Документы легальности

Сегодня органы государственной власти уделяют большое внимание борьбе с интеллектуальным пиратством, в связи с чем вопросы подтверждения легальности используемых программ стоят перед различными компаниями весьма остро

На практике основными проблемами нарушения авторских прав являются неэффективное управление программным обеспечением как активом компании и отсутствие учета документов, подтверждающих его легальность. Зачастую в компании просто не знают, где хранятся правоустанавливающие документы на ПО, хотя оно и было действительно приобретено законным путем. Неэффективный учет лицензий, сопроводительных документов, самого ПО ведут к изъятию компьютерного оборудования для проведения экспертизы.

Основные документы

Одним из основных документов, подтверждающих легальность использования ПО, является лицензионный договор. Это соглашение, в соответствии с которым одна сторона — правообладатель исключительного права на ПО (лицензиар) — предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования ПО в предусмотренных договором пределах (статьи 1235, 1286 ГК РФ). Лицензионный договор должен: быть заключенным в письменной форме; предусматривать предмет договора путем прямого указания на результат интеллектуальной деятельности; предусматривать способы использования результата интеллектуальной деятельности (ПО), то есть объем передаваемых прав (какими конкретными способами лицензиат имеет право использовать ПО: воспроизводить, копировать, инсталлировать, модифицировать и т. д.); оговаривать размер вознаграждения за использование ПО или порядок исчисления такого вознаграждения. При этом необходимо помнить, что при отсутствии в возмездном лицензионном договоре условий о размере вознаграждения или порядке его определения договор считается не заключенным.

Помимо этих четырех существенных условий, ГК РФ предусматривает общие правила о территории и сроке действия прав лицензиата по лицензионному договору. Согласно этим общим правилам, если стороны сами не указали в договоре территорию и срок действия, то лицензиат имеет право использовать ПО на всей территории РФ в течение пяти лет (статья 1235 ГК РФ).

Действующим законодательством предусмотрено, что заключение лицензионных договоров на право использования компьютерных программ допускается путем заключения каждым пользователем с соответствующим правообладателем договора присоединения, условия которого изложены на приобретаемом экземпляре такой программы либо на упаковке этого экземпляра. Начало использования такой программы пользователем, как оно определяется этими условиями, означает его согласие на заключение договора (пункт 3 статьи 1286 ГК РФ). В данном случае речь идет об «оберточных лицензиях».

Таким образом, лицензионный договор может быть заключен как в форме подписанного обеими сторонами одного документа, так и путем присоединения пользователя к его условиям, изложенным на упаковке экземпляра компьютерной программы.

В ГК РФ предусматривается еще одна возможность продажи ПО, когда речь идет об отчуждении экземпляров программ (коробочных продуктов), — заключение договора купли-продажи. Этот договор и будет являться правоустанавливающим документом для коробочного продукта.

Дополнительные документы

Для подтверждения легальности использования программ требуются также дополнительные документы. Среди таких документов можно выделить акты приема-передачи ПО. Акт приема-передачи подтверждает факт передачи прав использования компьютерных программ от правообладателя к пользователю.

В акте рекомендуется указывать определения сторон (лицензиар и лицензиат); должности и полномочия лиц, подписывающих документ (устав, доверенность); ссылку на лицензионный договор (номер, дата); перечень программ, в отношении которых передаются права использования, количество передаваемых лицензий (количество ПК, на которых может использоваться ПО), стоимость; подписи сторон, скрепленные печатями (для юридических лиц).

Перечисленных документов обычно бывает достаточно для подтверждения легальности использования ПО, однако при проверках государственными органами могут потребоваться еще документы, подтверждающие оплату используемого ПО.

В зависимости от количества и видов приобретаемых программ могут предусматриваться дополнительные документы для подтверждения их легальности. Например, для прединсталлированных программ корпорации Microsoft (имеются в виду OEM-версии и Get Genuine Kit) необходима наклейка на корпусе системы (COA), подтверждающая правомерное приобретение программы у сертифицированного сборщика (об этом прямо указано в лицензионном соглашении). На сертификате указывается наименование и 25-значный ключ продукта. Для OEM-версий серверных продуктов на сертификате (COA) должно быть указано наименование продукта и количество клиентских лицензий, входящих в поставку. Для Open License, кроме лицензионного соглашения, подтверждающим документом служит лицензионный сертификат. Другими правообладателями также предусматриваются различные дополнительные способы подтверждения легальности их продуктов (ключи доступа, сертификаты, наклейки, указание на сайте правообладателя и пр.), но такие документы являются именно дополнительными.

Хранить документы либо их копии, подтверждающие легальность ПО, рекомендуется в каждом филиале, представительстве или иных обособленных структурных подразделениях. Выбор места централизованного хранения правоустанавливающих документов определяется исходя из текущих или планируемых внутренних бизнес-процессов компании. Были случаи, когда такого рода документы хранились в совершенно различных подразделениях компаний: бухгалтерии, юридической службе, ИТ-департаменте, на складе и пр. Отметим, что принципиальной разницы относительно места хранения документов не существует, главное в этом вопросе — всегда знать, где документ на конкретную программу хранится и насколько быстро его можно предоставить проверяющим органам.

Документы для «бесплатного» ПО

В отношении «бесплатных» программ, используемых в организации, также необходимо иметь документы, подтверждающие легальность их использования.

При установке бесплатной программы обычно на экран монитора выводятся условия ее использования (лицензионный договор), которые пользователю необходимо внимательно изучить. Несмотря на то что ПО является бесплатным, лицензионным договором могут быть предусмотрены специальные условия по его установке и использованию. Например, бесплатная версия может быть предназначена только для использования на личных компьютерах или на любом компьютере, но для личных целей. Установка программы (то есть начало использования) означает, что пользователь принял условия лицензионного договора, иными словами договор является заключенным. Условия использования такой программы целесообразно распечатать (лицензионное соглашение также может содержаться на интернет-сайте правообладателя).

Не следует забывать, что по российскому законодательству лицензионный договор предполагается возмездным, если договором не предусмотрено иное (пункт 5 статьи 1235 ГК РФ). Поэтому в условиях использования программы должно быть прямо указано, что она предоставляется бесплатно (безвозмездно). Если по бесплатному ПО невозможно восстановить правоустанавливающие документы, то такое ПО рекомендуется удалить.

Что делать?

Во избежание недоразумений при использовании ПО и в целях эффективного управления этим активом рекомендуется следующее:

1. Провести инвентаризацию всего установленного ПО на компьютерах компании.
2. Провести правовой аудит правоустанавливающих документов.
3. Сопоставить результаты инвентаризации и аудита, чтобы понять реальное состояние дел с лицензионной чистотой компании в области использования ПО, после чего принять соответствующие меры.
4. Обеспечить эффективную технологию управления ПО и документами на него.

Это позволит компании минимизировать юридические риски, снизить финансовые затраты на ПО и достичь высоких результатов в плане эффективности управления ПО.

Владимир Разуваев — директор по правовому обеспечению, руководитель департамента управления лицензиями компании Softline; VladimirR@softline.ru