Помните, как в мультфильме «Дюймовочка» Полевая Мышь считала, стоит ли ей оставлять жить Дюймовочку: «Половина зернышка в день - это мало. Оставляю! А за год это выходит 183 зернышка. Много!..» Как же все-таки правильно рассчитать расходы? Одним из наибол
Помните, как в мультфильме «Дюймовочка» Полевая Мышь считала, стоит ли ей оставлять жить Дюймовочку: «Половина зернышка в день – это мало. Оставляю! А за год это выходит 183 зернышка. Много!..» Как же все-таки правильно рассчитать расходы? Одним из наиболее прогрессивных, логически выдержанных является метод функционально-стоимостного анализа. Он прекрасно согласовывается с моделью бизнеса, основывающейся на бизнес-процессах.
Достаточно быстро и просто вопрос эффективности решается при реализации инфраструктурных ИТ-проектов, поскольку в этом случае взаимоувязаны понимание физических
ограничений существующих решений с достижением конкретных стратегических целей компании. При внедрении управленческих комплексов сложность определяется уже многоуровневой формулировкой целей проекта.
Существование широкого спектра методов оценки эффективности ИТ-проектов не делают последнюю проще из-за отсутствия единого стандарта. Но какой бы из методов мы ни выбрали, перед нами возникнет задача описания финансовой составляющей проекта, что в свою очередь заставит обратиться к вопросу моделирования денежных потоков, порождаемых рассматриваемым проектом.
Специфика определения доходной составляющей ИТ-проектов в том, что ИТ обычно не производят конечный продукт в непрофильном бизнесе, то есть не приносят финансовой отдачи, они лишь помогают другим специалистам в их деятельности. Поэтому для оценки дохода от использования информационных систем необходимо рассматривать изменения в общем размере доходов предприятия. Сложность этой оценки в том, что она является прогнозной и должна базироваться на учете подавляющего большинства
возможных эффектов от внедрения информационных систем, согласованных с внешними условиями. Единой методики построения такой прогнозной оценки нет, однако существующие основаны на моделировании бизнес-процессов предприятия, и, по-видимому, это единственная база для построения прогноза доходов. Построить такую модель деятельности предприятия полезно еще и потому, что она хорошо согласуется с функционально-стоимостным анализом (Activity Based Costing, АВС). Таким образом облегчается последующий контроль и можно легко рассчитать эффект от внесения в систему небольших изменений.
Кроме того, АВС — единственный метод учета затрат, который хорошо «справляется» со значительностью доли косвенных затрат в общей их сумме.
Функционально-стоимостный анализ
На сегодняшний день функционально-стоимостный анализ — наиболее развитый способ учета затрат, связанных с реализацией бизнес-процессов. Эта методология является симбиозом метода прямых затрат и причинно-следственного метода и позволяет единообразно учитывать все виды затрат предприятия.
Функционально–стоимостный анализ основан на утверждении, что у предприятия имеется определенный объем ресурсов, который позволяет ему выполнять производственные
функции. Эти ресурсы распределяются по функциям пропорционально драйверам затрат, то есть затратообразующим факторам. Издержки по каждой функции относят на объект калькулирования, в качестве которого могут выступать изделие, товар, услуга, клиент, заказ.
Преимущества функционального метода становятся очевидными, когда на одном предприятии производится широкий ассортимент продукции. Дело в том, что при производстве разнородной продукции потребуется гораздо больше временных и финансовых затрат на составление графиков производства, на наладку оборудования, контроль качества, осуществление заказов и доставку всех комплектующих от поставщика и со склада. В этом случае к драйверам затрат относятся: количество наладок оборудования, количество комплектующих и материалов, число проверок по контролю качества и операций по исправлению брака. Зная причину возникновения определенных накладных расходов, можно обоснованно отнести их на себестоимость отдельного продукта. Поэтому для каждого вида накладных расходов необходимо прежде всего точно определить драйвер затрат. Напомним, что традиционно за базу распределения накладных расходов принимается один параметр, например, прямые затраты труда или материалов. Подход к распределению накладных расходов, предусмотренный функциональным методом, позволяет с большей точностью распределять накладные расходы, а значит, объективней исчислять затраты на производство каждого вида продукции.
Функционально-стоимостный анализ — это технология, позволяющая оценить реальную стоимость продукта или услуги безотносительно к организационной структуре компании. Как прямые, так и косвенные расходы распределяются по продуктам и услугам в зависимости от объема ресурсов, требуемых на каждом этапе производства. Действия, производимые на этих этапах, в контексте метода АВС называются функциями (activities).
Цель АВС состоит в обеспечении правильного распределения средств, выделяемых на производство продукции или оказание услуг, по прямым и косвенным издержкам. Это позволяет наиболее реалистично оценивать расходы компании.
Основные понятия методологии АВС:
-
объект затрат — конечный продукт или услуга, затраты на которую анализируются в модели;
-
ресурс — любой фактор производства, используемый предприятием; примеры: труд, материалы, сырье, внешние услуги и т.д.;
-
функция (действие, вид деятельности) — процедура, которая осуществляется людьми или машинами для получения объекта затрат;
-
фактор затрат — измеритель интенсивности потребления функции или ресурса. Фактор затрат, измеряющий интенсивность потребления ресурса, называется фактором затрат ресурсов. Фактор затрат, измеряющий интенсивность потребления функции, называется фактором интенсивности функции (фактором использования).
Таким образом, в рамках модели АВС определяется интенсивность потребления функции в расчете на каждый объект затрат, с одной стороны, и интенсивность потребления функциями ресурсов — с другой, что подразумевает определение факторов затрат для всех функций.
Использование АВС для экономической оценки ИТ-проекта дает возможность сравнительно достоверной оценки влияния ИТ-проекта на изменение затрат, связанных с реализацией бизнес-процессов. При этом сопоставление моделей АВС для существующих и предлагаемых в рамках ИТ-проекта бизнес-процессов определяет денежный поток от реализации ИТ-проекта (положительный или отрицательный). Задача, следовательно, состоит в сопоставлении АВС-оценок существующих и проектируемых бизнес-процессов.
Основные этапы ABC
-
Бизнес организации делится на основные виды деятельности (функции, или операции). Ими могут быть оформление заказов на поставку материалов; эксплуатация основного технического и вспомогательного оборудования; операции по его переналадке; контроль качества полуфабрикатов и готовой продукции, их транспортировка и др. Чем сложнее бизнес организации, тем большее число функций будет выделено.
-
Каждому виду деятельности приписывается собственный носитель затрат, оцениваемый в соответствующих единицах измерения. При этом руководствуются двумя правилами: легкостью получения данных, относящихся к носителю затрат; степенью соответствия измерений расходов через носитель затрат их действительному значению. Например, оформление заказов на поставку материалов можно измерить количеством оформленных заказов; функцию переналадки оборудования — числом требуемых переналадок и т.д.
-
Оценивается стоимость единицы носителя затрат путем деления суммы накладных расходов по каждой функции (операции) на количественное значение соответствующего носителя затрат. Например, если годовая стоимость работы пресса, включая прямые и накладные расходы, оценивается в 250 тыс. руб. в год и за это время через него пройдет 25 тыс. одинаковых изделий, то источником издержек можно считать изделие и его приблизительная стоимость составит 10 руб. на продукт. А если известно, что каждое изделие будет находиться под прессом в
течение 10 минут, то в качестве альтернативного источника издержек можно выбрать такой показатель, как количество изделий в час. Его стоимость составит 10 руб./продукт х 6 продуктов/час, то есть 60 руб./час, затрачиваемых на работу пресса. В данном случае можно использовать любой из этих двух источников. -
Определяется себестоимость продукции (работы, услуги). Для этого стоимость единицы носителя затрат умножается на их количество по тем видам деятельности (функциям), выполнение которых необходимо для изготовления продукции (работы, услуги).
Функции могут рассматриваться в различном масштабе, и он устанавливается в каждом случае по-своему. В случае чрезмерной детализации АВС-расчет может сильно усложниться. Реально достижимую степень сложности расчета необходимо выявить в самом начале, иначе слишком подробный анализ вызовет дополнительные расходы, и в результате проведение АВС может оказаться слишком дорогим.
Затем необходимо решить ряд вопросов, связанных с запланированной доходностью:
-
диктует ли рынок уровень цен, или можно установить ту цену продукции, которая даст планируемую прибыль?
-
следует ли внести планируемую надбавку на расходы, рассчитанные по методу АВС, одинаково по всем операциям или некоторые функции дают больший доход, чем другие?
-
как соотносится конечная продажная цена продукции с показателями АВС?
Таким образом, используя этот метод, можно быстро оценить объем прибыли, ожидаемый от производства того или иного товара или услуги.
Отличие от традиционных методов
В рамках традиционных финансовых и бухгалтерских методов деятельность компании оценивается по функциональным операциям, а не по услугам, предоставляемым заказчику. Расчет эффективности функциональной единицы производится по исполнению бюджета вне зависимости от того, приносит ли она пользу клиенту компании. Напротив, функционально-стоимостный анализ — это инструмент управления процессами, измеряющий стоимость выполнения услуги. Оценка выполняется как с использованием функций, увеличивающих ценность услуги или продукта, так и с учетом дополнительных функций, которые этой ценности не меняют. Если традиционные методы вычисляют затраты на некоторый вид деятельности лишь по категориям расходов, то АВС показывает стоимость выполнения всех этапов процесса. АВС исследует все возможные функции с целью наиболее точно определить затраты на предоставление услуг, а также обеспечить возможность модернизации процессов и повышения производительности.
Три основных различия между АВС и традиционными методами следующие:
-
Традиционный учет подразумевает, что объекты затрат потребляют ресурсы, а в АВС принято считать, что объекты затрат потребляют функции.
-
Традиционный учет в качестве базы распределения затрат использует количественные показатели, а в АВС применяются источники издержек на различных уровнях.
-
Традиционный учет ориентирован на структуру производства, а АВС — на процессы (функции).
АВС-анализ ИТ-услуги
ИТ-услуга — задача, решаемая в рамках одного или нескольких бизнес-процессов ИТ средствами. ИТ-услуга характеризуется содержанием, масштабом, доступностью, уровнем (временем восстановления обслуживания), производительностью и ценой.
В рамках функционально-стоимостной модели ИТ-услуги определяются как объекты затрат, операции информационной службы — как функции, оборудование, программы, каналы
связи, персонал и внешние услуги выступают в качестве ресурсов.
Наиболее полная модель учета затрат представлена в модели, разработанной Gartner Consulting (см. Таблицу 1).
Приведенный во врезке пример, конечно же, нельзя назвать полным, охватывающим все виды расходов и показательно демонстрирующим методологию АВС. Тем не менее, на взгляд автора, он поможет понять суть этой методологии, которой все больше предпочтение отдает высший менеджмент компаний.
Ольга Кляшторная — партнер «Коллегии Налоговых Консультантов»; klyashtornaya@mail.ru
Если точность отнесения издержек настолько слаба, что это отнесение не будет полезно для принятия решения и не существует законодательных требований для распределения издержек, — тогда
вообще не стоит распределять эти издержки
Для ИТ-услуги «электронная почта» потребуется:
Оборудование
-
Сервер — 1 комплект, стоимость 3000 долл., срок службы 4 года
-
Активное сетевое оборудование — 1 комплект, стоимость 2500 долл., срок службы 5 лет
-
СКС — 1 комплект, стоимость 2000 долл., срок службы 6 лет
Программное обеспечение
-
Серверное ПО: Microsoft Windows Server 2003 стоимостью 690 долл., Microsoft Exchange Server 2003 стоимостью 1500 долл.
-
Клиентское ПО: Microsoft Windows XP стоимостью 190 долл., Microsoft Office Outlook стоимостью 132 долл.
-
Срок службы серверного ПО — 3 года
-
Срок службы клиентского ПО — 2 года
-
Работа администратора
Работы
-
Работы по сопровождению рабочих станций — 1 раз в полгода на рабочее место, 1 вызов технического специалиста — 30 минут, средняя стоимость расходных материалов 40 долл.
-
Регламентные работы с сервером, проводимые техническим специалистом — 1 раз в неделю, среднее время 30 минут
-
Изменение настроек, осуществляемое администратором — 1 раз в два месяца, среднее время 90 минут
Заработная плата специалистов
-
Администратор — 1500 долл. в месяц
-
Технический специалист — 600 долл. в месяц
Услуги провайдера
-
150 долл. в месяц
Простои
В соответствии с соглашением об уровне сервиса простои учитываются по двум категориям: обычные и серьезные (свыше 1 часа). Потери от первых составляют
10 долл./ч, от вторых — 55 долл./ч. По статистике в течение года имеет место:
-
140 часов обычного простоя клиентских рабочих мест, 20 часов серьезного простоя клиентских рабочих мест,
-
8 часов обычных и 5 часов серьезных простоев сервера.
Прочая информация
-
Количество рабочих мест с электронной почтой — 100
-
Почта загружает
-
на 15% локальную сеть
-
на 30% сервер
-
на 25% операционную систему
-
составляет 40% от услуг провайдера.