Команды, группы SharePoint и Skype

Уже довольно давно я использую для видеосвязи продукт Slack, однако в нашей компании он не применяется, а для деловых переговоров существует Skype (хотя он и слабоват для этих целей). Вероятно, так ведет себя большинство пользователей нашей компании, довольствующихся программами, установленными на корпоративной рабочей станции. Я считаю такой подход вполне оправданным, но в то же время мне нравится свободная манера взаимодействия и возможность задействовать наиболее подходящие инструменты, к которым не всегда можно отнести Skype для бизнеса. Похоже, это мнение разделяют многие, в том числе Microsoft, которая в течение последнего года совершенствовала функции совместной работы и взаимодействия для всех пользователей Office 365.

Первым изменением было добавление групп Office 365, которые представляют собой комбинацию других компонентов Office 365. Идея группы — объединить типовые элементы для совместной работы в одном месте (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Предназначение групп

Концепция групп, целиком выстроенная вокруг совместной работы, нацелена на оптимизацию широко используемых функций, компонентов и служб, уже существующих в Office 365. Для знакомства с особенностями построения групп обратимся к основополагающим принципам.

В сущности, группа Office 365 — это периметр безопасности для определенных служб, объединенных вместе. Группы не являются особым продуктом компании Microsoft. Это функция, которая объединяет прочие компоненты, чтобы создать периметр безопасности и упростить совместную работу. Группы формируются автоматически без участия пользователя, когда вы используете, например, планировщик или даже новые команды Microsoft Teams. Они могут состоять из следующих компонентов:

• почта Exchange;
• календарь Exchange;
• Yammer;
• SharePoint Online;
• планировщик;
• OneNote;
• Power BI.

При подготовке группы может быть создано любое число элементов, и все они связываются воедино через Azure Active Directory.

Если открыть экран администрирования Azure Active Directory и перей­ти на вкладку Groups («Группы»), то вы увидите объекты Azure Active Directory для групп Office 365 (см. экран 1).

Экран 1. Объекты Azure Active Directory для групп Office 365

Щелкнув на группе Sample Plan («Пример плана»), можно просмотреть сведения об этой группе (см. экран 2).

Экран 2. Сведения о группе Sample Plan

Если зайти с учетной записью подписчика на сайте Office 365 и перей­ти в центр администрирования, выбрав Groups, то в списке должна быть и моя группа Sample Plan (см. экран 3).

Экран 3. Список групп в центре администрирования для абонента Office 365

Как мы видим, существует соответствие «один к одному» между Azure Active Directory и подписчиком Office 365. Таким образом, если открыть почту в Office 365, можно увидеть узел Groups, содержащий группу Sample Plan, как показано на экране 4.

Экран 4. Группы в окне почтового приложения

Выбрав группу, мы переходим в интерфейс презентации, в котором объединены беседы, календарь, файлы, приложение OneNote и другие компоненты, такие как планировщик и сайт SharePoint. Таким образом формируется единое представление в одном месте, что показано на экране 5.

Экран 5. Окно презентации группы

Если посмотреть на логические компоненты, видно, что мы имеем структуру, изображенную на рисунке 2.

Рисунок 2. Логическая структура группы

Это превосходный способ упростить совместную работу и обеспечить контекст, поскольку все элементы увязаны друг с другом.

Специалисты Microsoft осознают, что такие продукты, как Slack, используются во многих компаниях, и необходимо что-то предпринять для дальнейшего совершенствования групп. В 2016 году они предложили свой вариант — команды Microsoft. Ключевое отличие состоит в возможности доступа к ним из https://teams.microsoft.com после регистрации с использованием учетной записи подписчика.

Команды Team функционируют подобно группам Group, так как группа безопасности создается как в Azure Active Directory, так и в Office 365. Открывая почту, вы видите группу со всем набором функций, свойственным обычным группам (см. экран 6).

Экран 6. Функции для команды Team

Команда Team похожа на сайт группы, но в действительности основывается на доступе к нескольким командам, что очень напоминает каналы Slack. Кроме того, вы можете увидеть файлы для команд, собраний, организовать чат в группе, а также просматривать любые действия. Главный выигрыш состоит в интеграции с командами Microsoft Teams и клиентом Skype для бизнеса. Когда инициируется беседа один на один, Skype прозрачно связывает все элементы воедино. Когда создаются собрания, включается функция Skype Video, что позволяет всем или некоторым членам команды участвовать в собрании (см. экран 7).

Экран 7. Использование видеосвязи на собрании команды

Все происходит автоматически; экран беседы содержит сводку происходящего в группах (см. экран 8).

Экран 8. Сводка выполняемых действий на собрании

Это очень удобный способ узнавать о событиях в рабочей группе и об участниках беседы, а также возможность создать панель единого представления о выполняемой работе.

В итоге мы получаем компоненты, аккуратно связанные в пакете, что показано на рисунке 3.

Рисунок 3. Логическая структура группы с видеосвязью

Со временем все прочие службы, предоставляемые в Office 365, будут дополнены новыми возможностями наряду с улучшением взаимодействия.