В основном это будут сотрудники вспомогательных подразделений, работу которых автоматизировать наиболее просто (см. «Сергей Собянин: Электронные госуслуги позволят сократить количество столичных чиновников на 30%», Computerworld Россия, 17 марта 2015). Computerworld Россия обратился в ряд компаний, занимающихся внедрением систем документооборота, с просьбой оценить, насколько в среднем можно сократить долю ручного труда при работе с документами, какие стадии делопроизводства в наибольшей степени поддаются «электронизации» и что еще в повседневной работе госорганов можно усовершенствовать при помощи ИТ.

С тем, что информатизация ускоряет и упрощает документооборот, понятное дело, согласны все. Александр Родионов, директор департамента систем управления документами ЛАНИТ, отметил, что при внедрении средств электронного документооборота (автоматизация работы госорганов ассоциируется в первую очередь с этим процессом) исчезает необходимость доставки на рабочие места бумажных документов и их повторной регистрации, не нужно вручную записывать их регистрационный номер, а использование справочников и классификаторов избавляет от необходимости заполнять все реквизиты документов. Существенно сокращается ручной ввод при регистрации типовых документов. Упрощается контроль исполнения документов — в СЭД не нужно отслеживать и вручную записывать статусы документов, система предоставит эту информацию автоматически, а также сформирует необходимую отчетность.

Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам «ABBYY Россия», отметил, что в целом документооборот при переходе на электроный формат становится более удобным и контролируемым. «Электронные решения позволяют обойтись без многих операций, традиционно выполняемых вручную: предварительной сортировки, клавиатурного набора и последующей ручной проверки данных», — говорит он. Именно эти рабочие места и предложил сократить Собянин.

Что касается собственно оценки эффективности, то Антон Чехонин, генеральный директор компании «Норбит», опираясь на имеющийся опыт отметил, что единого подхода в данном вопросе нет: «На каждом уровне существуют свои потребности и задачи, а значит, и цели внедрения электронных технологий разные. Поэтому будут различаться методы оценки успешности их достижений».

По его словам, внедрение СЭД дает как прямой эффект, связанный с экономией средств, материалов, рабочего времени сотрудников и т. д., так и эффект косвенный, обусловленный теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.). Эффект второго типа, по его мнению, оценить в общем случае достаточно сложно.

Если же брать те последствия внедрения СЭД, которые можно посчитать, то, по оценке Родионова, время доставки документа на рабочее место сокращается с пяти минут до четырех секунд, втрое уменьшается время доставки служебной записки от исполнителя до конечного адресата, вдвое — процент просрочки исполнения поручений по документам. Ну и, возможно, главное — «отыскание нужных документов занимает секунды вместо минут, часов, а то и дней поиска в бумажном архиве».

ABBYY занимается автоматизацией процессов на стадии ввода документов, и здесь Шушкин оценивает экономию более чем в 50%, а скорость ввода данных в информационные системы, по его словам, увеличивается от трех до десяти раз.

Дальнейший прогресс в этой области, как отметил Андрей Лихачевский, директор по разработке и развитию решений компании «Открытые технологии», зависит от «текущего состояния дел». Чисто «бумажного документооборота», по его мнению, уже давно нет — применяются те или иные программные средства.

Что касается конкретно Москвы, то, как отметил Лихачевский, госуслуги уже давно предоставляются в электронном виде. Однако за счет дальнейшей автоматизации документооборота можно рассчитывать на 10-20-процентное уменьшение доли ручного труда, в основном в области предоставления самих результатов оказания услуг населению.

По мнению респондентов, автоматизировать можно практически все процессы, идущие в госорганах, особенно в части документооборота. «В первую очередь совершенствуется процесс договорной работы и работы с первичными документами — автоматизируется полный цикл документооборота, контроль согласования и исполнения договорной документации на всех этапах, включая взаимодействие с контрагентами, — считает Чехонин. — Кроме того, автоматизируется работа с корреспонденцией, осуществляется потоковый ввод документов, автоматизируется процесс их обработки, хранение файлов и связанных с ними данных». Применительно к госорганам (кроме стандартных функций документооборота, присущих любой организации) Лихачевский также отметил важность автоматизации «диалоговых» действий, таких как размещение заявок на услугу, информирование граждан о порядке действий при обращении в госорганы, выдача справочной информации, обеспечение единого «информационно поля» взаимодействия ведомств и потребителей услуг (в частности, проведение опросов по темам градоустройства, возведения объектов, требующего общественного обсуждения). Также в автоматическом режиме надо измерять и выдавать ключевые показатели эффективности работы чиновников.

Что дальше

Как полагает Чехонин, на данный момент для государственных структур актуальны системы автоматизации закупочной деятельности в соответствии с требованиями Федерального закона № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федерального закона от 18.07.2011 № 223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Эти системы позволят полностью автоматизировать процедуры планирования и формирования государственного заказа, поддержку всех способов его размещения и закупок, а также обеспечат контроль исполнения государственных контрактов.

Лихачевский считает также перспективным предоставление гражданам возможности подачи юридически значимых документов в госорганы в электронном виде и интеграцию документооборота разных ведомств, что позволит исключить из непосредственного инфообмена участие самих граждан (то есть граждане не будут сами переносить справки и документы между ведомствами, это будет делать электронная система).

В Москве, по мнению Шушкина, взаимодействие с гражданами в достаточной мере «электронизировано» — имеется возможность обращаться в городские структуры, в том числе и через мобильное приложение «Активный гражданин», участвовать через него в опросах и т. д. В электронный формат при этом необходимо переводить не только исполнение конкретных запросов граждан, но и контроль работы госорганов, в том числе и общественный, имеющий то преимущество перед обычным, что его можно вести, не прерывая работу чиновника и не задействуя значительных ресурсов.

Оцифровка документов в госсекторе: задачи и решения

В наши дни внедрение электронного документооборота остается одним из ключевых трендов развития госсектора, поэтому решения для сканирования пользуются среди российских государственных учреждений большим спросом. Пожалуй, все госструктуры объединяет общая потребность в простой и удобной системе управления процессами оцифровки, однако у каждого ведомства есть своя специфика и свои требования к оборудованию и ПО.

С одной стороны, многие заказчики из госсектора нуждаются в оцифровке текущей документации для сохранения и пересылки электронных копий в другие подразделения. Для выполнения этих задач лучше всего подходят недорогие компактные сканеры формата A4. Одни из самых востребованных аппаратов такого типа в линейке Xerox – планшетный сканер Xerox x7600i и протяжная модель Xerox DocuMate 3115, которые отлично справляются с оцифровкой большинства распространенных видов документов. Кроме того, некоторые ведомства проявляют большой интерес к планшетным сканерам с автоподатчиком Xerox DocuMate 3220 и Xerox DocuMate 3640 – универсальным аппаратам, которые подходят для решения максимально широкого круга задач.

С другой стороны, государственным структурам часто требуется массовая оцифровка архивных, судебных и других документов, которая входит в число важных задач для учреждений самого разного профиля: от университетов и библиотек до архивов и арбитражных судов. Как правило, промышленные документ-сканеры работают в таких организациях без остановки в течение всего рабочего дня, поэтому к ним предъявляются повышенные требования. При закупке аппаратов для сканирования большого объема документов госзаказчики обращают внимание в первую очередь на их производительность и максимальную дневную нагрузку. Среди решений этого класса в нашей линейке пользуются особой популярностью модели Xerox DocuMate 4790 и Xerox DocuMate 4799, которые обрабатывают более 90 оригиналов в минуту. Мы поставляем эти и другие сканеры в комплекте с ПО Kofax VRS, Visioneer Acuity и другими мощными средствами улучшения качества изображения, делающими обработку документов еще более быстрой и эффективной.

Российские госучреждения нуждаются в самых современных решениях для оцифровки документов и предъявляют жесткие требования к характеристикам оборудования и ПО, экономической обоснованности проектов, срокам и условиям выполнения работ. Это делает конкуренцию между производителями сканирующих устройств особенно острой. Наша компания может предложить оптимальный набор инструментов для решения задач российских госструктур, обладая богатым опытом сотрудничества с этими требовательными заказчиками и непрерывно совершенствуя линейку продуктов с учетом новейших отраслевых трендов. А благодаря разветвленной партнерской сети мы можем предложить заказчикам из госсектора качественное сервисное обслуживание во всех субъектах федерации.

- Алексей Родюков, аналитик по конкуренции компании «Xerox Россия»

На правах рекламы