Аналитическая служба для SharePoint

Итак, вы потратили массу времени, добиваясь безупречной работы SharePoint в своей компании, и все сотрудники, насколько можно судить, успешно приспособились к новому продукту. И вот один из руководителей интересуется количественными показателями использования SharePoint.

Коварный вопрос, который приходится слышать довольно часто: как мы узнаем, какие элементы используются, какие действия производятся и насколько полезен сайт? Уже в течение некоторого времени SharePoint располагает аналитическими отчетами в разных форматах. Отчеты небезупречны, но все же могут помочь определить, что происходит внутри SharePoint. Прежде чем удастся максимально эффективно задействовать аналитику, необходимо предварительно включить журнал для сбора информации и указать свойства действий, которые нужно регистрировать.

Существует несколько типовых мест, с которых можно начать, приступая к составлению картины использования. Для доступа к списку или библиотеке можно просто выбрать ссылку Most Popular Items («Самые популярные элементы»), как показано на экране 1.

Экран 1. Доступ к библиотеке или списку документов

Они выдаются с помощью простых аналитических функций внутри SharePoint, с перечислением наиболее популярных элементов внутри контейнера. На этой странице можно переключаться между категориями Most Views («Самое большое число просмотров»), Most Views by Unique Users («Самое большое число просмотров по уникальным пользователям») и Most Recommendation Clicks («Самое большое число щелчков по рекомендации»), как показано на экране 2.

Экран 2. Выбор категории просмотра

Эти сведения доступны и позволяют незамедлительно познакомиться с содержимым SharePoint. Получив список результатов, вы можете щелкнуть Popularity Trends, после чего будет загружен файл Excel, содержащий необработанные данные и диаграммы (см. экран 3).

Экран 3. Файл Excel с необработанными данными и диаграммами

Таким образом, вы получите возможность еще точнее оценить популярность содержимого определенных списков и библиотек. В одной библиотеке или списке можно выбрать отдельный элемент и щелкнуть ссылку Popularity Trends, после чего будут загружены те же электронные таблицы с результатами (см. экран 4).

Экран 4. Ссылка Popularity Trends в конкретной библиотеке

Это превосходные отчеты, но в SharePoint есть и другие. Через настройки сайта можно обратиться к Popularity and Search Reports («Отчеты о популярности и поиске»), как показано на экране 5.

Экран 5. Отчеты о популярности и поиске

На этой странице доступны различные отчеты типа Excel со сведениями о наиболее популярном (по оценке SharePoint; см. экран 6) и чаще всего задаваемом в строке поиска (см. экран 7).

Экран 6. Отчеты о наиболее популярном содержимом

Экран 7. Отчеты о самых распространенных запросах при поиске

Эти отчеты просто подключаются к SharePoint с использованием Excel и воспроизводят значения, сохраненные за прошедшее время.

Например, отчет Number of Queries («Число запросов») выдает запросы поиска, выполненные внутри сайта (см. экран 8).

Экран 8. Отчет о числе запросов

Если нужно выяснить, применяются ли такие операции, как поиск, и насколько грамотно они используются, больше всего подходят отчеты о поисковых запросах (см. экран 9).

Экран 9. Отчет о поисковых запросах

В этих отчетах перечислены источник результата и введенный текст запроса. Это позволяет увидеть ключевые значения, используемые в запросе, а также возможность добавить новые термины или поисковые запросы, чтобы помочь пользователям найти нужную информацию.

Такие отчеты полезны, но для более глубокого исследования нужно просмотреть настройки аудита в коллекции сайта. Два параметра внутри сайта — это Site Collection Audit Settings («Параметры аудита семейства узлов») и Audit Log Reports («Отчеты по журналу аудита»), как показано на экране 10.

Экран 10. Настройки аудита в коллекции сайта

На странице параметров можно определить элементы, которые необходимо собирать, а также частоту выборки (см. экран 11).

Экран 11. Настройка элементов аудита

После того как все настройки заданы, начнется процесс аудита и сбор дополнительной информации. На этом этапе нужно дать SharePoint некоторое время для сбора сведений, которые предстоит сделать доступными в отчетах. С помощью отчетов удается составить более ясное представление о действиях пользователей на сайте, и в частности с содержимым (см. экран 12).

Экран 12. Варианты отчетов о действиях пользователей на сайте

После того как журналы аудита отработали некоторое время, можно щелкнуть любой отчет типа Excel и просмотреть данные. Сначала требуется указать, где разместить отчет после того, как он будет создан (см. экран 13).

Экран 13. Указание местоположения отчета

Затем можно увидеть отчет на сайте SharePoint. В целом таковы возможности SharePoint без дополнительной настройки: отчеты, предоставляемые в нужный момент, с помощью которых можно принимать более обоснованные решения о дальнейших действиях в SharePoint.