10 причин отказаться от переоформления SharePoint

Майкл Т. Смит (mikesmith@microsmithinc.net) — консультант в компании MAX Technical Training, имеет звание SharePoint MVP, сертификат Microsoft Certified Trainer (MCT)

Похоже, процесс переоформления — первый шаг обладателей нового экземпляра Microsoft SharePoint. Процесс переоформления общедоступных сайтов SharePoint практически неизбежен. Полезен он и для внутренних корпоративных порталов, когда необходимо подчеркнуть имидж компании. Но самое распространенное применение SharePoint внутри организаций — для сайтов подразделений, сайтов взаимодействия внутри групп и управления документами. Необходим ли процесс переоформления этих внутренних сайтов?

Существует два вида переоформления SharePoint для внутренних сайтов. В одном случае полностью сохраняются интерфейс пользователя и функциональность SharePoint. Процесс переоформления заключается в простом изменении графического оформления, цветов и типов шрифтов. Владельцы сайтов используют встроенные функции SharePoint для обновления способов перемещения по сайтам и веб-частям. В рамках такого переоформления могут быть внесены изменения в каскадные таблицы стилей (CSS) или эталонные страницы SharePoint, но интерфейс остается совершенно предсказуемым для рядового пользователя SharePoint и легко обслуживается без посторонней помощи.

Любые более глубокие изменения относятся ко второй категории переоформления. При этом часто привлекаются сторонние консультанты и затрачиваются многие часы на планирование, проектирование и внедрение, чтобы результат соответствовал внешнему веб-узлу компании или старому специализированному внутреннему сайту. В ходе такого переоформления изменяется функционирование SharePoint и его пользовательского интерфейса. Прежде чем принять решение о переоформлении внутренних сайтов по второму типу, задайте себе 10 перечисленных ниже вопросов. Дополнительная информация к размышлению приведена во врезке «Если переоформление SharePoint неизбежно».

#1. Платить за процесс переоформления Windows Explorer или Microsoft Excel?

Никому не приходит в голову выполнять процесс переоформления текстового процессора или клиента электронной почты. Ведь это инструменты. Они должны иметь унифицированный и предсказуемый интерфейс, например кнопку выхода. Однажды освоив программу, вы должны без труда работать с аналогичной программой в будущем. SharePoint — такой же инструмент, особенно при использовании для взаимодействия в группе и управления документами. Соответствующим образом следует подходить к переоформлению сайтов, используемых для подобных целей, особенно если пользователям приходится обращаться к нескольким сайтам.

#2. Затраты на одного пользователя

Затраты на одного пользователя SharePoint довольно скромны. Но только до тех пор, пока вы не начнете платить от 10 000 до 30 000 долларов в расчете на каждое подразделение (или даже сайт) сторонней фирме или консультанту по переоформлению за обработку внутренних сайтов. На практике затраты на процесс переоформления могут легко достигать сотен долларов на одного пользователя, а выгоды — лишь косметические.

#3. Быстрота, с которой пользователи приступают к работе

Настройка интерфейсов пользователей требует времени и часто задерживает новые установки SharePoint. После одобрения переоформления формируются группы для сайтов. Специалисты таких групп должны провести беседы с консультантами, рассмотреть проекты, дождаться поставок и протестировать результаты, прежде чем сайты можно будет предоставить пользователям. Кроме того, если каждый сайт выглядит по-разному, со своеобразным и непредсказуемым интерфейсом, пользователям придется потратить время, чтобы научиться перемещаться по сайту и искать информацию.

#4. Расходы на обучение

Существует множество учебных и вспомогательных ресурсов для SharePoint в конфигурации по умолчанию, в том числе классы с инструкторами, книги, видео в Интернете и огромное количество веб-ресурсов. Все эти ресурсы предоставляются за умеренную плату или даже бесплатно, но полезны только для не подвергшихся переработке сайтов. Для специализированных интерфейсов пользователя требуется специальное обучение; без него производительность пользователей снизится.

#5. Расходы на обслуживание

Если все сайты разные, смогут ли группы поддержки помочь пользователям сайтов? Сумеет ли техник ответить на такой вопрос: «На сайте отдела кадров я щелкаю зеленую уточку, чтобы получить руководства для сотрудников. Но я обратился на ИТ-сайт за пособиями по программным продуктам, а зеленой уточки нет. Там только два грузовика, гоночный автомобиль и детская коляска. Где щелкать?» Возможно, вы полагаете, что пример об утке и автомобилях абсурден, но я видел немало переоформленных сайтов SharePoint, которые можно охарактеризовать исключительно как «своеобразные».

Сопутствующая проблема: разработчики графики — не всегда хорошие разработчики SharePoint. Они склонны рассматривать SharePoint как очередной специализированный сайт и часто нарушают или удаляют самые основные функции, такие как Quick Launch и возможность добавлять или изменять веб-части. После того, как консультант, разработчик или специалист по созданию сайтов завершил работу с сайтом, кто заплатит за исправление таких ошибок или даже обновление сайта впоследствии?

#6. Временные затраты

Часто оформлением занимается владелец сайта. SharePoint Designer — бесплатная программа, которую очень легко загрузить. Ее широко обсуждают в Интернете. А пользоваться ею настолько просто, что владельцы сайтов часто становятся разработчиками-самоучками, проводя значительную часть времени за экспериментами с SharePoint Designer. Эта проблема не нова. Вспомните времена появления электронных таблиц, когда менеджеры целыми днями забавлялись с программой вместо того, чтобы руководить работой. В век SharePoint слишком многие руководители групп играют в разработчиков веб-сайтов. Большинство таких владельцев сайтов не имеют достаточной подготовки.

#7. Кто ответственное лицо?

Когда каждое из подразделений самостоятельно работает с SharePoint, правильно ли они распоряжаются корпоративными ресурсами? Соблюдают ли владельцы сайтов требования корпоративных стандартов к содержимому сайтов и управлению содержимым? Потеря контроля над SharePoint и сохраненной информацией может оказаться необратимой (единственный выходом будет создание сайта заново). Если от юридического или исследовательского отдела поступит просьба найти X или ответственного за Y, будет ли структура и организация ваших сайтов SharePoint пригодной для аудита?

#8. Трудности аудита

Если каждое подразделение и группа могут свободно строить специализированные интерфейсы пользователя в рамках переоформления, то они будут считать себя вправе хранить информацию любым удобным для себя способом. За собственным оформлением неизбежно следуют собственные типы контента, типы списков и метаданные. Как исследователь или аудитор найдет что-либо в такой системе? Представьте себя на месте аудитора, который должен посетить сотню сайтов с различными интерфейсами пользователя, чтобы найти документ о заказчике или продукте. Такой беспорядочный подход окажется дорогостоящим и приведет к трудностям в обслуживании.

#9. Более удачное применение средств

Разумно ли пытаться снизить расходы, лицензируя SharePoint Foundation или SharePoint Server Standard Edition, если большие деньги тратятся на специализированный (и косметический) процесс переоформления, с последующими расходами на обучение и неизбежными потерями производительности труда из-за переоформления? За те же деньги можно обойтись SharePoint в стандартной конфигурации и потратить освободившиеся средства на SharePoint Enterprise Edition, Microsoft FAST Search Server и мощные инструменты бизнес-аналитики (BI). Возможно, удастся даже купить более современное оборудование и провести дополнительное обучение пользователей. Если вы хотите ввести в компании правильные процедуры, потратьте деньги на план администрирования и оперативную управленческую группу.

#10. Вы действительно хотите выполнять работу повторно?

Затраты на процесс переоформления не завершаются с текущей установкой SharePoint. Рано или поздно появится новое поколение SharePoint с новыми функциями, полезными и необходимыми. После переоформления сайты почти никогда не удается обновить чисто. В последние несколько лет мне приходилось видеть, как происходил переход с SharePoint 2003 на SharePoint 2007 (а позднее с SharePoint 2007 на SharePoint 2010) на измененных сайтах. Обычно процедура проходила не гладко, и требовалось платить за повторный процесс переоформления всех сайтов новой версии. Вы готовы рисковать усилиями и затратами на перевод заново оформленных сайтов на новую версию SharePoint?

Подводим итоги

. Смогут ли новые сотрудники быстро привыкнуть к специализированному интерфейсу пользователя и структуре сайтов? Доступны ли разовые начальные затраты, стоимость текущего обслуживания, расходы на обучение конечных пользователей и неизбежные затраты на обновление измененного сайта? Учтите юридические и бизнес-требования (например, поддержка программ чтения с экрана, контрастность текста, перемещения без мыши, доступность веб-контента в соответствии со стандартом WCAG 2.0). Как процесс переоформления отразится на выполнении этих требований? Иными словами, действительно ли вам нужен процесс переоформления?