После внедрения ERP-системы на предприятии «Калужский двигатель» появился надежный инструмент управления предприятием, была создана система ключевых показателей, позволяющая контролировать ликвидность, запасы, своевременно и качественно исполнять договоры

«Внедрение ERP-системы — это, прежде всего, оптимизация бизнеса, изменение философии и принципов управления
и, во вторую очередь, — автоматизация», Ирина Гусева, заместитель генерального директора по стратегическому планированию и внедрению корпоративной системы управления, «Калужский двигатель» 

«Производственное предприятие — это сложный живой организм, и на его работу влияет много разных факторов. Поэтому обязательно должен вестись мониторинг его операционной деятельности, отражающий не только финансовые показатели. Для эффективного управления финансовыми ресурсами мало иметь информацию по бюджетированию и бухгалтерской отчетности — не менее важна оперативная управленческая информация по складам, производству, работе с клиентами», — считает Ирина Гусева, заместитель генерального директора по стратегическому планированию и внедрению корпоративной системы управления ОАО «Калужский двигатель».

«Калужский двигатель» (КАДВИ) — крупное предприятие машиностроения в Калужской области. Оно было создано в 1966 году для выпуска газотурбинных двигателей, и сейчас это единственное предприятие в России, чью основную продукцию составляют газотурбинный двигатель ГТД-1250 и газотурбинные средства электроснабжения, поставляемые в российскую армию и отправляемые на экспорт. Помимо газотурбинной техники КАДВИ производит бензиновые двигатели ДМ-1Д мощностью 6–8 л. с., современную садовую минисельхозтехнику — мотоблоки «Угра» (НМБ-1), «Ока» (МБ-1Д1), мотокультиваторы «Садовник», роторные косилки «Заря», которые пользуются устойчивым спросом на рынке. Последняя инновационная разработка гражданского назначения — компактная газотурбинная электростанция ГТЭС-200, обеспечивающая выработку света и тепла при использовании «подручных» видов топлива.

База для управления

Именно несовершенство систем управления на предприятиях, низкий уровень автоматизации и стандартизации бизнес-процессов являются, по мнению Гусевой, одной из причин отставания российских производителей от зарубежных. На КАДВИ считают, что перевод управления предприятием на современные автоматизированные технологии дает дополнительные конкурентные преимущества, повышает рентабельность производства и эффективность работы системы контроля, делает прозрачным движение финансовых и материальных потоков. С этой целью «Калужский двигатель» реализовал у себя масштабный проект внедрения автоматизированной ERP-системы, затронувший все управление предприятием, включая производство. «Комплексная модернизация на производственном предприятии в первую очередь должна обеспечить повышение качества управления за счет использования новых ИТ в управлении, реорганизации и оптимизации старых бизнес-процессов, — считает Гусева.

Автоматизированная система управления позволяет настраивать процессы предприятия под параметры сформулированной стратегии развития бизнеса и организационного развития. Другими словами, в алгоритмы ERP-системы заложен важный экономический смысл — ресурсами обеспечиваются те подразделения, которые решают задачу бизнеса, а их бюджеты формируются точно под объемы решаемых задач. Каждое действие в системе имеет выход на общий экономический результат, который контролируется по каждому центру затрат».

До внедрения ERP-системы необходимые данные получали в локальной бухгалтерской системе и других программных продуктах для решения конкретных узкоспециализированных задач (кадровый учет, расчет заработной платы и другие). Эти инструменты позволяли формировать данные за отчетный период, однако нельзя было получить полную картину текущего состояния всех процессов (в том числе данные об отклонении от плановых показателей в реальном времени), что было необходимо для оперативного управления предприятием. Ручное планирование (например, потребности в материалах) и низкая оперативность диспетчеризации выполнения подетальных планов цехов не позволяли обеспечить выпуск продукции в требуемые сроки в нужном количестве, оставался большой объем незавершенного производства и скапливались остатки на складах. Кроме того, не было полной информации для принятия стратегических решений и разработки планов развития. Автоматизация системы управления была необходима, чтобы получить действенные рычаги для повышения эффективности рабочих процессов.

Ситуация существенно изменилась после внедрения на предприятии с помощью специалистов компании «АНД Проджект» информационной системы Microsoft Dynamics AX.

Основная задача проекта — создание единой информационной системы управления предприятием — решалась в два этапа. На первом этапе автоматизировали системы управления финансами и логистикой, на втором — управление производством. Одновременно с внедрением была проведена оптимизация структурной схемы и отдельных бизнес-процессов в соответствии с утвержденной стратегией и решаемыми задачами. Система Microsoft Dynamics AX

интегрирована в единое информационное пространство с другими программными продуктами: системами конструкторского (PRO/Engineer) и технологического («Техно Про») проектирования, системой «Контур» и системой кадрового учета «БОСС.Кадровик». Созданная автоматизированная интегрированная система управления охватывает: стратегическое планирование; маркетинг и дистрибуцию (управление продажами); бюджетирование; управление финансами и финансовый учет; планирование и ценообразование (калькуляции, себестоимость); управление закупками и поставками; оперативное управление производством и производственными операциями; управление складами и логистикой; управленческий, бухгалтерский и налоговый учет; разработку новой продукции (в интеграции с конструкторско-технологическими САПР).

Помимо «наведения порядка» в бизнес-процессах, предприятию, благодаря внедрению системы, удалось достичь и экономического эффекта: на 20% уменьшился объем незавершенного производства, на 35% снизилось количество остатков на складах и в цеховых кладовых, возросла оборачиваемость средств и ресурсов, сократился цикл от запуска материала в производство до выпуска готовой продукции, была обеспечена отгрузка продукции в заданные договорные сроки. Кроме того, стало наглядно видно, в каких направлениях можно обеспечивать дальнейшее повышение эффективности.

Правильность и своевременность сделанного шага по внедрению ERP-системы подтвердились в период кризиса. Предприятие тогда ощутило снижение объема финансирования от основных заказчиков и падение общей платежеспособности населения. «Именно автоматизированная система управления помогла нам в тот период настолько рационально управлять своими ресурсами в условиях их ограниченности, что выпуск продукции был продолжен и производство не было остановлено, даже временно», — считают на предприятии. Система помогла точно выстраивать приоритеты по закупкам в соответствии с производственными заказами и их реальной обеспеченностью, а службы четко отрабатывали исполнение планов. Благодаря этому «Калужский двигатель» смог достаточно быстро преодолеть кризис и обеспечить все имеющиеся договорные обязательства 2009 года. А в 2010-м предприятие не только вышло на докризисный уровень продаж и производства 2008 года, но и обеспечило его рост.

Благодаря тому что ERP-система имеет высокий уровень интеграции, в 2009 году также произошел пересмотр задач традиционных функциональных подразделений. Была проведена реструктуризация, которая дала сокращение численности персонала на 30% (без сокращения основных рабочих). Автоматизация позволила передать системе часть функций, выполняемых людьми (связанных с планированием, выпиской документов, вводом первичной информации).

«Калужскому двигателю» в ходе проекта удалось сформировать эффективную внутреннюю команду, обеспечивающую поддержку системы управления и работу функционала ERP-системы. Еще в начале проекта, в 2005 году, возникло понимание, что, поскольку система устанавливается надолго, надо сразу растить своих собственных специалистов, которые разбирались бы в процедурах установки, конфигурирования и разработки не хуже консультантов. «Персонал, занимающийся проектом, должен не только достаточно хорошо

знать бизнес, но и обладать творческими способностями, чтобы не мыслить сложившимися стереотипами, быть убежденным в значимости выполняемых работ и уверенным в своей ценности для организации в будущем. Сотрудникам также нужно уметь преодолевать сопротивление со стороны отдельных руководителей, решать вопросы в интересах проекта. Мы эту задачу выполнили силами своего ИТ-отдела и ключевых пользователей в подразделениях», — рассказывает Гусева. То, что специалисты предприятия в 2009 году самостоятельно перешли на последнюю версию системы Microsoft Dynamics AX 2009, только подтверждает квалификацию имеющихся ИТ-кадров. ИТ-отдел осуществляет полное сопровождение системы, ведет обучение новых пользователей, взаимодействует с исполнителями в текущей работе, разрабатывает новые формы отчетности. Сегодня поставлены новые задачи автоматизации на 2011–2013 годы, в числе которых — внедрение систем CRM и нового модуля «Управление ремонтами».

Основные показатели

Внедренная ERP-система послужила основой для успешной реализации на предприятии собственной системы оперативного мониторинга: на этапе внедрения были предусмотрены

все требуемые аналитические направления управленческого учета, и теперь компания не ограничена в выборе показателей, с помощью которых можно отслеживать результаты деятельности. Гусева считает, что ключевые показатели деятельности предприятия имеет смысл анализировать только в комплексе и контролировать в режиме реального времени: «При таком подходе можно выявить негативные тенденции задолго до ухудшения финансовых результатов и успеть предпринять необходимые меры». Для подразделений предприятия такие показатели являются контрольными точками, по которым оценивается их движение к заданной цели.

На поэтапный запуск и отработку системы показателей ушло почти три года. Сейчас в режиме реального времени можно быстро оценить — как по предприятию в целом, так и по анализируемому центру затрат — объем доходов от реализации, объем расходов по бюджету, объем отгрузки и

товарного выпуска, обеспеченность ресурсами для выполнения планов, уровень незавершенного производства, переменные и постоянные затраты, маржинальный доход в разрезе изделий, объем запасов в местах хранения и т. д. Кроме того, в перечень коэффициентов, подлежащих обязательному контролю, входят динамика выручки, относительный валовой доход, средний период погашения дебиторской задолженности, оборачиваемость товарно-материальных запасов, коэффициент быстрой ликвидности и соотношение коэффициентов прироста продаж, заработной платы. Поскольку любые движения материальных и финансовых ресурсов сразу же отражаются в учете, информационная система способна предоставить достоверные данные на любой момент времени о текущем состоянии показателей, включенных в систему мониторинга.

Контролируются показатели на уровне каждого подразделения. Удобно и то, что можно быстро ввести новые целевые показатели в систему контроля, если потребуется улучшить работу бизнес-процесса. Например, в 2009 году на «Калужском двигателе» возникла необходимость изменить ключевые показатели операционной деятельности для отдела маркетинга и продаж: ввести новые показатели уже не на уровне подразделения в целом, а на уровне специалиста по маркетингу, чтобы можно было оценивать вклад каждого работника отдела в общую выручку предприятия. Плановые показатели объемов личных продаж сразу ввели в систему мониторинга, факт выполнения отслеживается ежедневно. Руководство отдела и его сотрудники получили возможность видеть результаты своей работы в реальном времени, что не могло не отразиться положительно на росте продаж.

С введением централизованной системы мониторинга появилась возможность ежедневно видеть отклонения от намеченного стратегического курса, что позволяет вовремя принимать корректирующие меры. Стратегические цели служат базой для расчета целевых значений ежегодных и ежемесячных показателей, за достижение которых отвечают руководители предприятия и подразделений. При разработке системы мониторинга на предприятии учли тот факт, что информация, представленная в виде графиков и диаграмм, воспринимается лучше и быстрее, чем таблицы. Поэтому на внутреннем сайте компании реализована возможность видеть изменения контрольных показателей в виде графиков, меняющихся в режиме реального времени при отражении соответствующих хозяйственных операций в Microsoft Dynamics AX.

«Как показал опыт, такой подход дает эффективные результаты, ведь оценка итоговой работы подразделений на основе данных системы объективна. Ранее, чтобы получить полную картину деятельности предприятия, плановым службам требовалось анализировать и систематизировать десятки различных отчетов. Теперь отражаемые на диаграммах и графиках сведения понятны всем сотрудникам, наглядны и достоверны», — поясняет результаты Гусева. Итоги работы подразделений ежемесячно оцениваются на балансовой комиссии предприятия, где каждый руководитель отчитывается о выполнении своих плановых показателей за месяц и с начала года. На основании этих данных подразделениям начисляется премия.

«Созданная система помогает управлять предприятием в соответствии с поставленными целями и выполнять договорные обязательства. Нам необходимо, чтобы экономический результат достигался благодаря планомерной ритмичной работе всех служб, строго в рамках сбалансированной расчетной потребности в финансовых и материальных ресурсах. ERP-система повышает эффективность за счет выявления и использования имеющихся внутренних резервов, больше не замораживаются средства в запасах или в незавершенном производстве. Система показателей, к которой мы пришли, обеспечивает возможность не только оперативно оценивать факты, но и прогнозировать выполнение перспективных планов, чтобы своевременно предотвращать риски снижения финансового результата и возникновения проблем с ликвидностью», — резюмирует Гусева.