Со временем Microsoft SharePoint превращается в склад информации, подобный тому, каким была электронная почта десять лет назад. Руководству компаний очевидно, что этой информацией необходимо управлять, защищать ее и во многих случаях архивировать.
Первые две задачи ясны, но зачем архивировать содержимое SharePoint? По трем простым, но веским причинам: уменьшение размера данных (он влияет на производительность), управляемость и соответствие нормативным актам.
«Инструменты архивации помогают оптимизировать размер баз данных контента, а также обеспечивают сохранение истории версий документов в реальном времени», — полагает Эррин О'Коннор, инженер с десятилетним опытом работы с SharePoint, основатель и директор компании EPC Group.net. Достижение целей, намеченных в плане управления, — еще один довод в пользу архивации содержимого SharePoint. «Архивация старых, более не используемых сайтов — ключевой вопрос, и важно удалять или архивировать информацию, потерявшую актуальность», — считает О'Коннор.
Важны также простота и удобство способа извлечения информации. Например, старый сайт завершенного проекта может оказаться полезным через год или два, когда появится аналогичный проект. Тогда руководитель проекта или члены группы смогут восстановить архивированный сайт, чтобы воспользоваться оптимальными методами и опытом предыдущего проекта.
Архивация — основа управления записями, но у некоторых компаний есть еще более важные причины. «Архивация — необходимое условие для соответствия нормативным актам», — подчеркивает Рон Черити, менеджер продукта SharePoint, работавший с SharePoint с 2001 года. Его интересы — управление, информационная архитектура, техническая архитектура и производственные операции. Выполнение требований отраслевых и правительственных нормативных документов важно для многих, если не для большинства компаний, особенно в Соединенных Штатах, где подается больше судебных исков, чем в любой другой стране мира. Возможности соответствия и аудита тесно связаны с архивацией. Как объясняет О'Коннор, можно восстановить архив на сайте или экземпляре SharePoint и предоставить данные аудиторам и средствам обнаружения, не оказывая влияния на работу производственной фермы SharePoint.
Но в SharePoint 2010 предусмотрены встроенные возможности управления записями. Зачем в таком случае может потребоваться решение стороннего поставщика? Прежде всего, как считает Черити, многим компаниям необходим механизм архивации, соответствующий определенным требованиям (например, Министерства обороны США). Другая причина, по его словам, заключается в том, что корпоративные системы управления записями масштабируются гораздо лучше благодаря N-звенной архитектуре и использованию файловой системы для элементов, а SQL Server — для логики. Кроме того, сторонние продукты предоставляют весьма удобные функции. «При уничтожении архивных данных клиентские системы выдают сертификаты для юридических целей», — отмечает Черити.
. Конечным пользователям желательно предоставить возможность поиска и доступа к архивированной информации в SharePoint, если только не поставлена задача обучить их работе с новыми решениями и процедурами.
Полезна функция электронного обнаружения, и в частности возможность архивировать контент и данные любых типов в SharePoint. Различные решения поставляются автономно либо в составе пакета, и предпочтительный вариант зависит от нужд конкретной компании. Некоторые особенности можно выявить, лишь опробовав инструмент: уровень его гибкости, простоту в использовании и качество обслуживания со стороны поставщика.
В приведенной таблице представлены избранные поставщики и сведения об их средствах архивации SharePoint. Дополнительные аргументы в пользу архивации содержимого SharePoint можно найти в блоге AIIM «The Case for SharePoint Archiving» (www.aiim.org/community/blogs/expert/the-case-for-sharepoint-archivingite28099s-never-too-soon-to-deal-with-old-information). Еще один полезный блог, в котором обсуждаются архивация SharePoint и важнейшие характеристики решений архивации, — SharePoint Archiving — Defining a way Forward Джеффа Ивилина (www.sharepointgeoff.com/sharepoint-archiving-%E2%80%93-defining-a-way-forward).
Каролин Марвиц (cmarwitz@windowsitpro.com) — редактор Windows IT Pro, SharePointPro Connections и SQL Server Magazine, специализируется на тематике Active Directory, групповой политике и SharePoint