Microsoft Teams, группы и прочее

К настоящему времени вы наверняка имели возможность познакомиться с Microsoft Teams, группами и прочими объектами, составляющими службы и компоненты Office 365. Новые приложения выпускаются, похоже, каждую неделю, и вам остается только выбирать, какой вариант использовать.

Не всегда просто отдать предпочтение одному из вариантов, поскольку все они очень похожи по возможностям и областям применения. И все же выбор между сайтами рабочих групп SharePoint, Microsoft Teams и группами при проектировании решения для совместной работы может оказаться решающим.

Microsoft Teams — ответ Microsoft на появление продукта Slack. В основу этого решения положена идея специализированных рабочих групп, наделенных широкими возможностями Skype. Microsoft Teams интегрируются с группами и полезны для небольших проектов и подразделений, нуждающихся в быстром обмене информацией через Skype в процессе совместной работы. Microsoft Teams имеют превосходный интерфейс, очень удобны в применении и одинаково эффективны при работе как в Интернете, так и с мобильными приложениями (экран 1).

Экран 1. Интерфейс Microsoft Teams

Трудности при использовании Microsoft Teams связаны с выбором ситуаций для их применения, отслеживанием и подготовкой отчетов о данных. Хотя основные данные сохраняются на сайте SharePoint, процессы перемещения и выполнения операций могут быть намного сложнее, чем при использовании сайта рабочих групп SharePoint. Одна из проблем заключается в том, что для использования полной функциональности Microsoft Teams необходимо задействовать приложения Teams на мобильном устройстве или настольном компьютере. Возможно, вам привычен такой способ использования приложения, но подобная зависимость, хотя и хороша для компании Microsoft, может не понравиться пользователям.

Группы, именуемые также современными группами Office 365 Modern Groups, — первая попытка компании Microsoft создать удобный инструмент для совместной работы, охватывающий несколько служб и компонентов в составе Office 365. Группа Office 365 состоит из электронной почты, календаря и хранилища документов и файлов. Основные преимущества использования групп связаны с общими календарем и электронной почтой, которые интегрированы в интернет-почту и в клиенты Outlook как на мобильных устройствах, так и на настольных компьютерах под Windows или MAC. Группа — отличный вариант для запуска нескольких приложений, таких как Planner, OneNote и Power BI, которые видимы в центральной области окна (экран 2). Главное преимущество заключается в простоте управления и создания, но в то же время это и недостаток, так как объекты в клиенте быстро множатся. Как и Microsoft Teams, группы не обеспечивают тот же уровень управления документами, что и сайты рабочих групп SharePoint, хотя и используют SharePoint для хранения. Чтобы сделать что-то полезное на сайте SharePoint, необходимо выйти из контекста группы. Иногда это приводит к недоразумениям и часто нарушает функциональность при внесении важных изменений. Проблемы также усугубляются из-за потери некоторых функций семейством веб-сайтов, стоящим за группой и Microsoft Teams.

Экран 2. Интерфейс рабочих групп

В категории «прочее» — SharePoint, который безусловно является инструментом для совместной работы. Это зрелый продукт с точки зрения функциональности и области использования. Не всем нравится пользовательский интерфейс, который меняется от версии к версии, но SharePoint прошел проверку временем и очень успешно применяется как средство для совместной работы.

SharePoint — не только хранилище для Microsoft Teams и групп, в обоих случаях это ключевая часть общего механизма совместной работы, наряду с сайтами OneDrive для бизнеса. SharePoint успешно применяется для многих целей, начиная с базового взаимодействия, например при работе с документами или сохранении данных списков. Он прекрасно интегрируется с другими решениями, такими как Power BI и прочие системы подготовки отчетов (экран 3). Интеграция — большое преимущество SharePoint. Продукт проектировался в. NET, а теперь исходный текст некоторых его компонентов стал открытым, и многие решения строятся очень просто. Определенный недостаток заключается в том, что скромная программа со временем превратилась в мощный продукт, для использования которого требуются специальные знания. Если начальная настройка выполнена неверно, то впоследствии могут возникнуть проблемы, избавиться от которых будет очень непросто.

Экран 3. SharePoint интегрируется с другими решениями

Также к категории «прочее» относится OneDrive для бизнеса вместе с многочисленными сторонними компонентами. Сравнивая функциональность таких платформ, как Google Drive, Google Docs, Dropbox, Box, Slack, и любых других решений для совместной работы, вы увидите, что компания Microsoft уверенно опережает конкурентов, предлагая интересные и необходимые пользователю службы.

На самом деле вопрос заключается вовсе не в предпочтении одной службы другим, главное совместить каждую из них с конкретными бизнес-требованиями. Microsoft Teams, группы и SharePoint — превосходные продукты, подходящие для организации совместной работы. Все три предназначены для различных решений и потенциально для компаний разного размера. Выбирая какой-либо продукт, планируйте, как и где вы будете использовать его. Это позволит вам более гибко управлять совместной работой и добиться лучших результатов.