Тема управления ИТ-активами (Software Asset Management, SAM) близка ИТ-руководителям, поскольку является больше управленческой, чем технической. Не случайно данной проблеме посвящен целый раздел в ITIL. Одна из основных частей процессов и процедур управле
Очевидно, что некачественное управление программными активами приводит к снижению эффективности бизнеса. При этом осуществляются бессистемные траты и возникают юридические риски, связанные с нарушением авторских прав.
Между тем почти две трети руководителей российских предприятий даже никогда не слышали о концепции Software Asset Management. Как считают аналитики, процессы SAM помогают на 30% уменьшить затраты, связанные с использованием ПО.
Инвентаризация и полное лицензирование — это первое и самое простое, что могут сделать компании в рамках управления программным обеспечением. Но часто ИТ-руководителю сложно грамотно провести все необходимые процедуры. Как водится, в небольшой организации не хватает средств и времени на их проведение. В крупной же корпорации возникает другая проблема: число компьютеров и пользователей настолько велико, что управление лицензиями превращается в нетривиальную задачу.
Вторая сложность — это составление оптимального плана закупки лицензий. Существует огромное количество схем приобретения ПО, и необходимо учесть все возможные скидки, которые может получить организация. Знание особенностей схем лицензирования в большинстве случаев не входит в непосредственные обязанности специалистов по ИТ, поэтому на данном этапе могут оказать большую помощь внешние консультанты.
Схема внедрения механизма управления лицензиями состоит из пяти основных этапов:
- сбор необходимой информации;
- проведение инвентаризации установленного программного обеспечения;
- сопоставление закупленных лицензий и обнаруженного программного обеспечения;
- разработка стратегического подхода и практических процедур;
- разработка плана дальнейшего управления лицензиями.
На первом, по сути подготовительном, этапе необходимо собрать информацию, требуемую для выстраивания управления лицензиями. Она включает в себя такие показатели, как количество рабочих станций, количество серверов и используемое программное обеспечение. Затем проводится инвентаризация, результатом которой будет получение перечня программных продуктов, установленных на компьютерах и серверах. Эта работа может быть проведена вручную или с использованием специализированных систем. Достоинство первого метода в том, что он абсолютно бесплатен. Однако он достаточно трудоемок и не обладает необходимой точностью. Для автоматизации этого процесса создан целый ряд средств, от очень «легких» и дешевых, таких как AuditPro и Everest, до сложных комплексных продуктов (например, решения, предлагаемые LANDesk и HP).
После анализа используемого ПО осуществляется сопоставление лицензий и программного обеспечения. Лишь потом формируются правила, процедуры и политика закупок программного обеспечения.
По результатам инвентаризации выявляется состояние программных активов на текущий момент, а по результатам разработки стратегических подходов в области управления лицензиями — определяется желаемое состояние, которого необходимо достичь. В итоге разрабатывается план, позволяющий перейти из текущего состояния в желаемое.
Без риска для репутации
Национальный банк «Траст» — яркий пример организации, осмысленно подошедшей к проблеме управления программными активами. В результате осуществленного проекта банку удалось минимизировать юридические риски, связанные с использованием ПО, а также оптимизировать управление бизнес-процессами.
Поддержку проекта осуществляли специалисты Softline, выработавшие индивидуальную программу по внедрению технологии управления лицензиями. Была разработана оптимальная схема лицензирования, и в результате значительно сократились финансовые и трудовые затраты в сфере закупок.
Кроме того, в ходе внедрения технологии SAM была получена четкая картина использования программного обеспечения в компании. Благодаря регулярной инвентаризации в распоряжение руководства поступают достоверные данные о необходимом и «лишнем» ПО; анализ этих данных позволяет грамотно составлять ИТ-бюджет и получать реальную экономию.