В единый проект комплексной автоматизации она включила систему бюджетного управления.
Поскольку бизнес «Т-Пэй» достаточно прост, ее руководство стремилось провести комплексную автоматизацию в максимально сжатые сроки. При этом компания не стала откладывать на будущее внедрение системы бюджетного планирования. Как правило, в процессе автоматизации бюджетирование следует после управления финансами, кадрами, складом и производством с некоторым временным лагом.
Со сжатыми сроками были связаны основные сложности реализации проекта. Внедрение в рамках одного проекта сразу трех систем — Microsoft Dynamics AX (Axapta), PlanDesigner и «БОСС-Кадровик» — завершено менее чем за год.
Статус обязывал
Дистрибуцией карт оплаты компания «Т-Пэй» начала заниматься с момента своего основания в 2003 году. Она реализовывала платежные инструменты нескольких операторов связи. В конце 2004 года, когда у оператора мобильной связи «МегаФон» появилась единая карта оплаты и компания «Т-Пэй» получила статус официального эксклюзивного дистрибьютора этой карты, ее бизнес кардинально изменился.
Благодаря ЕКО доход резко увеличился. На фоне этого роста продажи других платежных инструментов в общем обороте компании за очень короткий срок стали несущественными. За 2006 год через дистрибьютора прошли 155 млн. карт оплаты «МегаФона». По итогам 2007 года таблица карт состояла примерно из 400 млн. записей, а в 2004 году этот показатель был равен всего 4,5 млн.
Получив статус дистрибьютора «МегаФона», компания «Т-Пэй» стала развивать региональную дилерскую сеть и открыла филиалы в федеральных центрах. В настоящее время она имеет территориально-распределенную структуру с головным офисом в Санкт-Петербурге и филиалами во всех семи федеральных округах России. Компания продает карты примерно через 250 дилеров в 82 регионах страны. Филиалы «Т-Пэй» взаимодействуют напрямую с соответствующими региональными структурами ОАО «МегаФон». В штате дистрибьюторской компании около ста человек, из которых 30 работает в Петербурге.
Поскольку в 2005 году начался резкий рост численности персонала, партнерской сети и оборотов, появилась необходимость в новых инструментах управления. Стало ясно, что имеющуюся на тот момент ИТ-инфраструктуру необходимо модернизировать. Компания нуждалась в качественно новом бюджетном планировании, прогнозировании продаж, получении гибких форм отчетности и современном управлении персоналом. Поэтому руководство «Т-Пэй» начало готовиться к комплексной автоматизации.
Прежде всего было решено автоматизировать основные бизнес-процессы и создать корпоративную систему управления, внедрив ERP-систему. «Для нас очень важно было наладить работу компании в едином информационном пространстве, обеспечив автоматическое поступление данных по всем основным операциям филиалов и головного офиса в режиме реального времени», — вспоминает Мария Деревенская, главный бухгалтер компании «Т-Пэй».
В центре внимания находились платежи дилеров, информация о бюджетах и персонале. Внедряемая система должна была стать единой информационной базой и позволять классифицировать любую операцию в соответствии с видом формируемого отчета (бухгалтерский, налоговый, управленческий), исключая повторный ввод и необходимость экспорта данных в другие бизнес-приложения
Почти все на «1С»
К концу 2005 году весь бухгалтерский учет в «Т-Пэй» ввелся с использованием продукции компании «1С», но в каждом филиале была своя бухгалтерская система, функционирующая автономно. В головном офисе данные консолидировались главным бухгалтером фактически вручную. Агрегация поступавшей информации и формирование сводной отчетности осуществлялось в Microsoft Excel. В бюджетном отделе также было установлено решение «1С».
Кроме продукции «1С» компания использовала систему учета карточек, которая была разработана с применением технологий компании Oracle. Она позволяла только установить, на каком складе хранится определенная карточка, а ее закупка отслеживалась специалистами «Т-Пэй» в Excel.
Поскольку автоматизация учета карточек находится в компетенции оператора мобильной связи, соответствующая система должна была остаться. Для всех остальных готовилась замена.
В качестве ядра создаваемой новой ИТ-инфраструктуры была выбрана система Microsoft Dynamics AX (Axapta). Ее рекомендовал бизнес-консультант — компания «Город мастеров». Она привлекалась для решения этого вопроса, потому что в руководстве «Т-Пэй» на момент выбора системы не было людей, имеющих опыт внедрения ERP-систем. Проект со стороны «Т-Пэй» вел Олег Спасителев, руководитель отдела внедрения и сопровождения интегрированных систем управления. Проект курировал заместитель генерального директора «Т-Пэй» Николай Сляднев. Олег Спасителев осуществлял непосредственное руководство, а глава ИТ-службы Сергей Дягтерев отвечал за вычислительные мощности и каналы связи, необходимые для нормальной работы внедряемых систем.
Спасителев пришел в компанию, когда выбор в пользу Dynamics AX был уже сделан.
Внедрение и опыт эксплуатации Dynamics AX также подтвердили правильность сделанного выбора. При этом внедрение прошло достаточно быстро. Началось оно в марте 2006 года, а в октябре вся бухгалтерия работала в Dynamics AX. Бухгалтерские отчеты за IV квартал были подготовлены уже в этой системе.
Сильные и слабые стороны
В Dynamics AX есть модули, которые позволяют автоматизировать бюджетирование и управление персоналом. Однако они, по словам Спасителева, требовали серьезной доработки, и рациональнее было их заменить готовыми специализированными решениями.
Модификация модуля «Расчеты с персоналом» Dynamics AX, по его мнению, заняла бы полгода. При этом изменения в него могут вносить только программисты. В течение 2007 года потребность в подобных изменениях у службы персонала возникала постоянно. Каждый раз привлекать разработчиков было бы неоправданно.
Для автоматизации управления персоналом компания «Т-Пэй» предпочла отечественный программный продукт «БОСС-Кадровик». Он имеет много успешных внедрений и к тому же разработан с учетом российских реалий. «Стоимости внедрения модуля Dynamics AX и “БОСС-Кадровик” примерно равны, но “БОСС-Кадровик” по функциональности намного больше нам подходит», — считает Спасителев.
Система управления кадрами и расчета зарплаты была установлена за два месяца. Кроме того, менеджеры службы персонала получили возможность вносить в нее изменения самостоятельно.
Специализированное решение для бюджетирования более устраивало компанию, чем модуль «Бюджетирование» Dynamics AX. Компании требовалось осуществлять моделирование бюджета и автоматически изменять один бюджет на основании изменений в другом. Кроме того, необходима была поддержка иерархического представления бюджетов — зависимости одного бюджета от другого.
В Dynamics AX есть модуль «Сводное планирование», который в компании используют для планирования закупок карт. По ряду параметров (например, остатки на складе, сезонные колебания продаж и т.п.) он позволяет определить, сколько карт нужно закупить. «Когда речь зашла о планировании расходов и доходов, движении денежных средств в целом по компании, мы предпочли другое решение, — вспоминает Спасителев.
Если альтернативы «БОСС-Кадровику» просто не было, то для автоматизации бюджетирования были варианты. В частности, рассматривалась система Geac компании Extensity.
Это решение теоретически могло использоваться. Однако выяснилось, что стоимость системы и расходы на ее внедрение, во-первых, не позволяют уложиться в выделенный бюджет. Во-вторых, заложенная в нем функциональность в полном объеме «Т-Пэй»не нужна. И, в-третьих, для поддержки Geac нужно было иметь специально обученных специалистов, а их не было. Это обстоятельство повышало стоимость владения программным продуктом, поскольку обучение или приглашение подготовленных специалистов требовало дополнительных расходов.
Оптимальным для компании был признан программный продукт PlanDesigner российской компании «СофтПром». Это решение было примерно в три–четыре раза дешевле Geac, но вполне соответствовало требованиям «Т-Пэй» по функциональным возможностям. Большое количество успешных внедрений в России также повлияло на выбор PlanDesigner. К тому же система обладает интуитивно понятным интерфейсом и для создания экономических моделей не требует дополнительных знаний в области программирования.
Подходящий комплект
В качестве исполнителя проекта по внедрению трех систем (PlanDesigner, «БОСС-Кадровик» и Dynamics AX) была выбрана компания GMCS. Одно из основных ее достоинств по сравнению с другими претендентами — это опыт внедрения систем в территориально-распределенных компаниях (в основном телекоммуникационных).
Второе преимущество в том, что компания GMCS является партнером разработчиков всех трех выбранных систем. Следовательно, должна обеспечить стыковку этих решений без особых проблем. Некоторые другие интеграторы также предлагали комплекты систем, покрывающие все участки автоматизации «Т-Пэй», но эти системы были признаны неподходящими.
Внедрение трех систем в рамках одного проекта и одним исполнителем позволило освободить специалистов компании «Т-Пэй» от решения проблем интеграции. Они были переложены на компанию GMCS.
В ходе проекта Dynamics AX была интегрирована с системами PlanDesigner и «БОСС-Кадровик». Компания GMCS уже имела опыт состыковки Dynamics AX и «БОСС-Кадровик» с помощью написанного ее программистами специального модуля. Оставалось только установить готовую конструкцию в еще одной компании.
Под интеграцию PlanDesigner и Dynamics AX такой модуль пришлось разрабатывать, поскольку компания GMCS прежде не имела опыта внедрения отечественной системы бюджетного планирования.
Дополнительно в рамках проекта была выполнена интеграция ERP-системы с системой учета карточек, что позволило получать информацию о движении карт, начиная с момента планирования их закупки и заканчивая предактивацией и отгрузкой дилеру. Сложность интеграции была, во-первых, в том, что одна из двух систем принадлежала «МегаФону». Нужно было, чтобы разработчики с разрешения оператора передали GMCS некоторые данные о продукте, необходимые для стыковки с Dynamics AX. Таким образом, менеджерам «Т-Пэй» приходилось решать некоторые организационные вопросы.
Во-вторых, для этой интеграции потребовалось проделать в сжатые сроки достаточно большой объем работ, связанный с программированием и тестированием.
Разработанные специалистами GMCS интерфейсы помогли избежать ручного ввода данных логистического и финансового контуров в системах, исключить двойной ввод информации, упростить и ускорить получение данных для различных отчетных форм.
От бухгалтерии к планированию
Последовательность работ проекта определялась актуальностью и сложностью решаемых задач. В ходе первого этапа был автоматизированы бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, работа с персоналом. Затем оптимизировано долгосрочное и краткосрочное планирование закупок и отгрузок.
Проект стартовал весной 2006 года в центральном офисе компании, расположенном в Петербурге, и предполагал дальнейшую автоматизацию деятельности всех семи филиалов «Т-Пэй».
Специфика деятельности центрального офиса требовала специального подхода к разработке функционала решения по автоматизации. Это было связано с необходимостью получения актуальной и достоверной консолидированной отчетности по всем филиалам компании и по каждому из них в отдельности.
В ходе выполняемых работ была осуществлена гибкая настройка системы, что позволило пользователям строить разнообразную отчетность в соответствии с их функциональной деятельностью и принадлежностью к филиалу.
Параллельно с внедрением систем было проведено комплексное обучение специалистов рабочей группы и ключевых пользователей системы в регионах.
В проекте участвовали все подразделения и все филиалы «Т-Пэй». Руководители департаментов и региональных офисов высказывали свои пожелания как будущие ключевые пользователи, но разработкой занимались только представители GMCS.
На этапе опытно-промышленной эксплуатации к автоматизации подключился еще один специалист «Т-Пэй», на которого после завершения проекта были возложены обязанности по поддержке систем. Кроме того, он осуществлял незначительные их доработки.
В первые месяцы привлекался внешний бизнес-консультант — компания «Город мастеров». До начала проекта ее представитель описал регламенты работы сотрудников и бизнес-процессы дистрибьютора. После этого в ходе реализации проекта бизнес-процессы не менялись. «Компания у нас небольшая. Поэтому и команда внедренцев с нашей стороны была небольшая», — объяснил ситуацию Спасителев.
Подвела связь
Продолжительность основных работ по проекту составила примерно девять месяцев. Небольшие задержки возникли только с некоторыми функциями Dynamics AX и PlanDesigner. Эксплуатация этих систем началась в намеченные сроки, но не в полном объеме.
В октябре 2006 года компания успешно осуществила годовое планирование в PlanDesigner. Однако для окончательного внедрения этой системы нужно было накопить фактические данные, для чего потребовалось несколько месяцев. Поэтому тестирование таких функций, как гибкие бюджеты, трансформация бухгалтерской отчетности в управленческую, план-фактный анализ, было проведено только в январе—феврале 2007 года. По этой же причине на несколько месяцев задержалось начало эксплуатации модуля «Сводное планирование» системы Dynamics AX. Фактически произошла даже не задержка, а корректировка плана работ по срокам. Эта корректировка была частично проведена еще летом 2006 года, когда началось внедрение PlanDesigner.
С октября 2006 года управленческая отчетность формировалась в ERP-системе только в части оперативного анализа движения денежных средств и выявления кассовых разрывов. Окончательно данную отчетность компания GMCS сдала только к марту 2007 года. Вся остальная управленческая отчетность готовилась в PlanDesigner на основе данных, переданных из Dynamics AX.
Единственной серьезной проблемой в процессе реализации проекта было лишь нестабильное качество связи с филиалами, что отражалось на своевременности обмена данными. Особенно плох канал связи с Дальним Востоком. Таковым он остается и сейчас. «Мы долго искали оператора, который будет удовлетворять нашим требованиям. И до сих пор его не нашли», — говорит Спасителев. С дальневосточным филиалом обмен данными реализован через VPN. К каким-то негативным последствиям в эксплуатации систем низкое качество связи пока не привело, но Спасителеву хотелось бы повысить ее надежность.
В то же время с менеджерами и сотрудниками, которые часто препятствуют реализации ИТ-проектов, вовсе не было проблем. Вероятно потому, что у них не появилось значительного повода сопротивляться внедрению новых программных продуктов.
Конечно, при переходе на более совершенную систему учета значимость бухгалтеров снизилась. Кроме того, они уже привыкли к «1С» и освоение чего-то нового требовало определенных усилий. Однако выгод от реализации проекта было больше. Прежде всего комплексная автоматизация позволила исключить ручной ввод данных, который занимал до 50% рабочего времени бухгалтеров.
Менеджеры других департаментов также чувствовали улучшения в своей работе. На конец 2007 года в компании «Т-Пэй» в Dynamics AX работало тридцать три человека, в PlanDesigner — около пятнадцати человек и в «БОСС-Кадровик» — около десяти.
Результат
С внедрением модулей финансового контура системы Dynamics AX компания «Т-Пэй» получила современный инструмент ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Автоматизация логистического контура позволяет дистрибьютору эффективно управлять всей цепочкой поставок ЕКО в регионы.
Благодаря внедренному механизму планирования «Т-Пэй» имеет возможность формировать планы своей торгово-закупочной деятельности, исходя из минимальных запасов карт на складе, клиентских заказов и прогнозов продаж в соответствии с сезонными колебаниями спроса.
Менеджмент компании не только располагает всей необходимой отчетностью по текущему состоянию склада и расчетных счетов, а также движению денежных средств, но может отследить ситуацию вплоть до конкретного дня в ближайшей или среднесрочной перспективе. Наличие таких прогнозов является актуальным вопросом для «Т-Пэй», работающей с большим числом как внутренних финансовых потоков (взаиморасчеты с филиалами), так и внешних (операции с внешними контрагентами). Благодаря этому механизму, встроенному в Dynamics AX, компания быстро корректирует планы закупок и продаж и остается надежным партнером для поставщиков и дилеров карт оплаты.
«До реализации проекта планирование закупок строилось во многом на интуиции менеджеров по продажам. Следовательно, была высока вероятность ошибки», — вспоминает Спасителев.
Благодаря решению PlanDesigner сотрудники «Т-Пэй» получили возможность создавать альбомы бюджетных форм, выполнять годовое и оперативное планирование. Интеграция с Dynamics AX позволит работать с данными о фактическом использовании бюджета, выполнять план-фактный анализ в разрезе бюджетных статей и центров финансовой ответственности.
Интеграция программных продуктов позволила создать на базе Dynamics AX единую информационную среду для эффективного управления всем предприятием. В итоге для «Т-Пэй» решены вопросы оперативного получения консолидированной отчетности о деятельности всех филиалов, минимизированы риски при принятии управленческих решений за счет повышения достоверности данных.
«Главным результатом проекта для руководства компании стала возможность быстро и правильно расставлять приоритеты в управлении, принимать, правильные и обоснованные решения, имея всегда под рукой необходимую информацию в удобном виде — таблицах, графиках, диаграммах» — утверждает Константин Осипов, генеральный директор «Т-Пэй».
Если раньше, при ручном вводе данных, отчет о прибылях и убытках за прошедший месяц готовился не менее месяца, то после реализации проекта для этого требуется чуть более десяти дней. Валовая прибыль теперь известна сразу после предактивации карты в платежной системе. То же самое касается расходов, связанных с закупкой и доставкой карт на склады компании. В начале 2006 года эта информация поступала менеджерам недели через две после окончания месяца, в который карта закупалась.
До завершения проекта информацию о продаже карт менеджеры получали из платежной системы, но консолидированную отчетность за день приходилось формировать, используя повторный ручной ввод данных в «1С:Финансовое планирование». В то же время в «1С:Бухгалтерия» не было информации о себестоимости каждой серии карт, поэтому бухгалтерия использовала расчетную среднюю цену карт, которую она могла определить только по результат работы компании за месяц на основании стоимости остатков карт на начало месяца, стоимости приобретенных и проданных за месяц карт. После внедрения ERP-системы и PlanDesigner информация о продаже карт и их сериях, имеющаяся в системе Dynamics AX, стала обновляться на основании импорта данных из системы учета карточек в течение тридцати минут.
Только дополнения
После завершения проекта комплексной автоматизации значительных изменений в ИТ-инфраструктуре «Т-Пэй» не произошло. Пока нет планов что-то кардинально менять и в будущем. Но все же некоторые улучшения производятся.
В начале 2008 года началась корректировка системы PlanDesigner, поскольку в компании изменился подход к планированию. Такая же работа и по тем же причинам проводилась в течение 2007 года исключительно собственными силами, без привлечения внешних специалистов.
Кроме того, в дополнение к имеющимся решениям ведется разработка портала, который планируется интегрировать с системой Dynamics AX. Создаваемый портал позволит дилерам получать необходимую информацию (например, о совершенных платежах и задолженностях) в режиме реального времени.
Дмитрий Желвицкий — специальный корреспондент издательства «Открытые системы» в Санкт-Петербурге, zhd@peterstar.ru