Оцифровка бизнеса

Внедрить единую информационную систему важнее, чем модернизировать производство. К такому выводу пришел несколько лет назад Владимир Крайнов, первый заместитель генерального директора по корпоративной стратегии предприятия «Арзамасский хлеб», а потому придал проекту внедрения информационной системы первоочередной приоритет. «Скорость принятия управленческих решений — это инструмент, повышающий эффективность бизнеса. Если мы будем оперативнее принимать правильные решения, то сможем развиваться быстрее конкурентов, — поясняет Крайнов. — Добиться этого можно посредством «оцифровки» бизнес-процессов. Сейчас мы находимся на пути их тотальной «оцифровки». Наша задача на ближайшие годы — создать систему учета данных, позволяющих абсолютно точно принимать любые управленческие решения».

К решению начать проект руководство предприятия побудило главным образом падение доходности вследствие высокой конкуренции и демпинга: «Мы работаем в условиях сокращающегося рынка. Начиная с 90-х годов спрос на хлебобулочные изделия в России постоянно снижается на 3–7% в год в натуральном потреблении. Благодаря тому что цены на изделия этой категории растут, выручка хлебопекарных предприятий сохраняется на достаточно стабильном уровне и вся хлебная отрасль остается на плаву. Поскольку спрос падает, производственные мощности высвобождаются и у хлебопекарен появляется возможность выходить на новые рынки. Правда, эти процессы сопровождаются усилением конкуренции в отдельных сегментах и демпингом». В настоящее время на территориях, где предприятие «Арзамасский хлеб» продвигает свою продукцию, за клиентов борются около 35 конкурирующих компаний.

Производство на предприятии круглосуточное, работа идет без выходных. Чтобы поставлять продукцию в крупные торговые сети, предприятие сертифицировало свои производственные процессы на соответствие требованиям системы менеджмента качества ISO 9001-2000.

Продукция, которую выпускает «Арзамасский хлеб», скоропортящаяся — срок ее годности составляет от нескольких часов до нескольких дней. Но это порождает не столько производственные сложности, сколько логистические: поставку продукции необходимо осуществлять как можно скорее, не создавая запасов на складах.

Идея — оцифровать

Инициатором «оцифровки» бизнеса был Крайнов. После одного из прошедших в 2008 году семинаров, где ему удалось пообщаться с коллегами — руководителями российских предприятий, он осознал, что основой любого бизнеса, помимо сильного менеджмента, является точная информация, поскольку без нее эффективно управлять невозможно. Вместе с тем, как сформулировал Крайнов, «информация может быть точной, только если она оцифрована, поэтому все процессы необходимо «оцифровать»».

На тот момент на предприятии автоматизация была «лоскутной», на базе различных платформ — от FoxPro до «1С: Предприятие 7.7». Разрозненность и разнородность приложений приводили к серьезным проблемам, поскольку получить обобщенную, консолидированную информацию о предприятии было крайне затруднительно — для этого потребовалось бы слишком много времени и усилий.

«Мы движемся к тотальной «оцифровке» бизнес-процессов», Владимир Крайнов, первый заместитель генерального директора по корпоративной стратегии предприятия «Арзамасский хлеб»

Система управления

В качестве основы для создания единой информационной системы были выбраны решения «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление автотранспортом 8» как оптимальные по возможностям и цене, к тому же отвечающие всем ключевым требованиям. Партнером по реализации проекта был выбран нижегородский филиал компании «1С-Рарус».

Представители компании «1C-Рарус НН» подготовили и провели для руководителей предприятия презентацию будущего проекта, особо акцентировав внимание на ожидаемых результатах. «Мы прекрасно понимали, что в ближайшие два года, отведенных на проект, наша главная задача — полностью наладить учет, — вспоминает Крайнов. — Аналитическими функциями было решено заняться позже, ограничившись для начала лишь теми формами отчетности, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей сотрудников». Финансирование проекта обеспечил владелец предприятия.

Руководителем проекта был назначен Крайнов. Татьяна Старкова, ведущий инженер-программист предприятия «Арзамасский хлеб» (она выполняет функции ИТ-руководителя), возглавила рабочую группу проекта, куда также вошли руководители подразделений, два ИТ-специалиста предприятия и три сотрудника партнера по внедрению. При вводе в эксплуатацию отдельных блоков системы особое внимание уделялось подготовке ключевых пользователей — им предстояло консультировать своих коллег и помогать осваивать информационную систему.

Внедрение ИТ-инструмента для управления предприятием послужило стимулом для «ревизии» всей системы менеджмента. В частности, была сформирована база внутренних регламентов. «Ознакомившись с опытом других предприятий, мы пришли к выводу о том, что необходимо строго регламентировать все наши процессы, все действия сотрудников — без этого очень сложно добиться требуемого уровня управляемости бизнеса, — поясняет Крайнов. — В ходе реализации проекта мы остро почувствовали необходимость четко регламентировать действия сотрудников — пользователей новой системы с указанием ответственности за выполнение (и за невыполнение) ими отдельных операций. Такая тщательность объясняется тем, что действия каждого пользователя могут повлиять на работу системы — общей и для руководителей, и для рядовых сотрудников, а значит, необходимо было минимизировать влияние ошибок, вызванных человеческим фактором, на систему учета в целом». Работа над совершенствованием регламентной базы продолжается на предприятии и по сей день.

Внедряемую систему максимально адаптировали к специфике хлебопекарного и кондитерского производства, это особенно сильно отразилось на автоматизации производственного подразделения и отдела логистики (у предприятия имеется свой автомобильный парк из более чем 60 автомобилей). С особенной скрупулезностью проектная группа прорабатывала пользовательские интерфейсы: стандартные «окна» были доработаны таким образом, чтобы пользователи тратили на свои операции минимум времени и допускали как можно меньше ошибок. По мере ввода в строй функциональных модулей новой системы прежние «лоскуты» выводились из эксплуатации.

Параллельно с внедрением информационной системы шла модернизация компьютерного оборудования и локальной сети. Для повышения устойчивости и доступности приложений было разработано кластерное решение из двух серверов, подключенных к одному хранилищу данных. В наиболее загруженных участках сети были проложены волоконно-оптические кабели. «Жесткие требования к надежности и безотказности системы продиктованы спецификой хлебобулочного производства, непрерывностью нашего технологического цикла и интенсивностью отгрузки продукции, — поясняет Старкова. — Сбои категорически недопустимы — ни по вине техники, ни по вине ПО».

В рамках проекта была реализована интеграция с развернутыми на Android-устройствах торговых представителей решениями на платформе «Моби-С» одноименной компании — с их помощью производится прием заказов от клиентов предприятия. Также информационная система была интегрирована с системой ECOD, предназначенной для обмена электронными коммерческими документами (Electronic Data Interchange, EDI).

К настоящему времени введены в промышленную эксплуатацию модули системы для учета сырья и материалов, расчетов с поставщиками, управления сбытом продукции, производственного учета, учета основных средств, управления автотранспортом, взаиморасчетов с клиентами, технико-экономического планирования, бухгалтерского, кадрового и налогового учета, расчета зарплаты.

«Пользовательские АРМы были доработаны таким образом, чтобы сотрудники тратили на операции минимум времени и допускали как можно меньше ошибок», Татьяна Старкова, ведущий инженер-программист предприятия «Арзамасский хлеб»

Результаты и планы

По словам Крайнова, главное достижение проекта в том, что теперь руководство получило возможность формировать любую информацию, которая требуется для принятия управленческих решений. «В частности, мы обнаружили очень много возможностей для повышения эффективности бизнеса нашей компании», — отмечает он.

Новая система существенно повысила и управляемость бизнеса. Жесткий контроль плановых и фактических цен на сырье и материалы обеспечил сокращение затрат на закупки. Конт­роль за соблюдением поставщиками ценовых условий договоров, заключенных ранее, помог удерживать цены на приемлемом для покупателей уровне, что очень важно в условиях жесткой рыночной конкуренции. Сокращению издержек и оптимизации ценообразования способствовали также анализ рентабельности отдельных номенклатурных позиций производимых товаров, переход к более долгосрочному производственному планированию производства и закупок сырья для него, усиление контроля загрузки автотранспорта и расчет рентабельности отдельных маршрутов. Партионный учет продукции с отслеживанием ее срока годности сократил вероятность нареканий клиентов на просроченную продукцию, а увеличение скорости ее отгрузки и доставки повысило их лояльность.

Среди функций, которые планируется добавить в информационную систему в скорой перспективе, — расчет показателей KPI, а также основанная на них разнообразная аналитика. Предполагается реализовать доступ к ряду возможностей ERP-системы для менеджеров компании с их мобильных устройств. Еще одно важное направление — расширение функций управления производством: в первую очередь будет автоматизирован учет загрузки производственных мощностей, затем — ее планирование. На 2014 год намечено завершить автоматизацию финансового блока, включая функции бюджетирования, ведения платежного календаря, нормирования оборотных средств и пр. Своего часа ждет автоматизация технического обслуживания и ремонтов оборудования — она поможет снизить производственные расходы и уменьшить число незапланированных простоев. Вероятно, расширится также круг функций для управления автотранспортом — новые возможности появятся вместе с внедрением модулей спутниковой навигации на базе ГЛОНАСС.