровня их лояльности.

«СКБ Контур» стал вторым оператором, с которым сеть запустила проект по переходу на ЭДО. За три месяца с момента перехода на ЭДО сотрудники компании отправили через решение «Контур.Диадок» более 3 тыс. электронных документов. В течение этого срока к обмену документами было подключено более 500 контрагентов. Ключевыми факторами в этом процессе стало ускорение получения юридически значимых документов до пары минут.

Очевидным преимуществом при внедрении систему стало существенное ускорение движения документов, особенно, в случае с географически удаленными контрагентами, снижение почтовых расходов и повышение производительности работы бухгалтерии.