Эпистолярный жанр в корпоративном взаимодействии принимает все новые и новые формы, а постоянное переключение между входящими и исходящими текстовыми документами, системой мгновенной передачи сообщений, а также платформами для совместной работы (и даже эмотиконами) способно сбить с толку даже самых опытных составителей посланий.

Прежде серьезная конфиденциальная информация делового характера, особенно в процессе общения между подчиненными и их начальниками, передавалась посредством пересылки писем, изложенных на бумаге, или электронной почты. Сегодня же вы получаете от менеджера короткий текст, доставляемый с помощью корпоративной социальной сети или какой-то другой платформы взаимодействия.

Как же убедиться в том, что при использовании этих новых методов неформального общения правила этикета соблюдаются?

Среда передачи должна соответствовать характеру сообщения

Прежде всего нужно определить цель сообщения и использовать наиболее подходящий метод доставки. Вы запрашиваете какую-то информацию? Обновляете статус? Просите поддержки? Или же предоставляете информацию, обновление либо отчет по какому-то вопросу? Используемый вами язык и среда передачи должны соответствовать характеру сообщения.

Не нужно писать лишнее, если выбранная среда для этого не подходит. Не стоит начинать короткое сообщение словами «Уважаемый... ». Если же вы чувствуете, что для отправки информации лучше подходит электронная почта, следует воспользоваться именно этим обращением.

Презумпция невиновности

Относитесь благосклонно к человеку, с которым общаетесь. Даже если текст письма кажется грубоватым или неприятным, отправитель, скорее всего, не хотел выразить ничего такого. Просто это особенность, присущая среде. Не стоит подходить слишком строго и считать, что вас непременно хотели уязвить.

Когда организация расширяет набор средств взаимодействия, возникает переходный период, в течение которого работники привыкают к новой среде. Проявляйте больше понимания и не торопитесь с выводами.

 

Не бойтесь эмотиконов

Эмотиконы могут оказаться полезными при корпоративном взаимодействии. Не бойтесь использовать их, если есть вероятность, что ваше сообщение может быть неправильно истолковано, или если имеет смысл приправить юмором и эмоциями очень короткий текст.

Прежде чем отправить письмо или текстовое сообщение, прочитайте вслух написанное. Это зачастую поможет заметить, что вполне безобидные, казалось бы, вещи могут быть неправильно поняты. Тогда можно добавить небольшой улыбающийся или подмигивающий смайлик, чтобы разрядить ситуацию.

 

Ничего личного

Об этом полезно помнить всегда, но особенно при письменном общении и использовании мобильной связи. Не стоит думать, что неприятное для вас письмо политически мотивировано или отправитель пытался вывести вас из равновесия. Есть вероятность того, что он просто спешил и не имел возможности еще раз перечитать свое сообщение перед его отправкой.

Не уходите в оборону

Получив неприятное сообщение, не стоит тут же вспыхивать и писать столь же жесткий ответ – это лишь усугубит ситуацию и выставит вас не в лучшем свете.

Нужно быть выше и «уничтожать» противника с умом и улыбкой, даже если вы точно знаете, что сообщение было отправлено вам со злыми намерениями. Все ваши переговоры документируются и записываются, поэтому ведите себя вежливо, какое бы сообщение вы ни получили, даже если прямо сейчас вам предстоит ответить на весьма резкий выпад.

– Sharon Florentine. 6 etiquette rules for office communications. CIO. Jul 21, 2015