По мнению Дмитрия Назипова, старшего вице-президента банка «ВТБ», руководителя департамента ИТ, куратора информационных технологий в группе «ВТБ», есть три основных побуждающих мотива передачи офисной печати на аутсорсинг. Первый: это один из наиболее легко отчуждаемых сервисов, который вполне безболезненно можно отдать на аутсорсинг. Офисная печать предполагает типовой функционал, который встречается в любой организации. Он не обеспечивает ей какого-либо конкурентного преимущества. Стремление передать печать на аутсорсинг вполне естественно для тех, кто хочет вывести за свой штат все, что не относится к основному бизнесу.

Второй мотив: навести порядок в области офисной печати — в частности, поставить под жесткий контроль использование расходных материалов (бумаги, тонера и т. д.). Расчет с подрядчиком на основе количества напечатанных страниц становится веским стимулом для того, чтобы заказчик услуги более экономно пользовался принтерами. Третий: достаточная развитость этого сектора отечественного ИТ-рынка — уже появились компании, которые могут обеспечить качественное решение задачи офисной печати для своих клиентов. Они обладают необходимыми компетенциями и, что не менее важно, имеют территориальный охват, достаточный для удовлетворения нужд географически распределенного бизнеса.

Начните с аудита
Несколько полезных советов по оценке рисков, связанных с проектом аутсорсинга офисной печати, и потенциальной стоимости такого проекта дает Сергей Кантаржи, директор департамента корпоративных продаж компании «Канон Ру». С его точки зрения, основные риски проектов передачи офисной печати на аутсорсинг — это расхождение между изначальным пониманием задачи, поставленной заказчиком, и результатом реального внедрения, а также увеличение числа устройств по сравнению с первоначально ожидаемым. Кантаржи считает, что полноценный аудит, включающий в себя анализ имеющейся инфраструктуры печати, а также детальное понимание собственных бизнес-процессов и подготовка полноценной их модели для дальнейшего внедрения позволяют значительно снизить указанные риски. Другим инструментом снижения рисков является пилотный проект, в рамках которого проверяется работоспособность системы, ее сопряжение с внутренней инфраструктурой и получение обратной связи от будущих пользователей.
Что касается оценки стоимости аутсорсинга печати, то, по мнению Кантаржи, такой расчет также должен производиться по результатам аудита и подготовки технического задания, утверждаемого проектной командой со стороны заказчика. Основное внимание должно быть обращено на количество устройств и их соотношение  с количеством пользователей, показатели обслуживания (SLA), конфигурацию устройств и программного продукта, экономическую модель аутсорсинга (например, лизинг, минимальные сервисные платежи).

Финансовые директора, которые заинтересованы в росте прозрачности операционной деятельности и повышении конкурентоспособности, под­держивают инициативы ИТ-директоров по выводу офисной печати на аутсорсинг. «В нашей финансовой группе на этот путь первым встал банк «ВТБ24», — рассказывает Назипов. — Судя по промежуточным итогам, этот аутсорсинговый проект можно считать очень успешным. Затраты на печать головной организации существенно сократились, качество же осталось прежним. В ближайшем будущем планируется распространить эту услугу на филиалы банка».

По мнению Назипова, несомненную пользу аутсорсинг печати приносит и ИТ-департаменту. Компании-подрядчики постоянно оптимизируют свои услуги. В частности, они минимизируют стоимость печати при сохранении ее качества, оптимизируют инфраструктуру печати своих клиентов, оснащают на собственные средства новые площадки высокопроизводительным печатным оборудованием, снимая тем самым с ИТ-департамента значительную часть нагрузки.

Дмитрий Назипов, старший вице-президент банка «ВТБ», руководитель департамента ИТ, куратор информационных технологий в группе «ВТБ»
«Судя по промежуточным итогам нашего проекта, затраты на печать головной организации существенно сократились, а качество осталось прежним», Дмитрий Назипов, старший вице-президент банка «ВТБ», руководитель департамента ИТ, куратор информационных технологий  в группе «ВТБ»

При обсуждении организации аутсорсинга офисной печати иногда возникает путаница. Данный подход предполагает размещение печатного оборудования исключительно на территории заказчика. Если же необходимо большое количество экземпляров различных документов (например, пакетов документов для многих тысяч акционеров или клиентов компании, при проведении массовых рассылок или мероприятий вроде годовых собраний акционеров), то подразумевается, как правило, заказная печать. В этом случае может потребоваться сложная и дорогая полиграфическая техника, и размещать ее на территории предприятия экономически нецелесообразно. Подобная услуга часто предлагается вместе с услугой почтовой рассылки, причем зачастую по ценам ниже, чем у «Почты России». При аутсорсинге офисной печати, как правило, речь идет об организации текущей печати рабочих документов, сопровождающих исполнение бизнес-процессов, необходимых для операционной деятельности заказчика. В этом случае используется обыч­ная офисная техника.

Какова здесь роль подрядчика? По мнению Назипова, прежде всего он осуществляет оптимизацию принтерного парка. Изношенные или морально устаревшие устройства заменяются новыми. Или несколько небольших устройств заменяются одним гораздо более функциональным и производительным. Тем самым экономится стоимость обслуживания и высвобождается дополнительное рабочее пространство. Сам процесс обслуживания становится если не более дешевым, то по крайней мере более прозрачным: подрядчик предоставляет спецификацию выполненных работ, которую легко проверить. Обновление парка принтеров и расходные материалы входят в издержки подрядчика, что при надлежащем контроле качества работы снижает стоимость печати одного листа.

Благодаря распределению доступа к устройствам печати, упорядочивается сам процесс печати. Инструменты учета числа напечатанных страниц и распределения доступа к печатающим устройствам тоже, как правило, поставляются и обслуживаются подрядчиками, поскольку они являются основой для осуществления взаиморасчетов с заказчиком.

По словам Назипова, риски заказчика в проектах аутсорсинга печати можно разделить на три категории. Первая: риски снижения качества или даже прекращения обслуживания. Защитит от подобных рисков правильно составленное соглашение об уровне обслуживания (SLA). Назипов рекомендует включать в него пункты такого рода:

• количество одновременно простаивающих принтеров не может быть больше 1% от всего парка;

• суммарный простой одного прин­тера не может превышать один час в месяц;

• проблемы печати должны устраняться в течение получаса в рабочее время.

Вторая категория: риски утечки информации. Здесь следует учитывать тип устройства. Для небольших индивидуальных принтеров, где результатами печати распоряжается сотрудник заказчика, который напечатал документ, это проблема собственной службы безопасности. Для больших принтеров коллективного пользования существуют технологии разграничения прав доступа на основе индивидуальных паролей или карт.

Третья категория рисков связана с мошенническим завышением числа напечатанных копий. Защититься от этого риска несложно — нужно использовать на стороне заказчика инструменты мониторинга, которые в большом количестве представлены на рынке.

Для экономического обоснования подобных проектов можно сосчитать расходы на печать компании за определенный период, оценив количество распечатанных страниц и стоимость потраченных расходных материалов. Таким образом можно подсчитать максимальную стоимость печати одной страницы своими силами. Ее нужно сравнивать с цифрами, указанными в прейскуранте поставщиков услуги печати. «Те предложения, которые сейчас в рабочем порядке получает наш банк, показывают, что аутсорсинг печати обойдется дешевле. В сочетании с его преимуществами, о которых я уже упомянул, это делает данную услугу весьма привлекательной», — считает Назипов.