Типы содержимого для начинающих

SharePoint существует уже много лет, и значение базовых строительных блоков возрастает с каждой версией. Первоначальной идеей SharePoint было дать пользователям возможность совместно работать с документами, а также без труда находить нужные документы. С тех пор SharePoint пополнился множеством новых функций, поэтому теперь важнее, чем когда-либо, правильно организовать структуру и настроить SharePoint.

Один из основных строительных блоков внутри SharePoint — тип содержимого (content type). Согласно документации Microsoft, тип содержимого — это повторно используемая коллекция метаданных (столбцов), рабочий процесс, поведение и другие параметры для категории элементов или документов в списке или библиотеке документов SharePoint. «Типы содержимого позволяют управлять настройками для категории информации централизованным, пригодным для повторного использования способом», — говорится в документации.

Такие типы содержимого, как документ, элемент или страница, нужно использовать обязательно. Тип содержимого определяет атрибуты любого элемента, который можно хранить в SharePoint. Внутри каждого типа содержимого можно указать следующее:

• свойства;
• метаданные;
• рабочие процессы;
• политики управления сведениями;
• шаблоны документов;
• настройки.

Вы можете напрямую связать тип содержимого со списком или библиотекой. Делая это, вы указываете, что список или библиотека могут содержать элементы данного типа содержимого, а команда New для этого списка или библиотеки позволит пользователям создавать новые элементы такого типа.

Библиотеки документов и списки SharePoint могут содержать многочисленные типы содержимого. Например, библиотека может содержать как документы, так и графические изображения, связанные с проектом.

Если список или библиотека содержат несколько типов содержимого, действуют следующие правила.

• Команда New для этого списка или библиотеки позволяет выбирать из всех доступных типов содержимого.
• Отображаются столбцы, связанные со всеми доступными типами содержимого.

Вы можете определить настраиваемые типы содержимого в коллекции типов содержимого сайта. Типы содержимого призводятся, прямо или косвенно, из базового типа содержимого, такого как Document или Item. Чтобы сделать тип содержимого общедоступным в семействе узлов, необходимо определить его в коллекции типов содержимого узла верхнего уровня.

Наиболее актуальный вопрос: как определить тип содержимого?

Предположим, имеется папка документов, которые нужно передать в SharePoint (см. экран 1). Отметим также, что мы не имеем никаких типов содержимого, но хотели бы использовать их.

Экран 1. Список документов в папке

Тестовые файлы можно загрузить по адресу: http://www.sean.co.uk/books/microsoft-office-2010-2007-older-wiser/demonstration-example-files.shtm

Теперь, имея документы, нужно определить тип содержимого. Начнем с документа Letter и пройдем по всем этапам процесса.

Первая задача — открыть файл и посмотреть, что в нем есть. Открыв файл Letter, мы увидим примерно такую информацию, как показано на экране 2.

Экран 2. Пример документа

В данном файле хранится следующая представляющая интерес информация (см. экран 3):

1. Адресат
2. Адрес
3. Отправитель
4. Места
5. Люди
6. URL-адреса
7. Содержимое

Экран 3. Представляющая интерес информация

Много информации о файлах и содержимом можно почерпнуть, просто открыв содержимое. Если взглянуть на свойства документа, мы увидим следующее (см. экран 4):

1. Имя файла
2. Тип файла
3. Расположение, в том числе логический путь, используемый для хранения
4. Размер
5. Дата создания
6. Дата изменения
7. Название
8. Тема
9. Автор
10. Категория

Экран 4. Информация о свойствах документа

Теперь, располагая этими сведениями о файле, можно выделить общие черты всех файлов и уникальные особенности содержимого. Если повторить процедуру, использованную для Letter, можно обнаружить следующие общие поля с именами: «Имя поля», «Имя файла», «Тип файла», «Размер», «Дата создания», «Кем создан», «Дата изменения», «Кем изменен», «Название», «Тема», «Автор», «Категория».

Они почти точно соответствуют стандартным типам содержимого для документов, используемым SharePoint, а также стандартным полям библиотеки документов. Теперь нам известно, что эти поля не нужно добавлять в SharePoint.

Например, поля библиотеки документов по умолчанию показаны на экране 5. А поля типа содержимого документа по умолчанию представлены на экране 6.

Экран 5. Поля библиотеки документов по умолчанию

Экран 6. Поля типа содержимого документа по умолчанию

Если взглянуть на остальные поля, то можно заметить, что они уникальны для используемых типов содержимого. Поэтому создадим базовый тип содержимого, в котором содержатся перечисленные выше базовые поля. Некоторые из них относятся к системным (см. экран 7). Впоследствии данный тип содержимого будет использоваться в качестве родительского.

Экран 7. Создание базового типа содержимого

После того как он создан, эти поля должны быть связаны с типом содержимого (см. экран 8).

Экран 8. Связывание  поля с типом содержимого

При желании теперь можно передать имеющиеся у нас документы на сервер и отметить их с использованием данного типа содержимого. Это приемлемо для хранения данных, но бесполезно для поиска и использования содержимого в будущем, поскольку все документы разные.

Поэтому рассмотрим создание нового типа содержимого, наследующего от базового, но имеющего дополнительные поля для учета нашего типа содержимого Letter.

Для начала нужно определить поля, желательные или необходимые для этого содержимого. На основании нашего исследования нужно добавить следующие имена полей: «Адресат», «От», «Тип» (установлен на Letter).

В первую очередь требуется создать столбцы узла, которые представляют собой меньшие компоненты, необходимые для создания типа содержимого (см. экран 9).

Экран 9. Создание столбцов

Первый имеющийся у нас вариант — определить тип столбца, который нужно создать. Список велик, и пока мы будем использовать однострочный текст (single line of text) (см. экран 10).

Экран 10. Процесс создания столбца

Как видите, мы дали полю имя без пробелов. Это сделано для того, чтобы внутреннее имя поля не содержало пробелов. При наличии пробелов в имени внутреннее имя изменяется и вместо пробелов используется «_x0020_», в результате имя поля принимает вид «Addressed_x0020_To». Благодаря исключению пробелов из имен мы сможем изменить отображаемое имя позднее, при его добавлении к спискам и библиотекам.

Затем тот же процесс повторяется с другими столбцами узла с небольшим изменением для последнего поля, где свойству Default Value («Значение по умолчанию») присваивается значение Letter (см. экран 11).

Экран 11. Назначение свойству Default Value значения Letter

Теперь, когда у нас есть столбцы, необходимо добавить их к нашему типу содержимого, процесс показан на экране 12.

Экран 12. Добавление столбцов к типу содержимого

После того как создан тип содержимого, его можно добавить к библиотеке документов. Откройте библиотеку документов и выберите Library Settings («Параметры библиотеки») на ленте меню. После загрузки будут подготовлены административные ссылки для них. Чтобы разрешить добавление типов содержимого, необходимо выбрать ссылку Advanced Settings («Дополнительные параметры»), как показано на экране 13.

Экран 13. Разрешение на добавление типов содержимого

Затем нужно изменить значение Allow Management of Content Type («Разрешить управление типами контента») на YES с выбираемого по умолчанию NO (см. экран 14).

Экран 14. Изменение значения Allow Management of Content Types

Теперь можно выбрать только что созданный тип содержимого (см. экран 15).

Экран 15. Выбор созданного типа содержимого

Однажды добавленный тип содержимого должен быть указан в библиотеке (см. экран 16).

Экран 16. Добавленный тип содержимого в библиотеке

После добавления, с подключенными столбцами и типом содержимого, можно передать документ и настроить его на использование типа. Для этого в библиотеке документов выберите значок Upload Document («Отправить документ»), как показано на экране 17.

Экран 17. Передача документа

Выберите файл, который требуется передать; мы будем использовать документ Letter (экран 18).

Экран 18. Выбор файла для передачи

После выбора и передачи вам будет представлен раздел Content Type («Тип содержимого»); для нашего примера выберите Demo Document («Демонстрационный документ») (см. экран 19). Когда он выбран, требуемые и дополнительные поля будут показаны как готовые к заполнению. Обратите внимание, что в поле DemoType показано значение по умолчанию, заданное ранее (см. экран 20).

Экран 19. Появление раздела Content Type

Экран 20. Поля для заполнения

Я заполнил поля, как показано на экране 21.

Экран 21. Заполненные поля для теста

Теперь, когда мы просматриваем свойства документа, они отображаются в интерфейсе пользователя SharePoint (см. экран 22).

Экран 22. Свойства документа в интерфейсе пользователя SharePoint

Очевидно, не составляет труда создавать столбцы и типы содержимого, а затем связывать их с библиотеками документов и в конечном итоге файлов. Однако понять, как определить свойства и типы столбцов, бывает сложно. В следующей статье мы более подробно рассмотрим типы содержимого и их использование в качестве основных строительных блоков SharePoint.