«Калькулятор» для гендиректора

Аптечная сеть «Ригла» динамично развивается. Чтобы не сбавлять высокие темпы роста и сохранить устойчивость, руководство крайне внимательно относится к эффективности бизнеса. В ИТ-стратегии компании важное место занимают аутсорсинг и оптимизация: два из трех ИТ-проектов, осуществленных в 2016 году, нацелены на совершенствование бизнес-процессов. «Жизнь меняется настолько быстро, что иногда речь идет даже не о том, чтобы быть инновационными, а о том, чтобы просто не отстать от тенденций в технологиях и коммуникациях. Выигрывать на рынке будут компании, которые сумеют обеспечить себя эффективным менеджментом и технологиями», – говорит генеральный директор «Риглы» Александр Филиппов.

Однако в цифровую эпоху эффективность без инноваций невозможна, и в очередном проекте «Ригла» поставила задачу качественно изменить один из ключевых для развития бизнеса процессов – выбор места расположения новых аптек. Первые шаги уже сделаны.

Оценивая влияние цифровой трансформации на фармацевтическую розницу, заместитель генерального директора по информационным технологиям «Риглы» Вадим Горбунов акцентировал внимание на возможностях технологии Больших Данных: «Появление больших объемов данных и новых способов их обработки позволяет делать ранее невообразимые вещи. Для бизнеса – это повышение производительности и снижение риска инвестиций, для клиента – более комфортный и понятный сервис».

«Хребет» управления

В 2016 году в «Ригле» завершили длительный проект по замене системы бюджетирования и отчетности, которую в компании называют «хребтом» автоматизации управления. Сеть работает под тремя брендами: «Ригла», «Живика» и «Будь здоров!», – что означает три формата торговли и три модели покупателя. Руководству необходимы данные в трех разрезах для принятия решений и постоянного отслеживания уровня рентабельности большого хозяйства. Чтобы максимально оптимизировать результат бюджетирования, требуется четко планировать доходы и расходы, а также сбалансировать все части системы управления: маркетинг, отношения с поставщиками, планирование финансов и открытие новых точек. Нарушение баланса в любой из частей оборачивается неэффективным расходованием капитала.

«Бизнес меняется быстро, и время имеет все большую ценность. Если задуманное воплощать долго, оно устареет, не успев родиться» Вадим Горбунов, заместитель гендиректора по ИТ аптечной сети «Ригла»

Бурный рост объемов информации и правил бюджетирования, связанный с региональной экспансией, привел к тому, что процесс составления стратегического бюджета стал, по словам Филиппова, «мучительно болезненным» и слишком ресурсоемким. Поэтому вместе с системным интегратором Navicon «Ригла» перешла с системы на платформе «1С» на комбинацию решений IBM Cognos TM1 и Microsoft Dynamics NAV. Бюджет 2016 года верстался уже в новой системе. Как рассказал Горбунов, не все прошло гладко: недостаточно зрелые методики внедрения программного обеспечения в сочетании с многоплановыми запросами руководителей компании привели к значительному отклонению от планируемого срока реализации.

Но в итоге благодаря автоматизации бюджетирования появилась возможность с высокой скоростью получать более точные данные во множестве разрезов представленной информации. По той же методике и в тех же разрезах был выстроен финансовый учет, удалось серьезно уменьшить сроки подготовки отчетности и одновременно сократить персонал, который занимается ее формированием.

Теперь в «Ригле» планируют развивать систему, повышая точность и надежность, что позволит менеджменту реализовывать новые задачи. «Есть вещи, без которых нельзя “дышать” сегодня и без которых нельзя будет “дышать” завтра», – говорит Филиппов. По его мнению, автоматизация бюджетирования – это то, без чего компания не смогла бы выжить. А главными заботами завтрашнего дня станут программа лояльности и подготовка аптек к персонализированным отношениям с клиентами.

«Симфония» остатков

Наблюдения за ростом оборачиваемости товарных запасов у конкурентов подтолкнули организацию к поиску эффективного инструмента для планирования потребности в товарах и поставках. Управление снабжением «Риглы» было автоматизировано несколько лет назад на базе программного обеспечения собственной разработки. С тех пор ИТ-стратегия претерпела изменения, сегодня компания интенсивно использует аутсорсинг и стремится покупать эффективные и зарекомендовавшие себя на рынке решения, а также стандартные услуги требуемого качества: техподдержки, веб-разработки, продвижения сайтов, разработки решений для ЦОД. «Наша функция – собрать это вместе и обеспечить результат, – говорит Горбунов. – Нет времени разрабатывать все самостоятельно при таком бурном росте бизнеса. Важно найти ценное, быстро инкорпорировать в нашу систему и получить отдачу».

Одной из находок оказалась платформа Symphony компании Inherent Symplicity.

В организации такого масштаба, как «Ригла», любое неверное движение в управлении снабжением серьезно сказывается на качестве товарных остатков. В фармацевтической рознице стремятся не допускать ситуации, определяемой специфическим термином «дефектура»: когда клиент пришел, а товар закончился. Дефектура измеряется в проценте потерянных потенциальных продаж. Снижать такой процент, увеличивая товарные запасы, нецелесообразно: в масштабе сети это выливается в немалую сумму, которую выгоднее потратить на открытие новых точек или инвестировать в новые проекты. Symphony, которая позволяет прогнозировать продажи каждой аптеки по всему ассортименту и избегать дефектуры, оставляя при этом минимальный товарный запас, помогла найти баланс между уровнем сервиса и размером товарных запасов. Убедившись за три месяца пилотного проекта в том, что поставленные менеджментом финансовые цели достижимы, за полгода систему развернули по всей сети – c апреля 2016 года снабжением аптек «Ригла» управляют с помощью Symphony.

В результате компания добилась сокращения товарных запасов в среднем на 25%, при этом доступность товара для покупателей повысилась. По оценке руководителей «Риглы», это может покрыть годовые затраты на открытие всех новых аптек. Количество сотрудников, формирующих заказы, сократилось до трех человек на всю сеть. Затраты на приобретение системы окупились за три месяца.

Самым сложным в проекте было поверить в его целесообразность и убедить в этом других участников процесса, отметил Горбунов. «Важно, чтобы в проекте работали люди, которым это нужнее других, те, кто доведет работу до логического конца», – добавил Филиппов.

Многофакторный анализ против экспертных ошибок

Идею «калькулятора», который покажет гендиректору, как будет работать новая точка, в компании вынашивали давно. Место расположения аптеки – один из ключевых факторов, влияющих на объем продаж. Открывая ежегодно сотни новых аптек, менеджмент «Риглы» отбраковывает тысячи вариантов их расположения. В каждом случае требуется учесть множество параметров окружения потенциальной торговой точки: магазины, конкурентов, инфраструктуру. Перспективность новой аптеки оценивают эксперты. Если после заключения долгосрочного договора аренды точка работает не так, как ожидалось, промах дорого обходится бизнесу.

Готовых решений не нашлось. По словам Горбунова, Data Mining и BI только «гаечные ключи», помогающие собрать необходимый механизм. Программное обеспечение создали на базовых технологиях с использованием собственных методики и архитектуры в сотрудничестве с несколькими российскими партнерами по веб-программированию и машинному обучению. Подробности в «Ригле» не раскрывают.

Для анализа бизнес-среды было решено реализовать три идеи. Во-первых, собрать максимально полную информацию об окружении потенциальной аптеки еще до того, как сделан первый шаг к аренде площади. Сведя данные, собранные из Интернета, баз данных и маркетинговых агентств, получили доступность информации в момент анализа и принятия решения руководителем.

Во-вторых, систематизировать эту и дополнительную информацию, собираемую на месте – при переговорах с собственником об условиях аренды и при изучении вопроса, сможет ли аптека привлечь ожидаемый поток посетителей. Программное обеспечение позволило поставить требования бизнеса на системную основу так, чтобы специалисты на месте сразу собирали необходимую информацию. Решение выполнили в виде мобильного приложения, заполняя формы которого, эксперты передают данные в центральную систему.

И наконец, третья идея заключалась в поддержке принятия решения на основе собранной информации и использования нескольких независимых алгоритмов ее обработки. В модель «калькулятора» заложили расчет коэффициентов конвертации трафика в число покупателей и включили не только статистику по сети «Ригла», но и множество других наборов данных: потребление лекарств на душу населения, число жителей в близлежащих домах, арендные ставки и даже правила оформления витрин на конкретной улице, которые могут существенно повлиять на объем продаж. Количество факторов, включаемых в модель, приближается к тысяче, сообщил Горбунов. Плотную статистику по такому количеству факторов собрать крайне сложно, так что применить классический подход, измеряя влияние каждого фактора на результат, не получается. Поэтому для выявления зависимостей используются методы машинного обучения, и степень влияния каждого фактора на выручку определяется с помощью нескольких независимых алгоритмов.

«Есть вещи, без которых нельзя “дышать” сегодня и без которых нельзя будет “дышать” завтра» Александр Филиппов, генеральный директор аптечной сети «Ригла»

Исходя из расчетной емкости рынка и примерной доли расходов на лекарства от чека в магазине, ПО ищет схожие по количеству касс, ценовому позиционированию или регионам аптеки и дает прогноз выручки.

Построение модели и сбор данных были самыми сложными задачами в этом проекте, так как далеко не по всем факторам имеется релевантная информация. Данные еще только предстоит накопить, это займет несколько лет. Одновременно произойдет и «тюнинг» модели.

Теперь руководитель располагает более развернутой информацией для принятия решения об открытии новой аптеки и понимает, что предпринять, чтобы аптека оправдала ожидания бизнеса.

«Калькулятор» позволяет уменьшить ошибки в оценке потенциальной выручки, в том числе и ее недооценку. Ведь если продажи резко превосходят ожидаемые, то это значит, что при планировании неправильно учтены требуемая площадь и объем персонала, а следовательно, аптека могла бы приносить больше.

Движение к поставленной цели – повысить точность прогнозирования на 30% – пока только началось, диапазон ошибочных решений сузился, но не очень значительно. Тем не менее после внедрения нормативов, встраиваемых в систему, уже удалось добиться более точного прогнозирования расходов.

Оценив полезность нового инструмента, в компании приняли решение о его тиражировании. После Москвы и Санкт-Петербурга ПО распространят еще на восемь регионов.

В дальнейшем «Ригла» намерена перейти от оценки предложения свободных помещений на рынке к выбору тех мест, где компания хочет присутствовать. Сначала ПО будет вычислять наиболее выгодное местоположение аптеки, и только потом за ним начнут «охотиться».

«В подобных проектах важна четко поставленная и измеримая цель», – подчеркнул Горбунов. Кроме того, в «длинных» проектах следует больше делать акцент на контроле сроков, чем на полноте функциональности. «Бизнес меняется быстро, и время имеет все большую ценность, – отметил Горбунов. – Если задуманное воплощать долго, оно устареет, не успев родиться».