Настольный клиент Outlook отличается высокой способностью приводить в порядок сообщения, когда используется для доступа к отдельным почтовым ящикам. Однако возникают сложности, если требуется обратиться к ресурсам, расположенным в различных местах, например чтобы открыть почтовые ящики других членов группы или оказать кому-то техническую поддержку. Проблема связана с OST, так как существует ограничение на число папок или элементов в папке, с которыми справляется файл. Вы вряд ли столкнетесь с ней, если обращаетесь только к своему личному почтовому ящику, но сфера действия некоторых пользователей гораздо шире.

Один из выводов, сделанных мною в статье «Совершенствуем восстановление удаленных элементов в Exchange» (опубликованной в Windows IT Pro/RE № 4 за 2016 год) заключается в том, что возможность отслеживать, из какой папки удален элемент, позволила бы при необходимости без труда восстановить его. Некоторые считают, что в этом нет необходимости, поскольку используют только папки Inbox («Входящие») и Sent Items («Отправленные»). Другими словами, их информация просто сваливается в кучу; чтобы найти нужный объект, такие пользователи применяют функцию поиска, не видя необходимости упорядочивать объекты в папках.

Я сторонник организованного подхода и всегда был им с того времени, когда начал использовать первую в своей жизни систему электронной почты в 1982 году (ALL-IN-1). Конечно, тогда десять сообщений в день считались интенсивным трафиком, и у нас было время, чтобы распределять все полученные сообщения по подходящим папкам. Приобретенная в те времена привычка укоренилась и, учитывая непостоянство результатов поиска в Outlook, оказалась полезной.

Результаты поиска в Outlook 2016 более надежны, но все же не настолько хороши, как мне бы хотелось. Вероятно, проблема в способности Outlook 2016 переключаться между сетевым и локальным поиском, так как панель поиска Windows никогда не гарантировала точных результатов. В сомнительных случаях я использую приложение Outlook Web App, которое всегда выполняет поиск в сети. Однако с помощью групповой политики можно отключить гибридный поиск, воспользовавшись параметром Microsoft Outlook 2016\Outlook Options\Preferences\Search Options\Disable Hybrid Searching.

Cо временем я обнаружил, что чрезмерное стремление к совершенству значительно снижает быстродействие Outlook. В статье базы знаний Microsoft KB2768656 (https://support.microsoft.com/en-us/kb/2768656) описаны проблемы с производительностью, возникающие в тех случаях, когда Outlook приходится обрабатывать слишком много объектов или папок в режиме кэширования OST или PST. Я почти всегда использую Outlook в режиме кэширования данных Exchange, так что данное предупреждение было полезным.

В сущности, проблемы с производительностью возникают, если число объектов на одну папку превышает 100 000 или имеется в общей сложности 500 папок. Первый лимит не понравится «кучевикам», второй осложнит жизнь «организаторам».

В моем почтовом ящике всего 135 папок, и это не предел. Я думаю, что 135 папок достаточно для каждого, и некоторые папки можно было бы удалить, так как необходимость в них давно исчезла. В любом случае лимит Outlook еще не скоро повлияет на мою работу.

Однако такое ограничение более актуально для тех, кто настроил свой профиль Outlook, чтобы открыть несколько почтовых ящиков и загрузить информацию из них в OST. При условии, что компьютер оснащен быстрым диском (SSD), Outlook легко справляется с большими файлами OST (не менее 20 Гбайт). Трудности возникают, когда возрастает внутренняя сложность почтовых ящиков и папок, кэшированных в файле OST.

Если открыть пять почтовых ящиков, в каждом из которых содержится 100 папок, то вы вплотную приблизитесь к пределу в 500 папок. Особенно уязвимы группы, совместно использующие почтовые ящики, или помощники руководителей, которым нужен доступ к почтовым ящикам начальников. В случае превышения лимита возникают проблемы, описанные в статье базы знаний Microsoft KB3115602 (https://support.microsoft.com/en-us/kb/3115602).

Ограничения Outlook вряд ли заметно изменятся в ближайшие несколько лет. Если вы не хотите работать в Интернете (особенно с Office 365), то у вас остаются следующие возможности:

  • Организовать упорядоченное хранение, но использовать папки с осторожностью.
  • Хранить объекты в «куче», но не больше чем по 100 000 объектов в папке.
  • Не открывать дополнительные почтовые ящики без необходимости или выполнить шаги, описанные в статье базы знаний KB982697 (https://support.microsoft.com/en-us/kb/982697), чтобы запретить Outlook загружать общие папки в OST.
  • Использовать поиск в Интернете, когда это возможно.
  • Использовать регулятор Outlook (см. экран), чтобы ограничить размер файла OST. Настройки Outlook 2016 более подробные, чем Outlook 2013, и позволяют задавать значения от трех дней (уместно в сценарии RDS) до All (все объекты из почтового ящика записываются в кэш).

 

Настройка размера файла OST
Экран. Настройка размера файла OST

Мы все используем технологии по-разному и нередко забываем о существовании ограничений. При работе с Outlook в режиме кэширования данных Exchange стоит учитывать их при выборе организованного или неупорядоченного способа хранения данных.