Управление проектом на бегу

Участвуя в очередном совещании, обратите внимание на множество технических новинок, разложенных на столах. Когда каждый имеет при себе до трех устройств, синхронизация становится одной из ключевых задач персональной стратегии управления проектами. Однако это не всегда легко сделать при существующем многообразии программных и аппаратных средств. Кроме того, никто не застрахован от потери информации. У вас легко может возникнуть ощущение, что ваше информационное содержимое «размазано» между десятками различных программных сред, учитывая способы работы большинства компаний.

Эту проблему необходимо решить, поскольку, когда речь идет о крупном проекте, эффективный переход с устройства на устройство становится насущной необходимостью. В этом может помочь решение, опирающееся на правильное программное обеспечение и подходящие службы.

Возможные средства управления проектами

Начать следует с технологий, специально предназначенных для решения данной задачи. Прежде всего, заслуживает внимания Trello — приложение, которым я успешно пользовался. Это «живая» интерактивная панель и пространство для сотрудничества, которое может стать общим для членов одной проектной команды (экран 1).

Экран 1. Trello позволяет отслеживать этапы выполнения работы проектной командой

Trello обеспечивает более удобное рабочее пространство, чем стандартная диаграмма PERT. Это приложение позволяет сформировать рабочий маршрут, которому команда следует на пути реализации всех этапов проекта. Мобильные приложения для Android и iOS имеют единообразный интерфейс, привязанный ко всему рабочему процессу. Кроме того, Trello интегрирован с Slack и Microsoft Teams, что приобретает все большее значение для коллективной работы любого рода.

Если Trello вам не подходит, в данном пространстве существуют и другие варианты. Сохраняет популярность Asana с таким же интерфейсом, как у Slack, и с эффективным использованием цветов, превращающим навигацию в удовольствие. Также популярен Jira от Atlassian — удачный вариант, если ваша компания использует HipChat.

Главным условием синхронизации является использование мобильных приложений, поддерживаемых каждой из служб. Эффективность кросс-платформенной деятельности должна быть конкретным показателем, оцениваемым сотрудниками при тестировании, так как это станет определяющим фактором в перспективе, когда им придется выполнять свою работу, находясь за пределами организации.

Синхронизация задач

Если вы не хотите заклеивать боковую панель своего монитора стикерами, то ничто для вас не сравнится с хорошим планировщиком задач. По моему мнению, несмотря на то что такие службы, как OneNote, Evernote и Google Keep, располагают средствами управления задачами, все же лучше задействовать специализированное приложение. Большинство таких приложений имеют расширенные возможности, такие как напоминания, распределение по категориям и ориентированный на конкретную задачу интерфейс, что позволяет точно определить, что именно необходимо сделать.

Для проектных групп хорошим решением станет Todoist. Для его использования в коллективной работе необходима подписка на бизнес или премиум-вариант за 30 долл. в год, но у этого приложения столько достоинств, что оно вполне заслуживает таких вложений (экран 2).

Экран 2. Todoist позволяет разбивать проекты на управляемые части

Все предыдущие решения, предназначенные для управления проектами, могут использоваться для отслеживания хода выполнения крупных частей проекта. Для менее масштабных повседневных задач большую ценность представляет такое приложение, как Todoist. На сегодня оно поддерживает и Windows, и Mac, и iOS, и Android, и платформы для портативных устройств. Речь идет не просто об эффективной интеграции; кросс-платформенная деятельность реализована так, как если бы это было одно и то же приложение для всех платформ.

Наконец, приложение Wunderlist можно назвать «живым трупом», поэтому вас вполне может заинтересовать Microsoft To-do. Компания обещала углубление интеграции с Office, что поможет группам, пользующимся Office 365, работать более эффективно. Однако здесь все пока находится на стадии «поживем — увидим».

Оставайтесь на связи

На технической конференции нельзя повернуться, чтобы не наткнуться на компьютер, на котором используется Slack. Действительно, эта служба настолько популярна, что пока Google Hangouts Chat и Microsoft Teams вряд ли способны его вытеснить.

Для повседневного использования я по-прежнему считаю Slack лучшим вариантом, особенно для организаций, желающих ограничить доступ внештатным сотрудникам (что пока невозможно с использованием Microsoft Teams). Однако если это не является проблемой, то Teams, безусловно, является достойной альтернативой. Это решение можно считать вариантом «чата для взрослых», даже при наличии несерьезной анимации (экран 3).

Экран 3. Teams — добротное решение для успешной работы на разных платформах

Новая служба Hangouts Chat от Google также подает надежды, хотя бы по причине интеграции с G Suite. По сравнению с более старой версией Hangouts, с которой я познакомился на конференции Google Cloud Next, заметно улучшилось качество видеочата. Однако, подобно Teams, продукт находится на начальном этапе развития, и интеграция со сторонними решениями пока минимальна.

Если существует рынок, который можно завоевать, Microsoft и Google непременно на него выйдут. Возможно, это не слишком нравится тем, кто пытается сделать деньги на новой идее, но все компании хорошо понимают значимость кросс-платформенной работы. Все чаще в беседах по Skype и Slack, в которых я участвую, то один, то другой участник присоединяется к группе с какого-то фантастического устройства, о котором почти ничего не известно. Если будущее за мобильными устройствами, то нужно иметь возможность работать с любого экрана, который у вас есть.