Совместная работа в «облаке» в Office 365

Office 365 — превосходная платформа для бизнеса любого масштаба. С точки зрения затрат на реализацию это весьма интересное решение независимо от того, какие его функции предполагается использовать. Организация совместной работы — одно из направлений моей повседневной деятельности. Большинству моих клиентов необходим определенный уровень рабочего взаимодействия между внутренними или внешними подразделениями и группами. В Office 365 такой набор возможностей предусмотрен уже на протяжении длительного времени. С самого начала основными компонентами Office 365 были SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. Однако, помимо этих двух компонентов, которые уже широко используются, есть и другие функции Office 365, позволяющие делать то же самое, если не больше, чем проверенные временем возможности SharePoint.

Слишком часто, отказываясь от локальной системы SharePoint, мы переходим на эти два компонента, так как они нам хорошо знакомы, клиенты к ним уже привыкли, а у пользователей сформировались соответствующие профессиональные навыки. При этом в Office 365 есть много других решений для совместной работы, и оптимальный выбор зависит от того, что именно требуется.

Можно выделить следующие типы совместной работы:

1. Совместная работа предварительно заданных структур или групп данной организации.
2. Совместная работа предварительно заданных внешних структур или групп
3. Совместная работа структур или групп данной организации, формируемых в зависимости от конкретной ситуации.
4. Совместная работа внешних структур или групп, формируемых в зависимости от конкретной ситуации.
5. Совместная работа структур или групп данной организации и внешних структур или групп.
6. Совместная работа, инициируемая приложением (социальная сеть, почтовый клиент или стороннее приложение).
7. Совместная работа, инициируемая пользователем в зависимости от конкретной ситуации.

Перечисленные типы охватывают если не все, то большинство сценариев, и именно их мы будем рассматривать в качестве основы для оценки имеющихся возможностей. Для начала необходимо вспомнить, что есть в Office 365.

SharePoint Online

SharePoint сегодня используется в той или иной форме во множестве организаций. Как известно, этот продукт существует далеко не первый год, и в 2001 году область его применения ограничивалась коллективным доступом и совместной работой с документами, с чем, кстати, он отлично справлялся. Сегодня возможности SharePoint значительно расширились, существуют специальные шаблоны для разных типов контента, реализованы функции классификации и систематизации, имеются службы использования данных и автоматизации бизнес-процессов, обеспечена поисковая доступность всего контента. Что касается организации совместной работы, то в SharePoint предусмотрен весь ассортимент возможностей, что позволяет реализовать любой пользовательский сценарий (экран 1). Однако большой проблемой остается подсоединение пользователей к системе; впрочем, благодаря усовершенствованиям набора средств проверки подлинности в Office 365 ситуация упростилась, хотя некоторые ограничения по-прежнему очевидны. Другое ограничение касается живого общения в ходе совместной работы. Есть вероятность, что что-то будет понято не в том смысле, который изначально предполагался. Многие обсуждения остаются вне контекста общения, и многое происходит за рамками SharePoint, что порождает потребность в координаторе, который мог бы установить связи и свести все воедино. Поймите меня правильно: я являюсь давним приверженцем SharePoint, но убежден в необходимости тщательного осмысления потребностей. Применять SharePoint следует лишь тогда, когда это целесообразно, не пытаясь с его помощью решать задачи, которые можно решить более эффективно с использованием других возможностей.

Экран 1. Портал SharePoint Online

OneDrive для бизнеса

OneDrive для бизнеса существует уже довольно давно и порождает много путаницы для конечных пользователей. Возможность хранить документы и файлы в отдельном месте, привязанном к организации, а также в месте, привязанном персонально к пользователю, приводит к созданию двух хранилищ, что аналогично использованию локального решения SharePoint и общих папок или персональных дисков. Есть общий контент, персональный контент вашего подразделения и ваш личный контент (экран 2).

Экран 2. Взаимодействие с OneDrive для бизнеса

В некорпоративном пространстве хранилище OneDrive четко определено и интегрировано с outlook.com, так как файловый механизм хранения получил всеобщее признание. Для организаций ситуация не так проста. OneDrive для бизнеса позволяет выстраивать сложные структуры и имеет расширенные возможности внешнего совместного доступа, что фактически означает использование хранилища некорректным образом.

Microsoft в последнее время много работает над усовершенствованием инструментария и обновлением пользовательского интерфейса SharePoint и OneDrive, что позволяет реализовать большинство пользовательских сценариев. Возможность, однако, не означает обязательной необходимости применения OneDrive во всех случаях. Важно определить, в каких именно ситуациях его следует использовать. Например, если попытаться применять OneDrive для хранения политик компании, быстро выяснится, что это совсем неподходящее место. Проведите сравнительный анализ возможностей в сопоставлении с требованиями и определите целесообразность применения данного решения.

Exchange Online

Электронная почта стала неотъемлемой частью нашей жизни. Если вы считаете, что можете использовать ее реже или даже отказаться от нее вовсе, то это самообман. Электронная почта пока остается основным способом связи в организациях, даже при использовании социальных платформ и решений, как показано на схеме на рисунке 1.

Рисунок 1. Самая популярная схема применения электронной почты

Проблема в том, что такая совместная работа остается вне контекста или за рамками живого общения. Рассылка документов и файлов, внесение изменений, инициируемое по электронной почте, с последующей рассылкой обновленных версий, не способствуют истинному сотрудничеству, особенно когда дело касается поисковой доступности.

Электронная почта еще долго будет существовать и оставаться основной платформой связи и совместной работы. Microsoft работает над улучшением прямой интеграции двух упомянутых выше компонентов с почтовым клиентом. Теперь вместо прикрепления файлов можно использовать ссылки на файлы, а еще лучше ссылаться на них из двух основных механизмов хранения без необходимости находить ссылку и выполнять копирование и вставку. В Office 365 возможность использования ссылок или прикрепления файлов при наличии совместного доступа делает электронную почту подлинным сподвижником других компонентов.

Не думаю, что количество пересылаемых сообщений электронной почты уменьшится, просто такая связь станет удобнее и проще, что облегчит совместную работу. Сама же по себе электронная почта не отвечает требованиям в рамках наших пользовательских сценариев, так как формально не является средством совместной работы с документами и файлами.

Yammer

Yammer — это интернет-решение для совместной работы в тематических группах, позволяющее наладить «сотрудничество в социальном контексте», как внутреннее, так и внешнее, путем создания корпоративной сети и определения групп аналогично сайтам SharePoint (экран 3). Yammer не имеет функций управления документами и внутрикорпоративной совместной работы, необходимых большинству организаций, но упрощает живое общение.

Экран 3. Yammer как решение для совместной работы

На основе информации, получаемой от Microsoft и из других источников, в сообществе давно ведутся дискуссии относительно места, занимаемого Yammer в общей совокупности имеющихся решений, по сравнению с такими продуктами, как SharePoint Online.

Компании, сегодня использующие Yammer, могут отлично организовать совместную работу на основе живого общения в социальном и рабочем контексте и в тематической привязке к общей цели и назначению сайта или контента. Все средства доступны в пределах сайта, что позволяет каждому оперативно вносить свой вклад в общую работу.

Осуществляются инвестиции, направленные на обеспечение возможности единого входа и углубление интеграции с остальными компонентами Office 365, но здесь ситуация еще не определилась, особенно если говорить о внедрении. Сегодня же, если вы ищете решение для совместной работы с документами в сочетании с живым общением, Yammer — вполне подходящий вариант, особенно учитывая существующую теперь интеграцию с SharePoint Online. Эта платформа легко может использоваться в рамках всех наших пользовательских сценариев, хотя и с учетом ограничений, связанных со спецификой Yammer.

Microsoft Groups

Некоторое время назад Microsoft представила новую службу Groups, позиционируемую как прорыв в области решений для совместной работы в организациях, благодаря органичному соединению некоторых основных компонентов Office 365, в результате чего удалось получить хорошо интегрированный пользовательский интерфейс (экран 4).

Экран 4. Пользовательский интерфейс Microsoft Groups

Концепция Groups объединяет в себе Azure Active Directory, Exchange Online и OneDrive для бизнеса, что позволяет пользователям и группам создавать сайты с интегрированной электронной почтой для совместной работы с документами c использованием основных возможностей OneDrive для бизнеса и некоторых возможностей SharePoint Online, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Концепция Groups

Сайты групп легко обнаруживаются в Outlook, а также через Интернет. Все это отлично работает, но первоначально существовали ограничения, обусловленные возможностями, разрешенными в группе. Некоторые из ограничений теперь отменены, и в группе легко обнаруживаются другие компоненты.

Трудность заключается в том, что группы можно классифицировать как остающиеся практически вне рамок взаимодействия, поскольку они размещаются под отдельной веб-структурой, имеющей подключения к другим сервисам, и не обнаруживаются в SharePoint Online, где, как было показано ранее, фактически складывается слой представления. Также не предусмотрены живые беседы, что для меня как конечного пользователя означает необходимость выполнять те же задания, что и раньше: беседовать в одном месте, сотрудничать — в другом. Однако, по крайней мере, реализована прямая интеграция с электронной почтой, что некоторым образом облегчает дело.

Groups отлично работает и безусловно может рассматриваться в качестве решения для построения пространств для совместной работы. Этот вариант отвечает большинству наших пользовательских сценариев, но следует помнить, что для сценариев совместной работы «один на один» или «один с несколькими» использование групп можно считать излишеством.

Microsoft Teams

В конце прошлого года Microsoft представила новую концепцию групп под названием teams. Фактически это вторая версия групп, дополнившая групповую структуру живым общением наряду с другими возможностями, доступными непосредственно на сайте групп.

Основным компонентом интерфейса теперь становится приложение Skype для бизнеса (см. рисунок 3). Пользовательский интерфейс открывает доступ к сайту групп, где все функции для совместной работы собраны в одном месте и можно выполнять любые действия, например осуществлять видеовызов прямо с сайта с использованием Skype для бизнеса или даже пользоваться средствами бизнес-аналитики Power BI.

Рисунок 3. Концепция Microsoft Teams

Teams замечательно работает и отвечает подавляющему большинству существующих пользовательских сценариев, однако это лишь первая версия, и в 2017 году следует ожидать появления новых компонентов и, возможно, некоторых изменений.

Это решение определенно заслуживает рассмотрения, так как позволяет пользоваться основным набором функций Skype в зависимости от контекста содержимого, что дает значительные преимущества для совместной работы.

Skype для бизнеса

Наконец, Skype для бизнеса, формально не являясь решением для совместной работы, подобно большинству решений с функцией виртуальной беседы (чата), открывает возможность для обсуждений в реальном времени в ходе работы с общими ресурсами. Такое живое общение зачастую приносит больше пользы, чем кропотливый труд по созданию контента, и становится залогом успешного сотрудничества (экран 5).

Экран 5. Skype для бизнеса

Благодаря точкам интеграции, использующим такие элементы, как автоматический прием сообщений и события, Skype для бизнеса может стать эффективным решением, позволяющим участвовать в обсуждениях и вносить полезный вклад в общий информационный материал.

Сам по себе Skype для бизнеса никогда не станет основным решением для совместной работы в организациях, но, как мы уже убедились в случае с Microsoft Teams, интеграция расширяет возможности и обогащает пользовательский интерфейс.

Как можно заметить, в составе Office 365 есть отличные компоненты, каждый из которых позволяет организовать собственный вариант совместной работы. Для нас как специалистов по внедрению самое важное — найти оптимальный компонент или компоненты и увязать их вместе, чтобы реализовать оптимальные возможности для совместной работы. Компания Microsoft продолжит вводить новшества и совершенствовать интерфейсы за счет более глубокой интеграции, и мы сможем следить за формированием этого пространства. Следует также помнить, что конкуренция — большой стимул для развития, и сегодня многие производители стремятся создать аналогичные наборы функций и компонентов, так что мы можем ожидать появления все более интересных возможностей.