Обзор Workshare Point

На рынке существует много продуктов, которые помогают освоить Microsoft SharePoint. Они обеспечивают интеграцию функций SharePoint в Microsoft Outlook (и другие приложения Microsoft Office), предоставляя пользователям все, что им необходимо для управления документооборотом SharePoint, не выходя из Outlook. Workshare Point — один из таких продуктов. Но есть ли в нем что-то, что выделяет его из общей массы? Чтобы ответить на этот вопрос, я недавно провел тестирование Workshare Point.

Установка и настройка

Workshare Point работает с Office 2010 SP1 и Office 2007 SP3. Его можно запустить на Windows 7, Windows Vista SP2 или более новой версии, а также на Windows XP SP3 и более новой версии. С точки зрения сервера, Workshare Point поддерживает SharePoint Server 2010, SharePoint Foundation 2010 и Office 365.

Устанавливается Workshare Point с помощью файла Windows Installer (.msi), который вы можете хранить на компьютере с использованием Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM), Group Policy или похожей технологии. Хотя на сайте Workshare заявлено, что Microsoft. NET Framework 4.0 является единственным предусловием, продукт требует библиотеки Microsoft Visual C++, Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime и Office Primary Interop Assemblies. Workshare Point выполняет проверку всех предусловий и сам загрузит и установит их, если чего-то не хватает. Установка Workshare Point проста и требует только URL того сайта SharePoint, с которым вы желаете работать.

Workshare Point включает в себя простое приложение менеджера конфигурации, посредством которого вы с легкостью можете контролировать интеграцию Workshare Point с набором приложений Office. Из менеджера конфигурации можно выполнять некоторые базовые задачи, такие как лицензирование, настройка параметров интерфейса, добавление и удаление сайтов SharePoint. Кроме того, вы можете использовать реестр для добавления или удаления сайтов SharePoint.

Интеграция с Outlook

Интеграция с Outlook активирована по умолчанию. В отличие от большинства подключаемых модулей SharePoint для Outlook, с которыми мне приходилось работать, Workshare Point — не просто боковая панель. Он включает несколько компонентов (см. экран).

Экран. Outlook с подключенным модулем Workshare Point

-Панель Matter View. По умолчанию Workshare Point «замещает» область чтения Outlook собственным окном Matter View (однако вы можете просмотреть область чтения Outlook, нажимая на стрелку). Окно Matter View облегчает работу с Outlook и навигацию по контенту SharePoint. Термин Matter относится к документации, связанной с областью юриспруденции. Однако иногда кажется, что этот термин – несколько странный для имени значка, поскольку не всем он понятен. Но вы можете изменить название этого окна, если хотите. Окно Matter View включает функцию поиска. Вы можете добавлять колонки к окну и использовать условное форматирование для поиска и организации документов. Workshare Point будет автоматически прокладывать маршрут для метаданных электронной почты к разделам SharePoint, если эти колонки и маршруты заданы в SharePoint.

• Боковая панель Workshare Point. Даже на большом экране, с боковой панелью Workshare Point, которая находится под главной навигационной панелью Outlook слева, удобно и легко работать.
• Окно Preview. Позволяет просматривать контент, не открывая самого документа.

Помимо этих компонентов, к панели Workshare было добавлено новое окно электронных сообщений в Outlook. Одной из функций панели Workshare является возможность заархивировать письмо в особую папку SharePoint после того, как оно отослано. У Workshare Point есть папка Pending Uploads, таким образом, если есть соединение, письмо будет заархивировано в эту целевую папку SharePoint. Кроме того, панель Workshare включает в себя поисковую функцию.

Вы можете перетащить мышью и зафиксировать файлы из Windows Explorer в окно Matter View в Outlook. Или же вы можете перетащить и зафиксировать файлы из боковой панели Workshare Point либо окна Matter View в почту Outlook, как файл или ссылку. По умолчанию этот процесс должен добавлять файлы к почте в качестве вложений. Если вы хотите вставить не файл, а ссылку на него, нажмите клавишу Alt во время перетаскивания файла. Правым щелчком мыши по документу SharePoint вы добавите его к новому электронному письму в качестве файла или ссылки на него. Однако если вы выбираете возможность добавления документа SharePoint в качестве ссылки из контекстного меню на панели Workshare изнутри нового окна сообщений, Workshare Point создаст новое сообщение. Этот способ может быть несколько неудобен, поскольку он отличается от стандартного метода перетаскивания и фиксации.

Время от времени Workshare Point теряет связь с SharePoint. Это проявляется в неспособности выбирать папку на панели Workshare Point или пустые папки в окне Matter View. Проблема соединения сервера с модулем Workshare Point может стать причиной зависания Outlook, это очень раздражает пользователей. Кроме того, мне показалось, что соединение Workshare Point с SharePoint медленнее, чем у конкурирующих продуктов.

Интеграция с другими приложениями Оffice

Workshare Point интегрируется не только с Outlook, но и с Word, PowerPoint и Excel. К этим Office-приложениям Workshare Point добавляет пункты Local Open и Local Save в меню File, которое вы используете, открывая и сохраняя файлы на компьютере. Workshare Point также заменяет стандартные пункты Office Open и Save на собственные Open и Save, которые вы используете для того, чтобы открывать и сохранять файлы на сайте SharePoint. С такой установкой вы можете легко работать с файлами Word, PowerPoint и Excel как на компьютере, так и на сайтах SharePoint.

Не так хорош, как конкуренты

После использования Workshare Point я могу сказать, что это в большей степени корпоративное решение для служебных целей. Я не хочу сказать, что Workshare Point непригоден к использованию, но он далек от совершенства, в отличие от некоторых конкурентов. Мой совет: сначала присмотритесь к другим продуктам или подождите очередной крупной модернизации, если хотите использовать Workshare Point с наибольшей выгодой при интеграции с другими средствами Workshare.