Использование ERP-системы помогло компании «Севморсудоремонт» решить наиболее остро стоящие проблемы, перейти на позаказный метод производства и повысить конкурентоспособность предприятия...

Использование ERP-системы помогло компании «Севморсудоремонт» решить наиболее остро стоящие проблемы, перейти на позаказный метод производства и повысить конкурентоспособность предприятия

Особенность судоремонтного бизнеса такова, что иногда на то, чтобы сформировать конкурентоспособное предложение для участия в очередном тендере, у предприятия есть всего пара часов. За это время нужно провести расчет предварительной себестоимости и определить порог безубыточности заказа.

Задача осложняется тем, что каждый заказ на ремонт уникален, хотя и реализуется на основе стандартных технологических процессов. Полноценную библиотеку норм для проведения ремонта судов создать невозможно, поскольку ремонты специфичны, и вероятность того, что когда-то отремонтированное судно снова обратится в ту же компанию, чрезвычайно мала. Для выполнения некоторых заказов требуются субподрядчики, это еще больше затрудняет определение стоимости заказа. Неудивительно поэтому, что расчет плановой себестоимости и рентабельности заказа на многих судоремонтных предприятиях проводится интуитивно. Результатом становятся неточные расчеты, ошибки, дополнительные издержки, снижение рентабельности работы комплекса и его конкурентоспособности.

Применявшийся ранее в севастопольской судоремонтной компании «Севморсудоремонт» интуитивный, приблизительный метод расчета себестоимости приводил к похожим последствиям. Чтобы снизить производственные издержки, повысить оперативность и точность расчетов себестоимости заказа, в 2003 году руководство СРК «Севморсудоремонт» приняло решение о переходе на новые методы учета и управления. Важнейшая роль в этом процессе отводилась внедрению интегрированной системы управления предприятием, поддерживающей стандарт MRP II. В том же году на заводе было создано бюро информационных технологий, которое возглавил Андрей Путинцев.

«Перед нами стояла задача создать единое информационное пространство, ради этого и был инициирован проект, — вспоминает Путинцев. — Цель любой автоматизированной системы управления состоит в том, чтобы руководитель получал необходимую информацию оперативно. Мы стремились к тому, чтобы информация вносилась в систему один раз, непосредственно в ходе рабочего процесса, и использовалась многократно. Теперь такое единое информационное поле создано, и руководство получает точную и оперативную информацию для принятия управленческих решений».

Инструмент управления

Тендер по выбору информационной системы сотрудники бюро провели совместно с финансовыми службами. Большинство ИТ-специалистов уверено: надо выбирать поставщика, а не систему. Все системы одного класса примерно одинаковы, поэтому наиболее пристальное внимание следует обратить на уровень профессионализма партнера по внедрению. Специалисты «Севморсудоремонта» не могли в полной мере последовать этому совету: систем, отражающих особенности судоремонтного производства, на тот момент на российском и украинском рынках просто не было.

После тщательного анализа остановили свой выбор на готовой тиражной разработке «Галактика ERP», решив в дальнейшем дополнить ее необходимыми функциями. Объясняя свой выбор, представители предприятия отмечают широкие возможности системы, гибкость настроечного аппарата и хорошее соотношение стоимости и эффективности. Не последнюю роль сыграло участие компании-разработчика в адаптации системы в соответствии с потребностями предприятия.

«Одновременно с внедрением системы переосмыслялись подходы к управлению предприятием, некоторые из них претерпели существенные изменения»,

— Нина Михайлик, заместитель генерального директора по экономике и финансам СРК «Севморсудоремонт»

«Одновременно с внедрением системы переосмыслялись подходы к управлению предприятием, некоторые из них претерпели существенные изменения. Система достаточно легко перестраивалась в соответствии с новыми требованиями и задачами, стоящими перед менеджментом компании, — рассказывает Нина Михайлик, заместитель генерального директора по экономике и финансам СРК «Севморсудоремонт». — Если бы мы использовали заказную разработку, эти изменения повлекли бы за собой большой объем работ по модификации создаваемой системы, что значительно увеличило бы сроки и стоимость проекта».

Доработка системы велась главным образом для реализации отраслевых особенностей предприятия. Одна из них заключается в унификации услуги «работы по заказу». Каждая такая работа имеет ряд параметров, на основе которых формируются нормы расхода материалов и заработная плата. Сложность состоит в том, чтобы рассчитывать и планировать расходы денег и материалов на выполнение заказа, исходя из переменных величин параметров работ.

Вторая существенная отраслевая особенность состоит в том, что работы, принятые к исполнению, могут изменяться, к ним могут добавляться новые работы. Поменяться могут также условия выполнения ремонта и исполнители (некоторые работы выполняются подрядчиками). Реакция должна быть оперативной, изменения должны учитываться при формировании бюджета заказа, при оценке рентабельности заказа, расчете фактической себестоимости работ и ценообразовании.

Для предприятия было важно, чтобы все программные доработки не отразились на стоимости проекта. Удалось добиться того, что доработки были выполнены корпорацией «Галактика» бесплатно. Оплачивались только лицензии, обучение специалистов и работы по моделированию системы. Столь льготные условия объяснялись тем, что в результате совместной работы со специалистами «Севморсудоремонта» корпорация «Галактика» смогла создать решение для еще не освоенной ею отрасли.

Дорогой перемен

В ходе предпроектного обследования предприятия были подготовлены описания бизнес-процессов и определена конфигурация будущей системы. Работа на этом этапе велась силами проектной группы, включавшей специалистов по нескольким направлениям бизнеса, которые имели ясные представления о целях и задачах проекта, тактике его реализации. «Очень важно создать модель системы. Но не менее важно обучить людей работе в системе», — подчеркивает Михайлик.

Затем разработчики приступили к созданию необходимого дополнительного функционала. Команда внедрения тем временем готовила платформу для реализации управленческих задач. Примерно в то же время на предприятии была создана оптоволоконная сеть передачи данных, соединяющая территориально удаленные подразделения.

«Мы стремились к тому, чтобы информация вносилась в систему один раз, непосредственно в ходе рабочего процесса, и использовалась многократно»,

— Андрей Путинцев, начальник бюро информационных технологий СРК «Севморсудоремонт»

Поскольку основной задачей было создание механизма управления производством, внедрение информационной системы началось с модулей, поддерживающих работу отдела маркетинга, бюро по сопровождению договоров, отдела материально-технического снабжения, бухгалтерии, финансовых служб и отдела по работе с персоналом. Постепенно наращивая функционал, команда проекта создала систему для решения управленческих задач, после чего приступила к внедрению производственного блока функций.

Сегодня системой охвачен практически полный цикл управления производством: в ней происходит формирование всех планово-учетных документов. «Автоматизация существенно упростила ведение документооборота. От некоторых операций удалось отказаться. Отпала необходимость ручного оформления документов, это позволило сократить накладные расходы предприятия», — отмечает Михайлик.

Внедрение производственного функционала оказалось одним из самых сложных этапов проекта. В отличие от финансовых и учетных подразделений, сотрудники которых привыкли формировать документы по определенным правилам, в производственных подразделениях правильному оформлению данных обычно не уделялось пристального внимания, поскольку приоритет отдавался собственно выполнению производственных заданий.

«Несвоевременная или неполная информация не позволила бы экономистам и менеджерам видеть реальные результаты. Нужно было организовать бизнес-процессы таким образом, чтобы все сотрудники своевременно вносили в систему необходимую информацию, — рассказывает Михайлик. — Сейчас практически каждое подразделение завода вводит в ERP-систему свои данные и использует получаемую из нее информацию».

В начале проекта предполагалось снабдить портативными компьютерами всех технологов, чтобы они имели возможность вводить данные и работать с системой постоянно (для этого планировалось провести сеть передачи данных в цеха). Эти планы реализовать не удалось, но от идеи создания автоматизированных рабочих мест технологов на предприятии не отказались. Было принято решение переместить технологов ближе к сети: создана единая служба технологов, размещающаяся в центральном офисе завода.

Сложность заключалась в том, чтобы научить технологов работать по строго определенным правилам. «Многие из них проработали на предприятии по 20-30 лет. Это уникальные специалисты, — говорит Путинцев. — Обычно перед началом работ технологи делали для себя черновые наброски, но единых правил оформления таких документов не существовало. С внедрением системы состав документации был регламентирован, формы документов занесены в систему. Поначалу не все технологи соглашались оформлять документы по единым правилам, тем не менее ведущие специалисты вскоре оценили систему как удобный инструмент формирования и получения информации по заказам». Для технологов объем документооборота несколько возрос, но зато появилась прозрачность хода работ по проекту.

Основное сделано

В настоящее время средствами системы ERP в СРК «Севморсудоремонт» решены основные управленческие задачи, связанные с управлением ресурсами, производственным планированием, расчетом плановой и фактической себестоимости, анализом экономической деятельности предприятия.

Особое значение при выполнении проекта придавалось автоматизации процессов производственного планирования и управления. Реализована ИТ-поддержка учета в производстве: отслеживается движение материальных ресурсов в ходе выполняемых работ, в структурных подразделениях и т. д., автоматизированы передача производственных документов в бухгалтерию и формирование производственных отчетов.

Средствами системы решены задачи ведения и определения спецификаций продукции: создание базы данных технологических процессов, спецификации, норм и маршрутных карт, подбор необходимых спецификаций, комплектующих, норм и маршрутных карт. Реализовано и производственное планирование, включая формирование производственных заказов, расчет потребностей в материальных и трудовых ресурсах, формирование бюджета заказов и актов дефектования.

Оценочная и плановая себестоимость ремонтов рассчитывается по различным методикам: поддерживается ведение произвольных наборов статей калькуляции, каталогов цен на ресурсы, различных методик расчета накладных расходов (оценивается доля от других статей, осуществляется расчет по сметам затрат и различным базам распределения), формируется необходимая отчетность.

Разумеется, выполнение проекта не ограничилось только автоматизацией процессов, непосредственно связанных с производством. Формирование и контроль исполнения бюджета, формирование платежных календарей и прогнозирование платежей, управление финансово-расчетными и кассовыми операциями, учет основных средств и нематериальных активов, подготовка бухгалтерской отчетности согласно требованиям законодательства, управление кадрами — вот далеко не полный перечень задач, решаемых с помощью ERP-системы.

На ее базе осуществляется управление снабжением (внесение заявок на снабжение, составление документов, контроль исполнения, формирование отчетности); складской учет (ведение приходных и расходных ордеров, карточек складского учета, внутреннее перемещение, расчет складских остатков, автоматический контроль дефицитов, неликвидов и сверхнормативов, формирование отчетности); контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (формирование оперативных сверок, ведомостей дебиторов и кредиторов, отчетов о хронологии взаиморасчетов).

С помощью системы автоматизированы предконтрактное взаимодействие с заказчиком, подготовка коммерческих предложений с предварительной оценкой стоимости ремонтов, ведение контрактов и контроль их исполнения, формирование отчетности.

В ходе проекта были выявлены и формализованы все связи между документами, необходимые для оперативного внесения изменений, их правильного отражения в управленческих отчетах и документах и своевременного контроля. Раньше, когда работа осуществлялась в ручном режиме, изменения отслеживались по заказу в целом, и нельзя было определить место возникновения проблемы. Благодаря автоматизации вся информация о заказах стала прозрачна: доступ к ней возможен с любым уровнем детализации.

Процесс по-новому

Основной производственный процесс предприятия выглядит теперь следующим образом. Еще до прихода корабля в док в систему вводятся документы, необходимые для выхода рабочих на объект: договор, перечень работ, нормативы их выполнения, предварительная оценка расходов и доходов предприятия по данному заказу. В отделе маркетинга формируются ведомости заказа, заодно проводится сравнительный анализ цен в прейскурантах предприятий региона (эти данные также вводятся в систему).

Заказ проходит определенные стадии предварительной обработки: формируются расценки работ по заказу, определяется заработная плата сотрудников (к формированию заказа подключаются специалисты отдела подготовки производства, определяющие зарплату сотрудников и состав материалов). На основе плановых учетных данных, которые вводятся в систему, рассчитывается маржинальный доход по каждому виду работ. При формировании заказа используется нормативно-справочная информация, частично созданная на предприятии (в 2005 году был сформирован нормативный указатель переменных расходов).

Так как для выполнения работ привлекаются не только сотрудники завода, но и сторонние организации, необходимо было предусмотреть своевременный ввод в систему информации о выполнении работ подрядчиками. «Мы не можем показать контрагента, как в других видах бизнеса, одной цифрой, — объясняет Нина Михайлик. — Материал, используемый контрагентом, учитывается в общей исполнительной ведомости заказа. Даже если контрагент выполняет работу с использованием своего материала, эта работа должна быть зафиксирована в общей ведомости, представляемой на таможню».

После создания предварительной ремонтной ведомости в ERP-системе появляется возможность сделать финансовый прогноз по данному заказу.

В ходе ремонта объем выполняемых работ претерпевает значительные изменения: уточнения происходят при дефектовании судна (фактические показатели отклоняются от плановых), монтаже и демонтаже оборудования, заявленного к ремонту. Фактически затраты в ходе ремонта изменяются на 70 % по сравнению с заложенными в нормативах.

Акты дефектования формируют технологи, эта операция производится непосредственно в системе.

Сотрудники, ответственные за контроль отпуска материалов, сверяют показатели, намеченные технологами, с фактическими показателями расхода материалов. Система поддерживает ведение произвольных наборов статей калькуляции, ведение каталогов цен на ресурсы, ведение различных методик расчета накладных расходов (по долям от других статей, по сметам затрат, по различным базам распределения) и формирует необходимую отчетность, позволяя оперативно контролировать производственный процесс, не дожидаясь окончания всех работ и ухода корабля из дока.

Менеджер заказа оперативно анализирует полученную информацию (к анализу привлекается также экономист, курирующий заказ), контролирует ход его выполнения, выявляет причины и источники перерасхода средств. Опираясь на данные плановых и фактических расходов, менеджер имеет возможность скорректировать цены на выполнение тех или иных видов работ, представив заказчику убедительную аргументацию. На этапе сдачи работ к процессу подключается отдел технического контроля, формируя в системе акт о выполнении определенного вида работ.

Сведения о выполненных работах используются экономистами, бухгалтерами и менеджерами заказа. Одновременно сотрудники договорного бюро получают информацию о выполнении договоров.

В перспективе

В ближайшие планы развития системы входит расширение круга поддерживаемых ею управленческих задач. В их числе — планирование производства в целом по предприятию, оперативное управление финансами и ремонтами основных фондов, построение сетевого графика производства, учитывающего все особенности судостроения.

Севастопольский судоремонтный завод

Судоремонтная компания «Севморсудоремонт» — одно из крупнейших в Европе предприятий по выполнению работ, связанных с ремонтом и переоборудованием судов практически всех классов. Основные направления деятельности: судоремонт и судостроение, машиностроение, стивидорная деятельность.

Заводские доки «Севморсудоремонта» позволяют осуществлять комплексный ремонт и модернизацию различных типов судов и кораблей с максимальной длиной 280, шириной 34 и осадкой 10 метров. В составе предприятия имеются три сухих дока, морской грузовой порт, ремонтные набережные (650 м), энергетическое и грузоподъемное оборудование (краны 80, 30, 16 и 10 т). Предприятие оснащено современным технологическим оборудованием и сертифицировано на соответствие стандарту ISO 9002.

ОАО СРК «Севморсудоремонт» является дочерней компанией ОАО «Севастопольский морской завод», история которого как главного форпоста военного флота России на Черном море насчитывает более 220 лет.