Аналитика в среде SharePoint Online и OneDrive for Business

Напомню, что некоторое время назад мы переместили все имеющееся содержимое пакета SharePoint в среду Office 365 и OneDrive for Business и обнаружили, что в нашем распоряжении, в сущности, нет средств для работы с отчетами и аналитикой, которые мы могли бы использовать. Но затем ситуация изменилась, и сейчас мы имеем целый ряд отчетов, готовых к запуску и использованию.

Однако, прежде чем приступить к их рассмотрению, давайте обратим внимание на то, как сильно изменились эти средства. Сегодня пользователь Office 365 работает сразу с несколькими продуктами и приложениями Microsoft, поэтому возможность следить за тем, что происходит в системе, становится еще более актуальной. Как только мы открываем новый центр администрирования, нашему взору предстают отчеты (см. экран 1).

Экран 1. Окно отчетов

Выбрав ссылку Select a Report, пользователь получает возможность выбора из целой группы отчетов (см. экран 2).

Экран 2. Варианты отчетов

Поскольку, работая с продуктами SharePoint, пользователи чаще всего используют программу OneDrive for Business, система, как вы можете убедиться, взглянув на экран 2, предлагает ряд соответствующих отчетов.

Отчет SharePoint Activity дает возможность познакомиться с тем, что происходит в SharePoint применительно к файлам и пользователям (см. экраны 3 и 4).

Экран 3. Отчет по файлам

Экран 4. Отчет по пользователям

Затем перейдем к созданию отчетов SharePoint. Если раньше предметом анализа были такие объекты, как Group Sites или Team Sites, то теперь мы можем разбить их на более мелкие категории: Sites, Files и Storage (см. экран 5).

Экран 5. Отчеты по сайтам и хранилищу SharePoint

Кроме того, мы можем запускать эти отчеты для других компонентов Office 365, например для OneDrive for Business.

Что еще более важно, программа позволяет мне как администратору анализировать работу отдельных пользователей: какие объекты просматривались тем или иным сотрудником (Viewed), какие редактировались (Edited), какие использовались совместно с коллегами внутри корпоративной сети (Shared Internally) или с теми, кто находится вне этой сети (Shared Externally; см. экран 6).

Экран 6. Отчет о работе пользователей SharePoint

Как видите, мы имеем куда более полное представление о том, что пользователи Office 365 делают в тот или иной момент.

Кроме того, мы можем познакомиться с диаграммами, которые дают общую картину обращения пользователей к каким-либо службам в дополнение к тому, что они делают на сайте, откуда поступает отчет (см. экран 7).

Экран 7. Диаграммы обращения пользователей к службам

Каждый из этих отчетов можно экспортировать в программу Excel, как это делается в локальной системе SharePoint. Главное различие здесь состоит в том, что компоненты SharePoint Auditing все еще представлены внутри SharePoint, однако, поскольку мы работаем в среде Office 365, мы можем задействовать базовый уровень функций, предусмотренный специалистами Microsoft для того, чтобы обеспечить пользователям доступ к другим данным, которые не были бы доступны внутри SharePoint.

Наряду с изложенным выше Office 365 дает нам возможность запускать отчеты, построенные не только по таким критериям, как детали использования, но и по таким, как события безопасности и типы политик, получаемые из отчетов по безопасности и соблюдению нормативов (см. экран 8).

Экран 8. Расширенные варианты отчетов

В сущности, работая с центром безопасности и соблюдения нормативов Security and Compliance, мы получаем в свое распоряжение прекрасное средство для просмотра всего содержимого журнала аудита Office 365. Это поистине замечательное средство дает нам возможность подвергнуть журнал регистрации тщательному анализу. Список фильтров слишком обширен, чтобы публиковать его здесь полностью. Но если вы воспользуетесь базовыми параметрами, то сможете увидеть различные доступные варианты (см. экран 9).

Экран 9. Варианты фильтров для просмотра журнала аудита Office 365

Выбирая варианты не только для SharePoint Online, но и для OneDrive, и, в сущности, для любого элемента службы, вы сможете в любой момент получать подробные и полезные отчеты. Я призываю всех администраторов и пользователей Office 365 поэкспериментировать с этой возможностью.