После того как достигнуто принципиальное согласие о выполнении работ, заказчик и исполнитель переходят к самой, пожалуй, критичной стадии любого проекта - формированию и согласованию договора на внедрение информационных систем

После того как достигнуто принципиальное согласие о выполнении работ, заказчик и исполнитель переходят к самой, пожалуй, критичной стадии любого проекта  – формированию и согласованию договора на внедрение информационных систем. 

Зафиксированные в договоре обязательства сторон определяют претензии, которые впоследствии стороны могут предъявить друг другу. Это справедливо для договоров, выполняемых в любой сфере, и в полной мере относится к договорам на внедрение информационных систем. Рассмотрим вопросы, возникающие при формировании и согласовании договорных материалов, связанных с выполнением комплексных ИТ-проектов (проекты, включающие в себя как выполнение работ, так и поставку оборудования и программного обеспечения).

Процедуры согласования и утверждения договора

Процедура согласования договора — процесс последовательного прохождения договором различных подразделений заказчика и исполнителя: технического подразделения, юридического и финансового (планово-экономического) отделов, топ-менеджмента и генерального директора.

При появлении замечаний на одном из этапов договор формально возвращается на первый этап и начинается повторное согласование. Наиболее эффективно процесс согласования договора проходит, если с обеих сторон есть ответственные за согласование (как правило, это руководители проекта со стороны исполнителя и со стороны заказчика), которые отвечают за контроль всех изменений в тексте документа и за своевременное их согласование во всех отделах.

Юридические и содержательные требования

Чаще всего в качестве первого чернового варианта берут образец договора, ранее согласованный с юристами. Это упрощает последующее согласование договора с юридической службой. В данную заготовку договора нужно добавить много информации, относящейся к достигнутым договоренностям по проекту.

Следует также обратить внимание на выбор базового вида договора. Бывает сложно согласовать единый договор и на поставку оборудования, и на выполнение работ. Хотя российское законодательство и не запрещает заключать смешанные договора (п. 3 ст. 421 ГК РФ), но с юридической и финансовой точек зрения эти договора лучше разделить. С ИКТ-подрядчиками заключаются следующие виды договоров: договор поставки, договор подряда, договор подряда на выполнение проектных и изыскательских работ, договор на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ, договор возмездного оказания услуг. От вида договора могут зависеть обязательства сторон «по умолчанию», то есть те, которые подразумеваются по закону, даже если в самом договоре они явно не прописаны.

Но заключение нескольких договоров увеличивает и сроки согласования. Появляется риск, что будут согласованы не все связанные договора. Чтобы избежать данного риска, удобней заключить единый рамочный договор, где фиксируются только общие положения и условия дальнейшего сотрудничества, которые потом уточняются в приложениях к договору. Рамочный договор удобен тем, что он согласуется один раз, а дальнейшее согласование приложений к нему происходит уже гораздо быстрее. Причем приложения могут быть различными — и на выполнение работ, и на поставку. Рекомендуется ограничивать срок действия рамочного договора двумя годами.

Еще одним вариантом «связывания» независимых договоров может быть разработка устава проекта, определяющего все требования к выполнению сторонами работ, которые не попали в договора.

Типовой состав договорных материалов

Состав договорных материалов на внедрение информационной системы в большинстве случаев включает сам договор и приложения к нему. Количество приложений может быть разным, но типовой состав приложений включает в себя:

  • задание на выполнение работ (здание на проектирование, техническое задание, спецификацию работ);
  • план работ (календарный план, план-график, соглашение о сроках выполнения работ);
  • расчет стоимости работ (калькуляция стоимости);
  • соглашение о конфиденциальности (как правило, заключается отдельно от договора, но может оформляться и приложением).

Структура основной части договора практически идентична у различных компаний (с поправкой на выбранный тип договора). А вот структура и содержание приложений к договору могут различаться очень сильно в зависимости от того, какая информация выносится в приложения.

Содержание договорных материалов

Основные разделы договора

С юридической точки зрения вопросы могут вызывать те разделы договора, на которые менеджер проекта вообще не обращает внимание. Одним из ключевых моментов может быть вопрос привлечения субподрядчиков. Для исполнителя оптимально, если в договоре этот вопрос не прописывается. Если исполнитель принимает на себя ответственность за конечный результат, то заказчика не должно волновать, кто на самом деле выполняет договор. Но на практике, если речь идет о выполнении технологически сложных работ, от конкретного сотрудника, выполняющего работы, зависит очень многое. Поэтому полезно закрепить в договоре возможность или даже необходимость привлекать определенных субподрядчиков для выполнения данных видов работ.

Связанный вопрос — необходимость явного указания состава проектной команды исполнителя. Как правило, на первых стадиях работ такой необходимости нет. Но если речь идет уже о последующих этапах работ, то эффективность работы сформировавшейся команды существенно выше, чем работа новичков. В этом случае лучше зафиксировать в договоре основных участников проектной команды (менеджера проекта, ведущих консультантов и инженеров), а также определить период «передачи знаний» при вынужденной смене состава проектной команды — период, когда над проектом работают и старый, и новый участники.

Мешает качественному выполнению работ отсутствие необходимых рабочих мест на тех этапах, когда сотрудники исполнителя работают на территории заказчика. Чтобы избежать подобных проблем, лучше заранее вместе с исполнителем определить состав информационных ресурсов, необходимый для выполнения работ, а также период, в течение которого они должны быть доступны.

Легко решаемый, но иногда ставящий в тупик вопрос — обеспечение необходимой конфиденциальности информации заказчика. Требования к конфиденциальности определяются в договоре, но для формирования договора исполнителю уже нужна определенная конфиденциальная информация. Целесообразно подписать независимое соглашение о конфиденциальности, как правило, по форме и образцу заказчика. Поэтому раздел, содержащий требования к конфиденциальности, в договоре может быть не очень детальным и содержать ссылку на необходимость действующего соглашения о конфиденциальности между исполнителем и заказчиком.

Гарантийный срок в большинстве случаев явно указывается в договоре, но если он составляет менее двух лет, то в интересах заказчика его явно в договоре не указывать. Поскольку в случае, когда на результат работы не установлен гарантийный срок, требования могут быть предъявлены заказчиком при условии, что недостатки были обнаружены в разумный срок, но в пределах двух лет со дня передачи результата работы, если иные сроки не установлены законом, договором или обычаями делового оборота. (ст. 724, п. 2 ГК РФ).

Техническое задание

Ключевой вопрос — степень детализации технического задания. ТЗ может иметь вид как простой спецификации работ на один-два листа, так и детального описания всех требований на 40-80 листов. И оба варианта имеют право на существование. Чем длиннее ТЗ, тем проблематичней его согласование сторонами.

Не нужно пытаться максимально детально описать все в ТЗ, необходимо зафиксировать все критичные для заказчика моменты и указать дополнительные работы, позволяющие уточнять требования по ходу выполнения проекта: разработку и согласование шаблонов документов, составление заданий на отдельные этапы работ. Удобно формировать ТЗ к договору на основе технико-коммерческого предложения, полученного от исполнителя. При заключении договора на внедрение автоматизированной системы одной из первых в спецификации работ указывается «Разработка ТЗ на систему». В соответствии с данным ТЗ будут уже выполняться работы по проектированию и внедрению информационной системы.

Если комплексный проект выполняется несколькими подрядчиками по отдельным договорам, то необходимо четко описать требования к смежным работам. Например, если внедряемая информационная система интегрируется с контакт-центром, который организуется другой компанией, то в идеале задания для обоих подрядчиков должны включать требования к интеграции. Если же эти требования попадают только в задание одного исполнителя, то задача заказчика — обеспечить содействие второго подрядчика, который формально по договору не обязан ничем помогать.

В ТЗ фиксируются обязанности заказчика предоставить необходимое оборудование или программное обеспечение для выполнения тех или иных работ. То, что не было отражено в ТЗ, выполняется, в соответствии с законодательством, из материалов подрядчика.

План работ

План работ определяет начальный, конечный и промежуточные сроки выполнения работ. Для исполнителя выгодна минимальная детализация плана работ, чтобы нести ответственность за наименьшее количество промежуточных сроков.

Удобным вариантом для обеих сторон может быть достаточно детальный план с относительным указанием сроков работ: для первой работы указывается дата начала (например, день получения аванса по договору), для последующих работ указывается смещение относительно предыдущих работ (15 рабочих дней после завершения предыдущей работы). Такой вариант удобен тем, что при затягивании сроков согласования работ не приходится переделывать план работ.

Можно использовать в договоре менее детальный план работ, определяющий длительность только основных этапов, но с абсолютными сроками. Это дает возможность контроля критичных дат, но оставляет определенную свободу исполнителю для управления промежуточными датами на отдельных этапах работ. Детальный план проекта в любом случае должен разрабатываться руководителем проекта со стороны исполнителя, согласовываться с заказчиком и регулярно актуализироваться. Но этот детальный план не должен быть частью договора, так как утвержденный вместе с договором план работ не предполагает каких-либо дальнейших изменений, а детальный план предполагает постоянную актуализацию и корректировку.

Чтобы постоянно не переделывать план работ, исполнитель и заказчик могут заключить соглашение о досрочном начале работ (ст. 425. п. 2 ГК РФ: «Стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора»).

Следует также обратить внимание, что не всегда общая длительность выполнения проекта равна сумме этапов работ по проекту. Это происходит из-за наложения во времени этапов работ. Если принято решение о параллельном выполнении этапов, то желательно совместно с исполнителем четко определить, какие сотрудники на каких этапах задействованы, чтобы не возникало ситуации, когда один полностью загруженный сотрудник одновременно участвует в трех-четырех работах. Если часть работ выполняется на территории заказчика, то это может быть указано именно в плане работ. Для каждой задачи в плане работ определяется перечень результатов, длительность и место ее выполнения. Особенно удобно это в случае, если заказчик и исполнитель находятся в разных городах.

Еще раз стоит обратить внимание на то, что разработка и согласование договора — процесс, в котором должны участвовать и юристы, и технические специалисты. Основная задача юристов — перевод содержательных требований в юридическую плоскость, чтобы обеспечить их однозначную интерпретацию и контроль после выполнения договора. Самой большой опасностью при формировании договора является желание упростить согласование, используя типовой юридический договор с минимальными правками, полагаясь на то, что все договоренности были согласованы «устно» или в другом документе. Типовые договора нужно перерабатывать и дополнять таким образом, чтобы они отражали все особенности конкретного договора.

Мария Бартенева — директор по консалтингу компании «Телеком-Защита»; mbarteneva@telecomguard.ru

Таблица

Согласовываем стоимость договора

При возмездных договорных отношениях не надо забывать об одной из основных составляющих договора — коммерческой

Для согласования стоимости договора на системно-техническое обслуживание (СТО) существует несколько подходов. Например, можно фиксировать стоимость единицы услуги (вид работ, цена специалиста в час/день) на срок действия договора, либо можно определить общую стоимость договора, а затем протоколами соглашения о договорной цене закрывать этапы поставок, работ, услуг.

Если первоначально существует недостаток «входных данных» и сложно четко определить объем предстоящих работ (такая ситуация характерна при незрелости бизнес-процессов заказчика), то при заключении договоров предпочтителен первый вариант, то есть фиксирование стоимости единицы услуги.

В качестве приложения к договору на СТО всегда составляется техническое задание, в которое выносится техническая составляющая проекта. После заключения договора разрабатывается устав проекта, регламентирующий взаимодействие проектных групп со стороны заказчика и исполнителя. Обязательным при заключении договоров на СТО является наличие соглашения об уровне обслуживания (SLA). Оно является составной частью общего договора на оказание ИТ-услуг, закрепляющей уровни предоставления услуг и методику оценки качества услуг компании-провайдера.

Виктория Братищева, руководитель департамента продаж компании «Россервис»; v.bratishcheva@rosservice.ru