Инвентаризация в Счетной палате: мобильный самоконтроль

Технологическая инфраструктура Счетной палаты, контролирующей исполнение федерального бюджета и эффективность расходования государственных ресурсов, развивается уже несколько десятилетий. Информационно-аналитические, справочные и правовые системы стали повседневным инструментарием сотрудников Счетной палаты при проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий. Все эти системы, в соответствии со своим функциональным назначением, объединены в информационные сервисы, ориентированные на решение стоящих перед Счетной палатой задач.

Значительный импульс развитию ИТ-активов Счетной палаты придал аудит информационных систем и технологий по методологии стандартов COBIT, проведенный в рамках деятельности Рабочей группы по аудиту информационных технологий Европейской организации высших органов финансового контроля (ЕВРОСАИ/EUROSAI). По его итогам была разработана концепция развития информационных технологий с учетом важнейших стратегических целей Счетной палаты на текущий период и на перспективу в контексте поставленной президентом Российской Федерации задачи повышения эффективности функционирования всего аппарата государственного управления. На основе концепции сформированы планы развития информационных сервисов, решающих как основные, так и вспомогательные, обеспечивающие задачи.

Одна из таких задач, возложенных на Департамент автоматизации информационного обеспечения, — учет и управление ИТ-активами: техникой, программным обеспечением и лицензиями.

Еще несколько лет назад инвентарный учет технических средств Счетной палаты ежегодно проводился «вручную» комиссией из нескольких человек и занимал около месяца. Столь длительные сроки, сложность и трудоемкость процесса, а также неизбежные при таком подходе ошибки не устраивали руководство ИТ-службы.

Усовершенствовать учетную политику, повысить эффективность инвентарного учета, в том числе упростить процедуру инвентаризации, сократить сроки и затраты на ее проведение, было решено путем создания специализированного программного обеспечения с использованием международного опыта и на основе методологии управления ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM). В результате был создан и внедрен в повседневную деятельность Счетной палаты аппаратно-программный комплекс «Инвентаризация». Данный комплекс, разработанный научно-производственным центром «Интелком», позволил не только автоматизировать процедуру инвентаризации ИТ-активов, но и повысил качество предоставляемых ИТ-сервисов.

«Использование комплекса позволило повысить оперативность выполнения большого спектра задач, а интеграция данных различных систем снизила риски возникновения ошибок», Зоя Лисицына, начальник отдела развития и сопровождения информационных технологий департамента автоматизации информационного обеспечения Счетной палаты

АПК «Инвентаризация» охватил целый ряд структурных подразделений аппарата Счетной палаты, занимающихся не только бухгалтерским и складским учетом (финансовый департамент и департамент автоматизации информационного обеспечения), но и подразделения материально-техничес­кого, социально-бытового и транспортного обеспечения департамента управления делами и отдел по обеспечению работы телецентра департамента пресс-службы и информации.

Наибольшие сложности в ходе реализации проекта, как всегда, были вызваны «человеческим фактором» и возникали при взаимодействии команды внедрения с администраторами локальных сетей и СУБД, а также с сотрудниками указанных выше подраз­делений. Для решения проблем представители НПЦ «Интелком» еженедельно, а то и чаще приезжали в Счетную палату и проводили консультации и рабочие совещания, а в период инвентаризации и анализа результатов постоянно присутствовали для поддержки работы комиссии.

Кроме человеческого фактора, присутствовал и технический. Долгое время для воплощения всего задуманного не хватало технических возможностей — бухгалтерские программы функционировали в выделенной сети, отсутствовали сканеры, способные качественно считывать штрихкоды, а сами данные, «зашитые» в этих кодах, были избыточны.

Тем не менее к настоящему времени в результате реализованного проекта автоматизированы не только процессы инвентарного учета основных средств по данным из бухгалтерской системы, но и контроль за перемещением техники, ведение контрактов техподдержки и учет гарантийных обязательств, конт­роль сроков эксплуатации имущества и проведения профилактических работ, а также проверка соблюдения лицензионных соглашений.

Удобство использования АПК «Инвентаризация» сменило настороженное отношение пользователей к технологическому новшеству на признание его необходимости в рабочих процессах.

Сегодня в Счетной палате внедряют уже новую, усовершенствованную версию аппаратно-программного комплекса с использованием технологии автоматической идентификации. Учетные данные об объектах регистрируются при помощи высокоинформативного и помехоустойчивого двумерного штрихкода стандарта Data Matrix или RFID-меток. Матричный код содержит информацию, позволяющую соотнести объект с соответствующей учетной записью в базе данных по аналогии с традиционной «инвентаризационной описью». Особая последовательность сканирования и конт­роль ошибочных сканов в программном комплексе теперь позволяют получить полный перечень характеристик и параметров объектов учета.

Так как процесс инвентаризации претерпел существенные изменения, сотрудник, проводящий инвентаризацию, тратит на порядок меньше времени на каждом этапе рабочего процесса. Такого эффекта удалось достичь главным образом благодаря интеграции существующих процессов ITSM (IT Service Management), ITAM, бухгалтерского и складского учета. Пожалуй, это один из основных управленческих уроков проекта: успеха можно добиться, если уделить достаточно внимания анализу взаимосвязей используемых систем, прислушаться к пожеланиям пользователей и реализовать удобный и понятный интерфейс.

Интеграция на службе самоконтроля

Сегодня не будет преувеличением сказать, что «Инвентаризация» буквально вросла в информационную инфраструктуру Счетной палаты: решение интегрировано не только с периферийным оборудованием (принтеры и сканеры) и СУБД (сначала Oracle, позднее Microsoft SQL Server), но и с финансово-бухгалтерской и складской системами.

С помощью АПК «Инвентаризация» ведется учет автоматизированных рабочих мест: выдача техники новым сотрудникам, перемещение из одного помещения в другое и списание старого оборудования.

Вновь поступающие объекты учета маркируются метками с двумерными кодами на основе стандарта Data Matrix. Чтобы увеличить срок службы меток, используется термотрансферная печать. Информация о пришедшей технике попадает в бухгалтерский модуль складского учета, а выдача ее пользователям регистрируется в АПК. Системы синхронизируются автоматически, поэтому нет необходимости в специальных учетных мероприятиях.

Поскольку бухгалтеры теперь могут получить сводную информацию о состоянии ИТ-активов в любой момент, решено проводить инвентаризацию не ежегодно, а раз в два года.

В результате интеграции комплекса с финансовой и кадровой системами на уровне данных достигнута одна из важнейших целей разработки — предоставление каждому пользователю сводной информации о закрепленном за ним оборудовании в режиме онлайн.

Не менее важна и интеграция с сервисом «Заявки» информационного портала Счетной палаты. Прежде обо всех проблемах, так или иначе связанных с техникой, пользователи сообщали сотрудникам ИТ-службы по телефону. В течение года поступало свыше 10 тыс. таких заявок. На выяснение того, какое именно оборудование неисправно, какие расходные материалы для него нужны и где их искать, уходило немало времени. Теперь же сотрудники Счетной палаты используют готовые типовые шаблоны (их более 150) интерактивного сервиса «Заявки». Заполняя поля шаблона, в основном путем выбора значения из предлагаемого списка, пользователь предоставляет всю информацию, необходимую для устранения возникшей проблемы. Все этапы прохождения заявок для пользователей прозрачны. Тем самым значительно упрощается работа специалистов диспетчерской службы и ускоряется решение проблем, у инспекторов освобождается время для основной деятельности.

Как результат, в Счетной палате создан и успешно используется информационный сервис по учету имущества и управления ИТ-активами. Процесс учета стал автоматизированным, простым и эффективным за счет сокращения времени на инвентаризацию и получение достоверных данных об объектах учета. Причем не только сократились ресурсы, требуемые на проведение самой инвентаризации, но и повысилось качество закупок необходимого оборудования и программного обеспечения. Однако совершенству, как известно, нет предела.

Контроль станет мобильнее

С начала 2014 года на основе модульного программного комплекса «icControl: Управление имуществом» в Счетной палате внедряется новая версия АПК «Инвентаризация», которая базируется на мобильных технологиях. Теперь сотрудник департамента автоматизации информационного обеспечения или финансового департамента обходит помещения с планшетом и в онлайн-режиме видит все изменения по объектам учета.

«В новой версии мы увидели реализацию всех наших потребностей в очень изящном и удобном для восприятия варианте. Как известно, «все гениальное просто», — говорит Зоя Лисицына, начальник отдела развития и сопровождения информационных технологий департамента автоматизации информационного обеспечения Счетной палаты. — Это технологически красивое решение, обладающее действительно интуитивно понятным интерфейсом. Чувствуется высокий уровень аналитиков компании-разработчика, создававших систему: она построена так, что специалист по складскому учету сразу найдет ответ на любой вопрос».

В ИТ-департаменте рассчитывают завершить опытную эксплуатацию мобильной версии уже в первом полугодии — до начала очередной инвентаризации.