Используем группы Office 365 с Outlook 2016

На прошедшей в Чикаго конференции Ignite представители Microsoft уделяли много внимания группам Office 365. Эти группы, представленные как единая сущность, с помощью которой их участники могут обращаться к ресурсам в масштабах Office 365, рассматриваются и как потенциальный путь миграции для традиционных ресурсов Exchange, таких как группы рассылки и общедоступные папки. Группы Office 365 не существуют в локальном пространстве, но при гибридном развертывании могут синхронизироваться с локальным экземпляром Active Directory с помощью средства AADConnect и функционировать как группы рассылки. У групп Office 365 много интересных возможностей, в том числе недавно реализованная поддержка со стороны Outlook 2016, которая и станет основной темой данной статьи.

Начинаем работу с группами Office 365

Группа Office 365 представлена как объект группы в Azure Active Directory (AAD). Когда группа формируется, запускается процесс подготовки к созданию общего почтового ящика Exchange Online, который используется для хранения материалов групповых бесед, а также общего календаря. SharePoint Online предоставляет общую библиотеку документов, в которую входит блокнот OneNote. Ради экономии ресурсов подготовка общей библиотеки документов не начинается до тех пор, пока участник не попытается впервые использовать функцию Files («Файлы») для группы.

Все ресурсы, предоставляемые группе, доступны через единое удостоверение группы. Пользователи могут быть владельцами группы, и в этом случае они управляют членством в группе, или простыми участниками. Членство группы Office 365 ограничено почтовыми ящиками и не охватывает почтовые контакты, пользователей почты и общие папки с доступом к почте, которые часто присутствуют в группах рассылки Exchange. По словам представителей Microsoft, в будущем появится поддержка внешних «гостей». Кроме того, группы Office 365 не могут быть вложенными, а также не поддерживаются динамические группы.

Каждая группа располагает почтовым ящиком, поэтому у нее есть адрес электронной почты и она полноценно участвует во взаимодействии по электронной почте. Сообщения, отправляемые в группу, хранятся в папке «Входящие» и организованы в цепочечные беседы, подобно тому как почтовые клиенты организуют сообщения в беседы в почтовых ящиках пользователей. При желании пользователи могут подписаться на группу и взаимодействовать с ней полностью по электронной почте.

Общая библиотека документов функционирует так же, как любая другая библиотека документов SharePoint. Важное различие — механизм доступа. Вместо доступа к библиотеке, предоставляемого при присоединении пользователей к группе, членство проверяется при каждой попытке пользователя обратиться к библиотеке. Это также означает, что каждый, кто присоединяется к группе, автоматически получает доступ к информации группы, а тот, кто покидает группу, теряет доступ к информации.

Группы могут быть личными или общедоступными. Каждый может присоединиться к общедоступной группе, а запросы для присоединения к личной группе одобряются ее владельцем. Изменить тип группы после ее создания нельзя. Впрочем, не исключено, что такая возможность появится в будущем.

Компания Microsoft заинтересована в том, чтобы группы Office 365 превратились в управляемый пользователем метод совместной работы, поэтому изначально каждому разрешается создавать свои группы. Вы можете ограничить эту возможность, назначив политику почтовых ящиков OWA, которая запрещает почтовым ящикам пользователей создавать группы.

Microsoft планирует использовать группы Office 365 и с другими приложениями, помимо Exchange Online и SharePoint Online. Со временем предполагается расширить охват до всего спектра «облачных» предложений компании. Однако Microsoft ясно дала понять, что группы Office 365 — «облачная» сущность, которая не будет реализована локально.

Поддержка групп Office 365 в Outlook 2016

Outlook Web App (OWA) был первым клиентом для групп Office 365, так как это самый простой способ предоставить пользователям новую функцию. Outlook работал с общими почтовыми ящиками долгие годы, но потребовалось немало усилий, чтобы обеспечить достаточную поддержку в Outlook 2016. Несмотря на растущее влияние мобильных устройств, многие пользователи по-прежнему организуют свою работу вокруг Outlook, поэтому важна полная поддержка групп Office 365 настольным клиентом. Рассмотрим доступный набор возможностей.

Прежде всего, новые цепочки обсуждений поддерживают групповые беседы. В отличие от обсуждений по электронной почте, в которых последние высказывания отображаются наверху, в групповых беседах они находятся внизу. Новое представление, форматирование и отображение информации в котором зависит от некоторых компонентов Word, позволяет пользователю отметить высказывание как понравившееся. На экране 1 показан ответ, отображенный внизу беседы. Также видна кнопка Like (число одобрений, полученных высказыванием, тоже отображается в списке бесед, и пользователи получат уведомления, когда кто-нибудь одобрит их работу).

Экран 1. Цепочечное представление групп Office 365 в Outlook 2016

Предоставляемый редактор предназначен для коротких записей и отражает дух активного обмена мнениями. Редактор выполнен на основе Word, поэтому текст можно форматировать таким же образом, как при составлении сообщений. Однако если сказать нужно много, то доступного места оказывается недостаточно. В этом случае я просто запускаю Word, составляю текст, а затем вырезаю и вставляю его. Такой подход очень удобен, если нужно ввести длинное сообщение.

На новой ленте (см. экран 2) обеспечивается доступ к ресурсам группы (беседы, календарь, файлы или библиотека документов SharePoint и блокнот группы). Здесь же находятся функции для добавления новой беседы, ответа на существующие беседы и добавления календаря группы. Когда кто-нибудь добавляет высказывание в беседу через Outlook, сообщение передается в группу по электронной почте (вы найдете его в папке «Отправленные»). Эта реализация отличается от OWA, где публикации появляются непосредственно в почтовом ящике группы.

Экран 2. Лента групп

Обратите внимание — на ленте показано, что я «подписан» на текущую группу. Это означает, что я получаю по электронной почте сообщение о каждой новой беседе, добавленной в группу. С помощью кнопки Subscribed («Подписано») можно «выписаться» из группы. В этом случае я останусь участником группы, но мне придется обращаться в группу, чтобы увидеть активные беседы. Та же функциональность доступна через кнопку Participation («Участие»), поэтому картина, скорее всего, не изменится до выхода окончательной версии Outlook 2016.

Естественно, элемент Calendar дает доступ к общему календарю. Элемент Files открывает веб-страницу, чтобы пользователь мог увидеть общую библиотеку документов группы, а элемент Notebook открывает веб-страницу для доступа к общему блокноту группы с помощью OneNote Online. Концепция общего блокнота заимствована из SharePoint, поддерживающего общий блокнот на сайтах рабочих групп.

Что такое GST

При первом обращении к группе Outlook синхронизирует беседы и общий календарь с новым файлом хранилища группы, group storage file (GST), для автономного доступа, который функционирует как автономный файл OST для папок почтового ящика. GST хранится в той же папке, что и OST. Элемент управления «ползунок» в Outlook определяет, как много содержимого синхронизируется с GST (расширение имени файла которого, как ни странно,. nst). Только групповые беседы и календарь хранятся в файле GST. Общие файлы и общий блокнот доступны исключительно через сеть.

Outlook 2016 необходимо настроить для кэширования данных Exchange, чтобы получить доступ к группам Office 365. Режим кэширования позволяет работать с групповыми беседами вне сети, но вы не можете обратиться к библиотеке документов группы или блокноту группы, не имея локальной синхронизированной копии. Если подключиться в режиме «в сети», то группы даже не отображаются в наборе ресурсов, доступных Outlook. Предположительно, это сделано для того, чтобы обеспечить быстрый доступ к содержимому группы, но, вероятно, приведет к неудобствам в компаниях, не использующих Outlook в режиме кэширования, например в организациях с тонкими клиентами.

Обслуживание групп

Функция Edit Group («Изменить группу») открывает владельцу свойства группы и ее участников (см. экран 3), в частности возможность добавить новых участников и обновить два важных свойства. Первое: выяснить, выполняется ли автоматическая подписка новых участников группы для получения сообщений электронной почты из группы. В прошлом это было затруднительно, так как первой реализации групп Office 365 были свойственны некоторые изъяны масштабируемости, из-за которых число подписчиков группы не могло превышать 300. Теперь этот недостаток устранен, и группа так же масштабируема, как группа рассылки Exchange. Второе интересное свойство — Let people outside the organization email the group («Принимать почту для группы от пользователей за пределами организации»). Администраторам Exchange знакомо ограничение RequireSenderAuthenticationEnabled (https://technet.microsoft.com/en-us/library/bb124955%28v=exchg.150%29.aspx), которое можно назначить группам рассылки и другим объектам с поддержкой электронной почты, чтобы помешать пользователям вне компании отправлять почтовые сообщения этим объектам. Это свойство выполняет ту же функцию для групп Office 365. Установите его, если хотите разрешить посторонним лицам участвовать в беседах группы, отправляя почтовые сообщения по SMTP-адресу группы. По умолчанию внешние связи запрещены.

Экран 3. Просмотр свойств группы Office 365

Разрешение создавать

Некоторые компании готовы принять подход Microsoft, при котором любой пользователь может создать группу. Другие не столь лояльны. На сегодня политика почтовых ящиков OWA, назначаемая почтовым ящикам, определяет, может ли пользователь создать группу. Такие же возможности существуют для Outlook Web App и Outlook 2016.

Если политика почтовых ящиков OWA, назначенная почтовому ящику, содержит значение True для параметра GroupCreationEnabled, то Outlook позволяет пользователю создать группу. На рисунке 1 приведена короткая команда PowerShell, с помощью которой можно выяснить, какие политики почтовых ящиков OWA существуют в компании и разрешают ли они создание групп. Как можно заметить, только почтовые ящики, которым назначена политика OWAFullAccess, могут создавать группы.

Рисунок 1. Просмотр политик почтовых ящиков OWA

Вы можете воспользоваться командой Get-CASMailbox для проверки, назначена ли определенному почтовому ящику политика, разрешающая создание групп. Например, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Проверка политики создания групп

Чтобы задать необходимое разрешение для создания групп, назначьте почтовому ящику соответствующую политику почтовых ящиков:

Set-CASMailbox -Identity UserMbx
    -OWAMailboxPolicy OWAFullAccess

Следует также отметить, что Micro­soft недавно расширила поддержку PowerShell для групп Office 365 до уровня (http://thoughtsofanidlemind.com/2015/05/13/powershell-convert-exchange-dl-o365-group/), на котором вы можете создавать, обслуживать и удалять группы в сценариях. Например, ниже приводится код, необходимый для создания группы для каждого почтового ящика в клиенте.

$Mbx = Get-Mailbox -RecipientTypeDetails
   UserMailbox
New-UnifiedGroup -Alias AllMailboxes
   -DisplayName ‘Everyone in the company’
Add-UnifiedGroupLinks -Identity AllMailboxes
   -LinkType Members
   -Links $Mbx.DistinguishedName

Создание группы Office 365 с помощью Outlook 2016

Чтобы создать группу, щелкните правой кнопкой мыши на корневом контейнере групп в области навигации Outlook. Затем вы можете выбрать имя для группы (идентификатор группы или псевдоним вычисляется автоматически), сделать группу личной или общей и указать, следует ли оформлять автоматическую подписку для новых членов. На экране 4 показано, что создается общая группа, а все ее члены автоматически подписываются на получение обновлений по электронной почте.

Экран 4. Создание группы Office 365 из Outlook 2016

После того как группа создана, можно добавить нескольких участников и обновить ее описание, чтобы информировать пользователей о целях группы. Спустя короткий период любой участник, добавленный в группу, получит приветственное сообщение (см. экран 5), призывающее его к активному участию. Конечно, вы можете добавить в свою группу кого угодно, но нет гарантий, что приглашенные заинтересуются вашим предложением.

Экран 5. Приветственное сообщение для новых участников группы

Перемещения по группам

Группы Office 365 перечислены как ресурсы на панели навигации Outlook. Они не похожи на другие ресурсы, такие как общедоступные папки или общие почтовые ящики. Предоставляется корневой контейнер групп, который может быть развернут (More…) или свернут (Less…). В списке (см. экран 6) отображаются группы, в которых вы участвуете или можете участвовать. Личные группы не показаны.

Экран 6. Список групп, показанный в ресурсах Outlook

Каждая группа представлена общим почтовым ящиком и механизмом, необходимым для оповещения Outlook о почтовых ящиках. Функция автообнаружения предоставляет ссылку, но не в виде манифеста XML, доставляемого в Outlook при запуске нового сеанса и периодически впоследствии, чтобы сообщить Outlook о ресурсах, доступных для использования. Вместо этого автообнаружение заполняет папку C:/Users//AppData/Local/Microsoft/Outlook/16 с файлами XML, описывающими доступные пользователю ресурсы. Заполнение происходит циклически, поэтому может пройти некоторое время, прежде чем новая группа станет доступна пользователям. Создаваемые группы добавляются в список немедленно.

Очевидно, на экране не хватает места для отображения большого числа групп. По опыту работы с общими папками можно предположить, что у компании могут быстро появиться тысячи объектов, особенно если пользователям разрешено свободно создавать их. Общие папки имеют иерархию, так что некоторые возможности навигации существуют, хотя порой найти нужную папку чрезвычайно трудно. Группы перечислены в неструктурированном списке, и поиск нужной папки еще более затрудняется, если используются сотни или тысячи папок.

Очень важно уделить внимание именованию групп, потому что имя группы должно давать пользователям ясное представление о ее назначении и содержимом. Даже в случае с удачно названными группами пользователям может потребоваться помощь в поиске нужной группы. Одним из решений может быть список All Groups («Все группы») в адресной книге, так как в ней предусмотрены некоторые возможности поиска и просмотра.

У кого-то может вызвать удивление, что список адресов All Groups содержит только группы Office 365 и игнорирует группы рассылки и динамические группы рассылки (входящие в эквивалентный локальный список адресов). Объекты, показанные в списке адресов, определяются фильтром получателя, а фильтр для облачного списка адресов All Groups содержит только группы Office 365 (в частности, почтовые ящики группы). В любом случае, после того как нужная группа найдена, можно нажать кнопку Actions («Действия»), чтобы получить возможность присоединиться к группе (см. экран 7). После присоединения можно добавить группу в избранное Outlook для ускорения доступа (см. экран 8).

Экран 7. Поиск группы для присоединения через список GAL

Экран 8. Группы Office 365, перечисленные в избранном Outlook

Очевидно, что существующее положение вещей не идеально. Просматривать неструктурированный список в поисках нужной группы приемлемо, если в компании меньше сотни групп. В OWA предусмотрен более удобный метод просмотра групп, нежели в Outlook. Очевидно, что необходим другой механизм для навигации по группам, чтобы справиться с таким количеством групп Office 365, которое предположительно будет организовано в крупных компаниях. Возможно, интеграция с Delve, которая по всем признакам должна в скором времени произойти, уменьшит остроту проблемы. Внимание пользователей будет привлекаться к нужным группам, и они смогут присоединяться к группам из Delve.

Досадные проблемы

Разработчики Outlook еще не закончили работу над поддержкой для групп Office 365, и недостатки предварительной версии будут устранены в окончательной версии продукта. Например, я заметил ряд неполадок с синхронизацией. Группы, созданные с использованием OWA, довольно долго не отображались в Outlook (иногда в течение дня и дольше после нескольких перезапусков Outlook). Кроме того, часть контента, добавляемого в беседу, не видна (в частности, изображения, которые я вставлял в ответы).

Навигация и обнаружение групп — очевидная проблема для крупных клиентов. Мы знаем, как быстро разрастается непроходимый лабиринт групп рассылки и общих папок, если разрешить пользователям бесконтрольно создавать эти объекты. Даже в условиях контроля число объектов может заметно увеличиться за короткий период. Это вряд ли приведет к проблемам с ресурсами, типичным для локальной среды (Office 365 располагает огромным хранилищем данных), но объектами необходимо управлять. Проблема не уникальна для Outlook, она существует и в Outlook Web App.

Компания Microsoft обещает реализовать методы на основе политик для определения предельного возраста и удаления ненужных или неиспользуемых групп, но это дело будущего. «Облако» быстро развивается, и совсем скоро могут появиться инструменты управления на основе политик, благодаря которым удастся устранить или по крайней мере смягчить проблему.

Если вы ежедневно работаете с Outlook, вам наверняка понравится использовать группы Office 365 из Outlook 2016. За исключением недостатков, указанных выше, интеграция отличается полнотой и функционирует успешно. Не рассчитывайте, что обновление Outlook 2010 или Outlook 2013 обеспечит совместимость с группами Office 365. Компания Microsoft недвусмысленно указывает на то, что лучшая гарантия успеха при работе с Office 365 — задействовать новейшую клиентскую технологию. Важно понимать, что обеспечить поддержку групп Office 365 не так просто, как кажется, и для этого требуется много усилий. Внедрение нового программного кода для поддержки групп Office 365 в старые версии Outlook — неблагодарная техническая задача.