Как не провалить свою презентацию

Кармин Галло, ведущий семинаров по подготовке и проведению презентаций и автор книги "Секреты презентаций Стива Джобса" (Carmine Gallo. "The presentation secrets of Steve Jobs: how to be insanely great in front of any audience". New York: McGraw-Hill, 2009), успел обучить искусству презентаций немало руководителей. Ему хорошо известно, как много ошибок допускают порой докладчики. Ошибок типичных - которых вполне можно было бы избежать.

Галло выделяет пять основных промахов, совершая которые люди портят впечатление от собственной презентации, а также дает советы, как этих промахов избежать. И помните, что в арсенале у самых обаятельных ораторов имеется действенное секретное оружие: тренировки. На эти тренировки они не жалеют времени .

Ошибка 1. Выступление длится слишком долго

"Если вы думаете, что кому-то очень интересно слушать ваше выступление, то вы ошибаетесь, - предупреждает Галло. - Большинство слушателей уже через 10 минут теряют его нить. Так считают специалисты, и таковы результаты изучения когнитивных функций человека. Поэтому продолжительность презентации не должна превышать 20 минут."

Совет Галло: Если ваша презентация все-таки должна быть долгой, разбейте ее на 10-минутные блоки. Через каждые 10 минут старайтесь привлечь внимание аудитории чем-то новым. Попробуйте включить в презентацию короткий видеоклип, наглядный показ или предоставьте немного времени для освещения данной темы другому оратору. Постарайтесь разбить презентацию на несколько управляемых временных отрезков, с тем чтобы люди не слишком скучали.

Ошибка 2. Выступление по пунктам убивает живое общение

"Специалисты утверждают, что разбиение презентации на пронумерованные пункты - худший способ передачи и восприятия информации, - подчеркивает Галло. - Что представляет собой стандартный шаблон PowerPoint? Заголовок и набор выделенных пунктов. Стандартный шаблон словно создан для того, чтобы наводить скуку".

Большинству людей фраза "смерть от PowerPoint" представляется вполне обоснованной.

Очень многие авторы презентаций слепо следуют шаблону PowerPoint, помещая в выделенные пункты столько информации, сколько влезет на экран. Тем самым они заметно осложняют присутствующим чтение слайдов. Аудитории становится скучно. Люди начинают машинально жать на клавиши своих смартфонов.

Совет Галло: Во-первых, винить в неудачах следует не программное обеспечение, а людей, которые его используют. Во-вторых, не делайте все слайды похожими один на другой: заголовок, маркированный список, заголовок, маркированный список. Отдавайте предпочтение изображениям с минимальным объемом текста или вообще без него. Это лучший способ привлечь внимание аудитории. Пусть глаза собравшихся отдыхают как можно чаще.

Ошибка 3. Отказ от репетиций

"Сколько раз мне приходилось сталкиваться с руководителями, которые тратили на подготовку презентации тысячи долларов, но затем даже не удосуживались ее отрепетировать. В процессе подготовки и репетиций презентации - изо дня в день по много раз произнося вслух свои реплики - вы приобретаете хорошие навыки оратора".

Даже генеральный директор корпорации Cisco Джон Чамберс, считающийся отличным оратором, регулярно отводит время на репетицию своих выступлений. Он начинает просматривать слайды и анализировать их содержание за много дней до выступления. Чамберс пропускает презентацию через себя, а потому речь его течет спокойно и плавно. И все благодаря репетициям.

Совет Галло: На каждый час презентации должно приходиться десять часов репетиций (время, затраченное на написание текста и оформление слайдов, сюда не входит). Еще лучше, если вы будете произносить свою речь перед другим человеком или перед видеокамерой. Многие прекрасные ораторы уделяют репетициям гораздо больше внимания по сравнению с остальными. Они не привыкли ограничиваться только беглым просмотром текста.

Ошибка 4. Чтение слайдов

"Большинство посредственных докладчиков предпочитают читать текст прямо со слайда, - отметил Галло. - Сторонникам этой далеко не лучшей техники следует помнить о промахе № 2. Размещая на слайдах много текста, вы испытываете вполне естественное желание прочесть его и в конечном итоге, поворачиваясь спиной к аудитории, начинаете читать вслух прямо с экрана.

К сожалению, чтением материалов со слайдов PowerPoint докладчики излишне увлекаются. А между тем вы полностью теряете связь с аудиторией, когда переходите к чтению тезисов или текста со слайдов".

Совет Галло: Отрепетируйте свое выступление и как следует выучите его, с тем чтобы во время выступления поддерживать постоянный визуальный контакт с аудиторией. Хороший оратор лишь изредка бросает взгляд на слайды для освежения в памяти следующей порции информации. Затем он вновь поворачивается к аудитории. Содержание слайда хорошо известно ему, ведь выступление тщательно отрепетировано.

Ошибка 5. Монотонная речь и игнорирование жестов

"Известно, что производимое на слушателей впечатление на 93% зависит от эмоциональности выступления и ораторского искусства докладчика, а также от способа изложения материала, громкости голоса, внешнего вида выступающего, - отметил Галло. - И только 7% приходится непосредственно на словарный состав и содержание выступления".

А между тем большинство докладчиков 99% времени тратят на подготовку текста и слайдов, но практически не уделяют внимания мимике, жестам и интонации.

Совет Галло: Готовясь к выступлению, запишите свой доклад на видео и внимательно изучите запись. Обратите внимание на следующие ключевые моменты: наличие визуального контакта с аудиторией (90% времени вы должны смотреть в зал); осанку (не горбитесь, стойте прямо и естественно, не держите руки в карманах); голос (старайтесь избегать монотонного изложения).

"Для того чтобы выявить все перечисленные недостатки, не нужно быть специалистом, - подчеркивает Галло. - Просмотрев запись, вы в состоянии самостоятельно внести в свое выступление необходимые коррективы и отказаться от вредных привычек, о которых прежде, возможно, даже не подозревали".

Thomas Wailgum. 5 Ways to Ruin Your Next Presentation. CIO Magazine. May 19, 2009