Рассмотрим случай с двумя гипотетическими компаниями, назовем их компания A и компания Z. Обе они используют идентичные пакеты программного обеспечения для предприятия с идентичными базовыми функциями. Число пользователей в обеих компаниях одинаковое, но полная стоимость владения для компании Z оказалась в два раза выше, чем для компании A.

Как же такое могло случиться? Очень просто. Компания A внедрила у себя программное обеспечение, не модифицируя его — как оно есть. Давайте определимся с терминами. Модификация не есть разработка ПО под конкретные требования отдельного клиента. Современные комплекты гибких приложений для предприятий должны легко настраиваться под требования заказчика, чтобы обеспечивать большую часть потребностей бизнеса, а также подстраиваться под квалификацию пользователей. Все это должно происходить без изменения базовых кодов или бизнес-логики. Модификация же фактически приводит к изменению кода и бизнес-логики, заложенных в основу приложений.

Процедуры модифицирования увеличивают стоимость внедрения, так как для удовлетворения специальных требований необходимо программирование по индивидуальному заказу. Модификации также увеличивают затраты на внедрение из-за удлинения срока реализации проекта.

Модификация увеличивает затраты на техническое обслуживание, так как обслуживающему персоналу приходится работать с модификациями, пользуясь системой управления кодом.

Модификация увеличивает стоимость обновлений, поскольку в большинстве случаев при каждом внедрении новой версии должна «подниматься» и сама модификация. Этот процесс в свою очередь удлиняет время обновлений, тем самым увеличивая затраты и на материальные, и на нематериальные активы, что сказывается на всей организации.

Но не спешите! Разве Компания Z не получает за счет модификаций существенные дополнительные функциональные возможности? К сожалению, в большинстве случаев ответ на этот вопрос бывает отрицательным. На самом деле в выигрыше оказывается компания, работающая с немодифицированной системой и активно использующая все имеющиеся функциональные возможности приложения в масштабах предприятия.

Не все компании полноценно и эффективно используют имеющиеся у их ERP-системы возможности. В выигрыше оказываются те компании, которые выбирают вариант полностью интегрированной системы и находят способы реализовать и максимально полно использовать стандартные процедуры для удовлетворения своих требований. Многие предприятия, внедряющие ERP, отходят от различных унаследованных систем. Переход к единой интегрированной системе может вылиться в полную смену парадигмы. Те же, кто осознает потенциальные возможности и выбирает наилучший практический подход, оказываются в максимальном выигрыше, хотя используемые ими процессы можно описать как стандартные.

Больше затрат, меньше прибыли

Всех, кто проектирует системы в масштабе предприятия, я решительно предостерегаю от модификаций. Выясняется, что организациям, использующим ПО в виде стандартного продукта, живется лучше. У них меньше проблем, их вложения окупаются и начинают приносить прибыль гораздо быстрее, чем в компаниях, использующих модифицированное программное обеспечение.

Решение о приобретении и внедрении ПО масштаба предприятия почти всегда диктуется конкретными серьезными потребностями бизнеса. Компаниям необходимо лучше координировать проекты и процессы на уровне различных отделов или рационализировать финансовую отчетность и аналитику. Им приходится вкладывать средства в систему ПО, чтобы добиться более тесного сотрудничества с клиентами и поставщиками или достигнуть производительности, улучшающей их конкурентоспособность.

Принимая во внимание эти мотивы, поставщики ПО для предприятий разработали программные средства и создали службы поддержки, позволяющие компаниям решать поставленные задачи. Однако и после того, как, руководствуясь здравым смыслом, компания выбирает программный продукт, аналогичная ситуация возникает вновь, раз за разом. Желая все учесть, облегчить процесс перемен, руководители стремятся вовлечь в процесс внедрения сотрудников корпорации. Сотрудники предлагают варианты модификаций, которые могут мало соответствовать целям бизнеса, приводить к росту стоимости ПО без надлежащего роста функциональных возможностей или производительности.

Те, кто работают на передовой линии бизнеса, заслуживают всяческого уважения, однако, выйдя на определенный уровень в структуре корпорации, отдельные сотрудники обычно знают и понимают свою роль в организации, но не обладают знаниями бизнеса в целом. Они могут оказаться непричастными к доводам в пользу изменения инструментов, используемых ими в каждодневной работе. Многие модификации программ, на которых настаивают эти сотрудники, необходимы им для поддержания достигнутого уровня производительности и для сохранения существующего положения вещей, а для достижения целей компании от этих модификаций пользы будет немного. На самом деле такие модификации даже могут привести к обратным результатам.

Многие из затребованных модификаций оказываются излишними и просто дублирующими функции, уже имеющиеся в новых программных комплексах для предприятий. Иногда в процессе внедрения компании просят внести модификации числом намного больше шести десятков и только для того, чтобы почти сразу после начала использования отказаться от большинства из них в пользу функций, заложенных в программные комплексы изначально. Но если удается убедить организацию в течение трех месяцев попользоваться программным обеспечением «как оно есть», происходят удивительные вещи. Одна за другой затребованные модификации исчезают из списков. А причина в том, что сотрудники отходят от понятий старой системы и приноравливаются к новой. И обнаруживают, что на самом деле новая система может делать то же, что и старая, плюс кое-что еще. Новые программные средства больше не таят угрозы и становятся привычной частью жизни.

Имейте в виду, что, пользуясь новыми программами, некоторые сотрудники могут обнаружить, что для получения одних и тех же результатов в старой системе им достаточно было одного щелчка мыши, а в новой приходится выполнять дополнительные действия. Но, может быть, они просто не знают, что дополнительные действия, которые неожиданно свалились на них, позволяют значительно сократить затраты труда, времени и денег в других подразделениях организации. Работники могут не знать, что внесение запрошенных ими изменений обойдется в десятки тысяч долларов, а при последующей эксплуатации расходы будут еще больше.

В ряде случаев ввод в действие новой системы может вызывать вполне обоснованное беспокойство у руководителей и сотрудников отделов. Не исключено, что на оценку результативности их работы в значительной степени повлияет либо кривая приобретения навыков, либо изменение приемов работы, необходимое для новой системы программного обеспечения предприятия. Ввод в действие новой системы без модификаций может особенно беспокоить персонал отделов информационных технологий. В конце концов, исторически сложилось так, что значительная часть ресурсов ИТ-служб направляется на модифицирование и последующее обслуживание наследованных систем. Эти отделы могут воспринимать готовые программные комплексы как угрозу гарантии их занятости. Внимание к этим проблемам поможет облегчить переход от старых систем к новым.

Как без особого труда избежать модификаций

Желание получить описанные выше модификации возникает не из-за стремления к достижению каких-то показателей. Просто активные пользователи пытаются сделать новое ПО более привычным и предсказуемым. Такие специализированные продукты, как Microsoft Excel, могут быть привычной средой для многих сотрудников, но когда вы открываете Excel, то смотрите на пустую таблицу. Однако комплект программного обеспечения для предприятия — это не чистая доска. В него введены параметры и элементы защиты, позволяющие предотвратить ввод пользователями некорректных данных, нарушение правил бухгалтерского учета и другие отклонения от принятой практики ведения бизнеса. Естественно, что отдельный пользователь ПО хотел бы иметь всю свободу, характерную для работы в Excel, без всяких ветвлений, происходящих от этой неограниченной свободы.

Некоторые приложения масштаба предприятия позволяют выполнять экспорт данных в Excel, где можно поработать с этими данными, а потом загрузить результаты обратно в приложение. На самом деле добротная система для предприятия должна обеспечивать возможность такого рода взаимодействий — не только с Excel, но и с другим фирменным и специальным ПО. Но будьте осмотрительны: не все программные продукты для предприятий обеспечивают надлежащую защиту при экспорте данных. Позаботьтесь о том, чтобы сэкономленные за счет облегчения работы 100 долл. впоследствии не вылились в 20 тыс. долл., затраченных на восстановление поврежденных данных.

Когда модификации имеют смысл

Доводы против модификаций достаточно серьезны. Предлагаемое вам программное обеспечение — это продукт, на исследования, разработки и всесторонние испытания которого затрачены миллионы долларов. Заложенная в него бизнес-логика и его функциональные возможности базируются на лучших методах ведения бизнеса, основанных на многолетнем опыте успешных предприятий и преподаваемых в таких профессиональных учебных учреждениях, как Американская ассоциация по управлению запасами и производством (Association for Operations Management, APICS).

Используемая в том виде, в котором она разработана, система программных средств для предприятия поможет вам не просто разворачивать бизнес, а совершенствовать его на основе инженерного анализа, улучшать бизнес-процессы. Иногда предприятие может разрабатывать уникальные методы ведения бизнеса, что добавляет ему конкурентоспособности на рынке. В такой ситуации модифицирование ПО и отход от установившихся методов вполне оправданны, а дополнительные расходы обоснованны.

Как же определить, действительно ли ваши бизнес-процессы уникальны и достойны затрат на модификацию? К сожалению, ответы на этот вопрос для разных отраслей и даже для разных предприятий не одинаковы. Имейте в виду, что важно отличать действительно уникальные бизнес-процессы от тех, что лишь приносят ощутимый выигрыш в производительности.

При оценке общей стоимости владения для большинства модификаций оказывается, что рентабельность затрат обеспечивается лишь при очень значительном выигрыше в производительности. Многие действительно уникальные процессы требуют от производителей программного обеспечения добавления новых функциональных возможностей или модулей в существующие базовые системы. Часто такие модификации также оказываются общими для целой вертикальной ниши в отрасли или на рынке и возможно тогда имеет смысл вместе с поставщиком работать над расширением базовых функциональных возможностей, особенно если поставщик заинтересован в расширении своего присутствия в вашем секторе бизнеса. Вспоминается клиент, у которого кроме производства и продажи оборудования имелись еще и службы капитального ремонта. Этот клиент решил для поддержки своего бизнеса использовать стандартные функции, но большой оборот и наличие ремонтной службы потребовали расширения функциональных возможностей. Расширение вылилось в создание совершенно нового программного модуля, добавленного в программный комплекс. И хотя бывает, что в одном или нескольких сегментах бизнеса можно положиться на специально ориентированные программные комплексы, таким специализированным комплексам недостает функциональных возможностей полноценных ERP. Производитель программного обеспечения (IFS) усмотрел в этом факте возможность стратегического роста и запустил совместный проект. Результатом стала полная интеграция ремонтного бизнеса с производством и продажей.

Однако остерегайтесь модификаций, за которыми не стоят реальные нужды бизнеса. Допустив одну такую модификацию, вы затрудните себе возможность отказа в ответ на другие требования модификаций, и они хлынут потоком.

Джефф Каглер — консультант по решениям североамериканского отделения компании IFS

Jeff Kugler. The Case Against Modifying Your Enterprise Software. Technology Evaluation Centers. November 22, 2006

Каких модификаций опасаться

Дублирование наследованныхсистем

«В старой системе…» Бойтесь услышать эти слова из уст сотрудников, требующих модификаций. Нет ничего удивительного в том, что пользователи привязываются к старой системе и могут потребовать модификаций, в результате которых новая система станет похожей на старую. В тех случаях, когда сохранение элементов старой системы может принести реальную выгоду, гораздо дешевле в ходе жизненного цикла программного комплекса интегрировать в него эти элементы, нежели прибегать к заказному программированию. Это утверждение предполагает, что новая система является достаточно гибкой и структурированной.

Вспомогательные средства ввода данных

Еще один тип «модификаций для облегчения жизни» — модификация, облегчающая для пользователей ввод данных в систему за счет форматирования или иных манипуляций с вводимой информацией. Пользователи при вводе данных могут усекать информацию, пропускать специальные символы или как-то иначе сокращать время, затрачиваемое на ввод. Может, например, потребоваться модификация системы с целью распознавания индексов и префиксов номеров компонентов, а также автоматического заполнения пропущенных символов. Системы с полным набором функций могут предлагать удобные способы ввода стандартных данных типа дат. Но излишне нацеленные на удобство ввода данных модификации могут подпасть под определение «замах на рубль, а удар на копейку».

Кнопка «Поработай за меня» («Do My Job»)

Многие запрашиваемые модификации включают целые связки функциональных элементов, предназначенных для уменьшения объема работы пользователя. Например, функцию «Поработай за меня» могут выполнять такие кнопки, как «дополнить список деталей» (add parts), или «дополнить список заказов на приобретение» (add purchase orders), или «дополнить список клиентов» (add customers), нажатие которых позволяет выполнить сразу несколько шагов приложения. Широкое распространение потребительских программных продуктов типа Microsoft Excel привело к тому, что многие пользователи воспринимают модификации этого типа как программу-мастер. Пользователю, конечно, хочется работать, не меняя экранную форму. Неискушенному пользователю наличие в программном продукте модификаций типа программы-мастера позволит экономить время, силы и умственные затраты. Но тут есть опасность. Можно автоматизировать все задачи пользователя настолько, что их можно будет решать нажатием одной кнопки и тогда отпадет необходимость в работниках. И спустя некоторое время после внедрение новой программной системы по мере освоения ее пользователями необходимость в дорогостоящих программах-мастерах отпадает.