Работа хорошей компании напоминает работу часов: в ней должен быть четко отлажен механизм - бизнес-процессы и операции. Руководству украинской компании «Довбуш» понадобилось несколько лет, чтобы выстроить механизм точно работающей дистрибуции продовольств
Рынок дистрибуции в ключевом для компании «Довбуш» регионе — Одессе — наиболее активно развивался в последние пять лет. Резкий рост конкуренции способствовал сегментации регионального дистрибуторского рынка и появлению лидеров в каждом сегменте.
«Это был скорее революционный процесс, — вспоминает Сергей Довбуш, владелец компании “Довбуш”. — Посудите сами: в Одесском регионе, где проживает около 3,5 млн. населения, из 150 оптовых компаний того сегмента рынка, в котором работает компания, через три года осталось всего 10—15 фирм — вот такая мощная селекция». Те, кто победили в конкурентной борьбе, выросли не только в объемах, но и в уровне, и качестве понимания своего бизнеса. И, что очень важно, стали более тесно интегрированы с производителями.
Поиск новых путей
Развитие компании шло за счет охвата все большей территории, повышения качества обслуживания покупателей и появления новых товарных групп в ассортименте. К 2000 году темп роста компании был не ниже 30% в год. За последний год рост составил 19,5 %, правда, владелец бизнеса считает, что это связано не столько с кризисом, сколько с насыщением местного рынка.
Основным внешним фактором, инициировавшим процесс автоматизации, стал рост конкуренции. Острая конкуренция в этом секторе стала чувствоваться уже в 1997 году. Ключевыми критериями выбора системы стали ее цена и гибкость, способность следовать за изменениями в бизнесе, а также надежность сопровождения со стороны местных партнеров-внедренцев.
«Еще в ноябре 1997 года мы выбрали платформу «1С» в качестве основы нашей информационной системы, — вспоминает Довбуш. — Инициатором проекта был я, и первые два-три года сам занимался проектом, а потом постепенно передал начальнику сектора учета функции по развитию ИТ». Следующим шагом стало активное вовлечение менеджерского состава в процесс освоения инструментария «1С:Управление торговлей 8».
Точность планирования — основа бизнеса
Информационная система стала в первую очередь инструментом планирования. Сейчас в компании точность планирования, основанная на сезонных данных продаж и темпов развития, имеет допустимое отклонение в 3—5%. Годовое отклонение от запланированных темпов продаж оказалось в пределах 5%. Высокая точность прогноза необходима, поскольку производитель использует данные партнеров для своего производственного планирования.
С помощью системы удается не только осуществлять план-фактный анализ, но также строить прогнозы и корректировать планы бизнеса в соответствии с моделями развития ситуации на рынке. Например, проанализировав динамику продаж и загрузку автомобилей, удалось выяснить, что для удовлетворения сезонного спроса на пиво необходимо повысить пропускную способность складов. «Анализ движения товара средствами системы показал, что нам не хватает восьми ворот. И если бы мы вовремя не приняли меры, то сорвали бы весь сезон продаж на 2008 год», — отмечает Довбуш. Компания взяла в аренду второй склад, это позволило успешно работать в летний сезон, когда резко возрастает спрос на пиво.
Опираясь на данные информационной системы, компания проанализировала свою потребность в торговых представителях на 2008 год. По итогам анализа была проведена реструктуризация отдела торговых представителей, их разделили на три команды: одна занимается пивом, другая — кондитерскими изделиями, третья — всеми остальными товарными группами. Предварительные расчеты средствами системы и последующее сопоставление разных вариантов позволили предположить, что такой шаг окажется экономически оправданным. Действительно, последующая практика это подтвердила — объем продаж, несмотря на жесткую конкуренцию, вырос за год на 19,5%.
Когда объем продаж возрос настолько, что потребовалось увеличить транспортный парк, руководство оценило экономическую целесообразность различных путей его наращивания. С помощью аналитических расчетов удалось установить, что в сезон наибольшего потребления выгоднее взять автомобиль в аренду на срок до трех месяцев, на более долгий срок более оправданным шагом будет приобретение автомобиля в кредит. «В зимний период освободившийся транспорт мы сами сдаем в аренду», — отмечает Довбуш.
Торговля с колес
Все торговые менеджеры получили в свое распоряжение КПК, с помощью которых они принимают и передают в компанию заказы. На эти КПК поступает вся необходимая информация: остатки товара на складе, дебиторская задолженность клиента, полный перечень номенклатуры товара, который есть на складе того города (Одессы, Котовска или Измаила), где работает торговый менеджер.
Прежде заказы поступали в компанию по телефону, для их обработки и ввода в систему требовалась отдельная группа сотрудников. «После перехода на КПК вдвое уменьшилась загрузка операторов, — отмечает Замира Бадюл, начальник сектора учета группы «Довбуш». — Сейчас на обработку заказов у шести операторов уходит только полдня, затем они помогают бухгалтерии и ведут складской учет».
Каждый торговый представитель обслуживает определенный район города. Приехав в торговую точку, он выясняет остатки на складе, узнает, что нужно клиенту и заносит его заказ в КПК. С помощью КПК он также проверяет, сколько позиций товара представлено на полках, и если не весь товар представлен, то выясняет причину этого.
Сверившись с данными центральной базы, торговый представитель сообщает клиенту, какой товар должен прийти к нему на следующий день, на какую сумму и в какое время. Сформированный и согласованный с клиентом заказ передается в центр обработки заказов в центральном офисе и синхронизируется там с базой данных заказов. Операторы центра фиксируют его и распечатывают необходимые документы на формирование и отправку заказа.
Реализован обмен данными между информационными системами «1С:Управление торговлей 8» компании «Довбуш», Sail Works, которая установлена в «АВ Инбэв Украина» в Киеве, и Roche Branch, являющейся корпоративным стандартом компании «Рошен». Сихронизация происходит два раза в день — утром и вечером.
Перспективы
В обозримом будущем предполагается использовать систему больше как инструмент прогнозирования и финансового планирования. «Система перестала быть хранилищем данных, она стала компасом, ориентирующим менеджерский состав. Необходимо и дальше развивать эти возможности системы», — считает Довбуш.
В планах компании также развертывание системы транспортной логистики, включающей маршрутизацию и оптимизацию загрузки автопарка. «Сейчас в автопарке у нас около 60 автомобилей, каждый за день делает одну-две поездки, — поясняет Довбуш. — Система маршрутизации позволит быстрее, надежнее и с меньшими затратами доставлять товар нашим клиентам. Группу логистов, которые сейчас планируют маршруты автомобилей, заменит один специалист — менеджер этой системы». В планах компании также совершенствование складской логистики.
О предприятии
ООО «ЧП Довбуш С.В.» — одна из крупнейших региональных дистрибьюторских компаний Украины, работает на рынке Одессы с апреля 1996 года. Основная деятельность — поставка продуктов питания пивной, кондитерской и молочной групп. Является дистрибьютором мировой пивной компании «АВ Инбэв Украина» и кондитерской корпорации «Рошен». С ноября 2008 года стала дистрибьютором компании «Лакталис Украина», поставляющей молочную продукцию. В компании работает 280 сотрудников.