Успешное сосуществование Exchange и Outlook продолжается уже очень давно. Exchange Server исполнился 21 год, возраст Outlook почти такой же. Все эти годы методы совместной работы двух продуктов для хранения данных электронной почты на клиенте совершенствовались параллельно с развитием области хранения данных в целом и вычислительных возможностей клиента. Компания Microsoft все больше переносит акцент на Office 365 и предоставляет новые возможности и компоненты, работа которых основана на быстрых, надежных подключениях к сети и быстродействующем хранилище высокой емкости на клиентской системе.

Эта зависимость может стать источником проблем в тех случаях, когда требуется управлять профилями пользователей с целью повысить производительность клиентов на физических, виртуальных и «облачных» настольных компьютерах.

Эволюция хранилищ данных Exchange и Outlook

Первые клиенты Exchange работали только при подключении к сети; как только связь с сетью прерывалась, вы не могли отправлять, получать или читать почтовые сообщения. Специалисты Microsoft вскоре добавили возможность использования личного хранилища PST для хранения почты в автономном режиме, и соответствующие файлы быстро получили широкое распространение, хотя они и были уязвимы, что могло приводить к потерям данных. В более поздних версиях Outlook компания Microsoft отказалась от PST-файлов в пользу более надежного, но менее переносимого формата OST (таблица хранения Office). Разработчики даже экспериментировали с упрощенной клиентской версией Exchange Extensible Storage Engine (ESE) с условным названием Rosebud, но оказалось, что для ее превращения в постоянный компонент Outlook требуется слишком много вычислительных ресурсов.

В Outlook 2013 появился ползунок синхронизации Sync Slider, который дает пользователям более полный контроль над размером OST-файлов. Данная функция необходима, так как в Exchange 2010, Exchange 2013 и Exchange Online была обеспечена возможность эффективного управления почтовыми ящиками большого размера на серверной стороне. Система из PST и OST была спроектирована, когда размер «большого» почтового ящика достигал 100 Мбайт, но Microsoft постоянно повышала предельные размеры с 10 до 25 и 50 Гбайт в версии 2013 и текущего предела в 100 Гбайт в корпоративных планах. Одновременно благодаря доступности быстродействующих недорогих дисков администраторы смогут увеличить квоты почтовых ящиков.

На сцене OneDrive

Exchange Online широко разрекламирован как «шлюз в облако». Специалисты Microsoft упорно трудились, чтобы убедить клиентов компании принять и другие рабочие приложения Office 365, и OneDrive для бизнеса — очевидный пример успеха. По некоторым оценкам, OneDrive является вторым по числу развертываний рабочим приложением Office 365 (вслед за Exchange Online). Концепция OneDrive для бизнеса — простая и выразительная: храните файлы в «облаке», где они невидимо синхронизируются между устройствами, что позволяет избежать их потери или повреждения и легко организовать совместную работу с ними или доступ в любое время. Постепенно Microsoft интегрировала дополнительные продукты с OneDrive, в том числе настольные, мобильные и веб-приложения Office и Windows 10. В результате все больше пользователей обращается к OneDrive для бизнеса с целью хранения файлов, которые прежде размещались бы на файл-серверах или в папке «Мои документы».

Microsoft добавила привлекательности OneDrive, повысив лимит хранения данных на одного пользователя до невообразимой величины в 1 Тбайт. Очень немногие пользователи имеют так много данных (если исключить музыку, видео и т. д.), что неплохо, учитывая, как работает хранилище OneDrive для бизнеса. Если только вы не используете версию Windows 10 Fall Creators Edition и не включили режим OneDrive Files On-Demand, любые выбранные папки будут полностью синхронизированы с расположением по умолчанию в профиле пользователя. Все хорошо, пока пользователь остается на одном компьютере, но ситуация может резко ухудшиться, если он перемещается, особенно в среде VDI. По этой причине многие компании, использующие VDI, но не желающие отказываться от преимуществ OneDrive, отключают синхронизацию клиента и вынуждают пользователей работать через веб-интерфейс OneDrive. Это не очень удачное решение, но все же лучше, чем заставлять пользователей ожидать ресинхронизации их профилей при каждом выполнении процесса авторизации.

Разрастание профиля и «облако»

Администраторы Exchange привыкли к разнообразным проблемам, возникающим из-за особенностей работы OST-файлов. Каждый OST-файл содержит cookie-строку, связанную с определенным профилем Outlook на конкретном компьютере. Некоторые изменения на сервере могут привести к тому, что Exchange потребует полной ресинхронизации OST-файла, и, конечно, полная ресинхронизация обязательна, если пользователь удаляет OST-файл (или он испорчен). OST-файл хранится как часть перемещаемого профиля, и это вызывает проблемы, когда пользователь выполняет авторизацию на новом компьютере. Дожидаться, пока многогигабайтный OST-файл будет синхронизирован с новым компьютером, не слишком приятно. В еще большей степени это относится к ситуации, когда вы используете общую среду и не знаете, что ваш рабочий стол предоставляется виртуальной средой, в которой должен быть синхронизирован профиль. Это особенно неудобно в непостоянной виртуальной настольной среде, где попытки ресинхронизировать весь кэш Outlook будут предприниматься при каждом процессе авторизации.

Microsoft постаралась смягчить эту проблему несколькими способами. Один — ползунок синхронизации Sync Slider; другой — повышение качества функций «облачной» архивации в Office 365 (цены тоже были скорректированы в сторону уменьшения). Третий способ — улучшение функциональности поиска Exchange с целью упростить работу, когда локально в OST-файле находится лишь часть содержимого почтового ящика.

На стороне OneDrive большинство усилий Microsoft сосредоточено на улучшении синхронизации перемещаемых клиентов; например, OneDrive может обнаружить сеть с учетом трафика (в частности, Wi-Fi в самолете) и позволяет задать предельную пропускную способность при передаче и загрузке данных. Появление Files On-Demand означает, что пользователи могут работать без обязательной синхронизации каждого файла в библиотеке OneDrive, но при этом требуется развернуть новейшую версию Windows 10 — тот случай, когда лекарство может оказаться опасней болезни.

Борьба с чрезмерным разрастанием профиля

Существует несколько превентивных мер, которые помогут уменьшить разрастание профиля.

  • Вы можете заставить всех пользователей запускать Outlook в режиме подключения к сети. Это полностью исключает использование OST-файлов, но также означает, что пользователи целиком зависят от сетевого подключения между экземпляром Outlook и сервером почтовых ящиков. Сетевые проблемы быстро становятся очевидными, когда пользователи видят непонятные и временные ошибки Outlook. Это не самое лучшее решение для большинства компаний.
  • Можно задействовать параметры групповой политики, чтобы задать стоимость Sync Slider для клиентов. Это ограничивает возраст элементов в OST-файлах пользователя, но не ограничивает их размера. Кроме того, у пользователей могут возникнуть неудобства из-за трудностей работы с более старыми элементами: в зависимости от должностных обязанностей, некоторым пользователям может потребоваться доступ к элементам, возраст которых превышает заданный предел. Поскольку эти параметры применяются к пользователю независимо от того, откуда он выполняет авторизацию, может возникнуть нежелательный побочный эффект сужения возможностей на компьютерах (например, домашнем компьютере), на которых размер профиля или время синхронизации не имеют значения.
  • Вы можете активно применять политики хранения, чтобы записывать больше почтовых сообщений в архив сети, уменьшая размер OST-файла. У этого подхода те же недостатки, что и у ограничения применения Sync Slider: пользователям не удастся получить старые сообщения, не создавая дополнительного трафика к серверу.

Решить проблему разрастания профиля для OneDrive несколько труднее. У администраторов нет централизованного способа выбрать папки для синхронизации отдельными пользователями, и большинство пользователей с удовольствием принимают вариант синхронизации всех папок. Если отключить клиент синхронизации OneDrive, пользователи могут продолжать работать с файлами OneDrive, но это более сложный процесс, чем при установленном клиенте синхронизации, и вам придется объяснить пользователям, как это делается. Переход большинства компаний на выпуск Windows 10 Fall Creators Edition, чтобы получить функцию Files On-Demand, произойдет не ранее чем через год, так что этот вариант тоже не самый удачный.

Расширенное управление профилем для современного «облака»

Идеальное решение — предоставить пользователям гибкие и мощные возможности инструментария Microsoft при сохранении удобных процедур входа и синхронизации для пользователей. Лучший способ достичь этой цели — воспользоваться современным инструментарием управления профилем, например ProfileUnity (http://www.liquidware.com/products/profileunity) компании Liquidware. ProfileUnity — набор инструментов управления пользовательской средой, который вводит в перемещаемые профили компонент ProfileDisk, механизм на основе контейнеров. С его помощью можно заранее подготовить для пользователя OST-файлы Outlook, документы OneDrive и т. д. в виде файлов VHD и VMDK, независимо от того, где пользователь выполняет авторизацию. Благодаря ProfileUnity можно полностью удовлетворить ожидания пользователей: синхронизация профиля обеспечивает доступ к данным в сочетании с мощной функциональностью пакетов Microsoft Outlook и OneDrive.