В течение восьми кварталов подряд Microsoft Office 365 демонстрирует здоровый рост, измеряемый двузначными числами, благодаря разнообразным планам подписки и гибкой ценовой политике. В результате доход от Office 365 уже дважды превзошел доход от продажи лицензий в IV квартале финансового 2017 года (https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2017-Q4/productivity-and-business-processes-performance) и в I квартале финансового 2018 года (https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2018-Q1/productivity-and-business-processes-performance).

Однако у Office 365 есть свои недостатки. Ниже перечислены типичные проблемы Office 365, с которыми сталкиваются пользователи службы. Вы можете оценить их и решить для себя, согласны ли вы мириться с такими недостатками, прежде чем совершите переход на Office 365.

1. Ограниченное владение

Office 365 принадлежит компании Microsoft и физически размещается в центрах данных Microsoft, доступных только уполномоченным специалистам компании. Корпорация также обеспечивает общую поддержку и обслуживание Office 365. Например, если снижается производительность рабочего процесса, вам придется обратиться в службу поддержки Microsoft. Отклик может задержаться, и вам, возможно, не удастся устранить проблему немедленно. Более того, только Microsoft решает, когда применять обновления и вводить новые функции. Это означает, что, в отличие от локального решения, которое может существовать без изменений в течение многих лет, Office 365 будет меняться независимо от вашего желания.

Именно из-за проблемы владения компании часто предпочитают гибридные варианты, которые позволяют сочетать возможности коллективной работы в «облаке» с контролем над локальной частью развертывания.

2. Проблемы производительности

Ограниченный контроль реализации может привести к снижению производительности, и это серьезный недостаток Office 365. По умолчанию Microsoft гарантирует для Office 365 время непрерывной работы 99,9% и подкрепляет эту гарантию финансовыми обязательствами в рамках SLA. Если время непрерывной работы клиента за месяц ниже 99,9%, компания Microsoft обязуется компенсировать потери через сервисные кредиты. Звучит обнадеживающе, но практика показывает, что проблемы производительности с Office 365 все же возможны.

В марте 2017 года в результате периодических отключений Office 365 у пользователей во всем мире возникали трудности при доступе к учетным записям OneDrive, Skype для бизнеса и Outlook. В июне 2017 года было зарегистрировано отключение Office 365 в Европе и США. Наконец, в сентябре европейские подписчики столкнулись с отказом Exchange Online.

В целом это означает, что компаниям необходим «план Б» на случай возможных отказов Office 365. Например, если перебои в коллективной работе недопустимы, полезно иметь вспомогательную среду (дополнительный ящик электронной почты или решение для совместной работы вне Office 365), чтобы обеспечить связь при форс-мажорных обстоятельствах.

3. Проблемы безопасности

Безопасность — один из вопросов, которому Microsoft уделяет повышенное внимание. Тем не менее именно из-за проблем с безопасностью компании откладывают переход в «облако». Microsoft обеспечивает многоуровневую защиту Office 365 (https://www.scnsoft.com/blog/office-365-security-in-questions-and-answers) через физические средства, встроенные функции и клиентские элементы управления, но компании зачастую опасаются потерять данные, сохраненные в «облаке». Неуверенность в безопасности данных — одна из проблем Office 365.

В августе 2017 года произошла утечка имен пользователей и адресов электронной почты Office 365 мультиабонентских административных панелей мониторинга. Об утечке сообщили пострадавшие пользователи многих региональных центров данных Office 365 США, Европы, Ближнего Востока и Африки.

Office 365 — традиционная мишень для киберпреступников, атакующих методом подбора и распространяющих вредоносные программы. Exchange Online остается самой желанной целью для взломщиков, которые пытаются украсть ценную корпоративную информацию и личные данные из почтовых ящиков подписчиков.

Чтобы избежать проблем с безопасностью, администраторам Office 365 следует отслеживать развертывания через центр безопасности Office 365, обнаруживая изменения в поведении системы, контролировать обмен данными и действия пользователей. Особенное внимание нужно уделить элементам управления доступом и разрешениям пользователей, чтобы предотвратить доступ посторонних лиц к конфиденциальным данным, а также обеспечить соблюдение сотрудниками политик безопасности устройств.

4. Границы соответствия требованиям

Соответствие требованиям — другая болевая точка для компаний, рассматривающих возможность задействовать Office 365 в качестве платформы для совместной работы. Большинство служб и приложений Office 365 уже успешно прошли международную сертификацию, то есть они соответствуют требованиям ISO 27001, EUMC, HIPAA BAA, FISMA и разнообразным национальным, региональным и отраслевым требованиям.

При этом приложения и службы пакета Office 365 имеют различные категории соответствия, описанные в выделенной Compliance Framework. Службы и приложения в категориях C и D отличаются самым строгим соответствием требованиям (SharePoint Online, Exchange Online, Project Online, Office Delve и другие). Некоторые службы и приложения вообще не соответствуют требованиям, например, Microsoft Stream сегодня находится на стадии аудита.

На практике компании с особыми требованиями соответствия, предъявляемыми к Office 365, могут обращаться напрямую к Microsoft или их консультантам по Office 365.

5. Трудности настройки

Office 365 поставляется с набором корпоративных подписок, в котором заинтересован крупный бизнес. Очевидно, большие компании нуждаются в гибком программном обеспечении, адаптируемом к конкретной бизнес-среде.

Office 365 нельзя назвать платформой, удобной для настройки. Да, она располагает разнообразными приложениями и службами, из которых компании могут выбрать наиболее подходящие. Но если нужно настроить конкретное приложение, то задача может быть трудновыполнимой. Кроме того, обновления от Microsoft могут повлиять на сделанные настройки.

В этом контексте SharePoint Online — самая тонко настраиваемая программа в пакете. Поэтому, по крайней мере, создание специализированной «облачной» интрасети не будет большой проблемой.

6. Подводные камни внедрения

Наконец, компании могут столкнуться с трудностями при внедрении Office 365, особенно если выполняется переход к Office 365 от локального решения. Может возникнуть масса вопросов, которые придется решать с учетом мнения конечных пользователей, например:

  • Как эффективно использовать весь пакет Office 365?
  • Как применять возможности конкретных приложений, отличные от локальных? Например, как задействовать коммуникационные и узловые сайты SharePoint Online, недоступные локально?
  • Как управлять взаимодействием с внешними пользователями?
  • Как безопасно использовать Office 365 на мобильных устройствах?

Вследствие регулярных обновлений и возможных настроек Office 365 иногда требуется организовать обучение пользователей, информировать сотрудников о новых функциях и разъяснять им способы эффективной работы с инструментарием.

Чтобы недостатки Office 365 не мешали работе

Приступая к подробному знакомству с Office 365, вы обнаруживаете ряд аспектов, воспринимаемых различными компаниями по-разному. Например, маркетинговое агентство может спокойно игнорировать все перечисленные выше изъяны, так как они не влияют на его деятельность. У организации из сферы здравоохранения возникнут вопросы относительно границ соответствия требованиям, а также безопасности. А руководству компании, развернувшей локальный экземпляр SharePoint с глубокими настройками, придется поломать голову над тем, как преодолеть трудности настройки.

Однако предупрежден — значит вооружен. Заранее зная о возможных проблемах, вы можете хладнокровно взвесить все преимущества и недостатки реализации пакета Office 365 и разработать оптимальный план внедрения. Но если вы не готовы самостоятельно преодолевать недостатки Office 365, попробуйте обратиться к независимым консультантам, которые помогут создать новую экосистему Office 365 и использовать ее с максимальной пользой.