EDRM и SharePoint: проектирование совместимой платформы

Количество информации, генерируемой различными организациями, растет с феноменальной скоростью. .

На этом пути встречается немало трудностей, например необходимость одобрения руководства, организационная работа, процесс обучения, трудности в определении последовательной и подходящей пользователям классификации, сложности в использовании и неприятие некоторых вещей в пользовательской среде. Большинство организаций имеет отдельные подразделения, использующие систему EDRM с различными статусами развертывания, которые тем не менее не дают заявленного результата. Именно поэтому большое значение имеют грамотное планирование и стратегия развертывания.

Планирование решения для управления ведением записей

Планирование решения для управления ведением записей — нелегкая задача. Чтобы достичь успеха, необходима команда специалистов, поскольку проектирование системы требует различных навыков и знаний (например, взаимосвязи системы, руководство, архитектура информации, управление ведением записей, перемещение данных, безопасность, архитектура системы EDRM). Самое лучшее, с чего можно начать процесс планирования, — это прочитать ISO 15489 и методологию DIRKS (см. врезку «Ресурсы по EDRM»). Перечислим ключевые моменты, которых следует придерживаться при планировании масштабного развертывания EDRM.

• Руководство. Необходим координатор, который будет курировать решение по управлению ведением записей в вашей организации.
• Команда. Вам нужно работать с командой, состоящей из различных специалистов, как было сказано выше.
• План. У вас должен быть план, который точно сработает.
• Программа адаптации пользователей. Необходимо создать программу, которая поддерживает пользователя, обеспечивает обучение и мониторинг и отлично работает (обзоры производительности).
• Политика данных. Вы должны определять и приводить в исполнение политику данных при ведении записей. Сотрудники должны понимать свои роли и меру ответственности.
• Опись хранилищ данных. Требуется управлять описью имеющейся информации, состоянием, в котором она находится (возраст, пригодность) и ее местоположением. Опись должна включать файлы общего пользования, папки общего доступа, микрофиши, хранилище записей разработки третьих фирм и системы EDRM подразделений.

Общее представление о Records Center 2007

Хотя Microsoft выпустила SharePoint 2010, у SharePoint 2007 есть свои достоинства, и многие организации в ближайшее время не будут модернизировать его. В SharePoint 2007 есть шаблон сайта, называемый Records Center. В нем предусмотрена такая функция, как Holds, которая помогает зафиксировать расписание удержания, и Auditing, которая регистрирует события и операции с записью. В SharePoint 2007 также существует несколько специализированных библиотек и обеспечивается настройка маршрутизации по типу контента, которая помогает производить маршрутизацию записей по типу контента.

Например, вы можете создать тип контента, именуемый Contracts, и библиотеку для этого типа контента. Затем можно создать правило маршрутизации в Records Center, который проложит маршрут типа контента в библиотеку Contracts. Затем вы можете применить политику Information Management к библиотеке (например, как управлять записями). Последним шагом в данном процессе является формирование конфигурации фермы, которая будет взаимодействовать с Records Center, путем добавления ссылки на веб-службу Records Center (server_name/_vti_bin/officialfile.asmx). Чтобы это сделать, выберите External Service Connections и введите URL для своей веб-службы центра управления записями в поле Connect to a Records Repository. В итоге в пункте меню edit/context появится параметр для прокладывания маршрута записей внутри библиотек документа, как показано на экране 1. Заметим, что любая работа, которую вы выполняете, должна осуществляться в среде «песочницы», которой обычно является виртуальная машина, запущенная на вашем компьютере.

Экран 1. Records Center

Создание центра управления записями

В этом разделе представлен основной процесс создания Records Center в Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007. Более подробную информацию можно найти в статье Microsoft TechNet «Create a site collection (Office SharePoint Server)» по адресу technet.microsoft.com/en-us/library/cc263094(office.12).aspx. Для создания Records Center выполните следующие шаги.

1. Зарегистрируйтесь как Admini­strator, откройте Central Administra­tion, выберите Application Manage­ment.
2. Введите имя для приложения, учетные данные SQL Server и метод аутентификации, который подходит вашей среде. Желательно использовать квоты, но это не является требованием для среды «песочницы». Имейте в виду, что изолирование Records Center вместе с его собственным сайтом и приложением поможет упростить операции.
3. В Site Collection выберите Create Site Collection. Введите имя, описание и URL, затем выберите шаблон Records Center (выберите URL и номер порта, которые подходят для вашей среды). Также свяжите коллекцию сайта Site Collection с приложением, которое указали на предыдущем шаге.
4. Выберите Application Management и щелкните на External Service Connections. Введите URL для своей веб-службы Records Center в поле Connect, в поле Records Repository (например, server_name/_vti_bin/officialfile.asmx). Замечу, что в SharePoint 2007 вы можете точно определить только одно соединение для одной фермы.
5. Откройте сайт Records Center в браузере и щелкните на Site Settings. Создайте тип контента Contracts и примите настройки по умолчанию. Щелкните на Site Settings, выберите Create и создайте библиотеку документов Contracts.
6. Задайте настройки библиотеки документов Contracts, чтобы принять множественные типы контента. Задайте настройки библиотеки документа Contracts, для того чтобы использовать тип контента Contracts, который создали на предыдущем шаге.
7. Создайте правило маршрутизации Contracts, которое направит тип контента Contracts в библиотеку документов Contracts, указав имя библиотеки как пункт назначения.

Теперь у вас есть функциональный Records Center. При желании можно добавить свой сайт ведения записей Records Site в навигацию на общем портале, редактируя меню навигации и добавив ярлык для нового сайта Records Center.

Обзор Records Center 2010

В SharePoint 2010 Records Center имеет новый интерфейс и несколько дополнительных функций, которые повышают удобство работы и управления. Тем, кто оценил SharePoint 2007 и установил его, предлагаются новые функции и расширения. Приведем обзор некоторых возможностей.

Управление ведением записей на месте. Управление ведением записей происходит в месте их создания. Вместо централизованного хранилища документов, которое требует службы маршрутизации или перемещения файлов вручную, записями управляют там же, где они находятся. Документ остается на своем месте и о нем производится запись. Такой подход позволяет избежать трудоемких перемещений, связанных с внедрением EDRM.

Многоэтажное сохранение. Политики сохранения могут иметь несколько ступеней, позволяя точно определять весь жизненный цикл документа в одной политике (например, просматривать Contracts каждый год и удалять через семь лет).

Папки. Другая интересная возможность — это новая роль папок в SharePoint 2010. В SharePoint 2007 папки были рекомендуемым вариантом для безопасного доступа к групповым файлам. В SharePoint 2010 они могут играть доминирующую роль по отношению к любым объектам, которые находятся в них. Теперь метаданные помещаются на уровень папки так, чтобы включенные в них объекты могли наследовать эту информацию.

Комплекты документов. Комплекты документов дают пользователям право совместно работать над родственными документами без создания новой библиотеки документов или сайта. Цель комплектов заключается в том, чтобы помочь организовать документы и дать право совместной работы над документами, отмеченными как имеющие похожие метаданные.

Постоянный ID документа. ID документа обеспечивает прямую ссылку на объекты, несмотря на изменения имени файла или перемещения документа.

Диспетчер контента. Правила маршрутизации из SharePoint 2007 были заменены диспетчером контента. Новая функция SharePoint доступна во всех библиотеках документов. Диспетчер контента направляет документ в нужную папку, основываясь на типе контента и любых других метаданных, которые вам нужны.

Детали совместимости. Это новая функция, которая добавляет пункт Compliance Details в контекстное меню. Она позволяет пользователям проверять важные настройки, которые были применены к определенным деловым записям. Данная функция также позволяет администраторам убедиться, что определенные документы наследуют правильные политики и сохранность настроек.

Отправка записи. Это простая функция, которая делает использование сайта более удобным.

Подробную информацию можно найти в статье «8 Reasons SharePoint 2010 Looks Like a True ECM System» (aiim.typepad.com/aiim_blog/2010/01/8-reasons-sharepoint-2010-looks-like-a-true-ecm-system.html).

Создание Records Center в SharePoint 2010

Шаги, перечисленные в этом разделе, описывают процесс создания Records Center в SharePoint 2010. Чтобы получить более детальную информацию, откройте статью TechNet «Create a site collection (Office SharePoint Server)», размещенную по адресу technet.microsoft.com/en-us/library/cc263094(office.12).aspx.

1. Зарегистрируйтесь как администратор и откройте Central Administration; выберите Applica­tion Management.
2. Откройте страницу Create Site Collection. В разделе Web Application, если веб-приложение, в котором вы хотите создать свою коллекцию сайта, не выбрано, щелкните мышью по вкладке Change Web Application, а затем щелкните по веб-приложению, в котором хотите создать коллекцию сайта.
3. Как и в случае с SharePoint 2007, создайте веб-приложение для Records Center. Выберите имя, учетные данные SQL Server и метод аутентификации, который подходит вашей среде.
4. На странице Create Site Collection в разделе Web Application, если веб-приложение, в котором вы хотите создать коллекцию сайта, не выбрано, щелкните мышью по вкладке Change Web Application, а затем щелкните по веб-приложению, в котором хотите создать коллекцию сайта.
5. В разделе Title and Description есть название и описание для коллекции сайта. В разделе Web Site Address выберите путь для использования URL (например, шаблон пути типа /sites/ или корневой каталог). В разделе Template Selection выберите Records Center из списка. Щелкните OK.

Заметим, что SharePoint 2010 предоставляет администраторам право создавать множественные подсоединения к Records Center в одной ферме и определять более детальные параметры поведения этих соединений. Другое преимущество — возможность перемещения объектов в Records Center, но при этом нужно оставлять ссылку на исходное местонахождение.

После этого необходимо создать правила организации контента. Вы добавляете правила, выполняя следующие шаги.

1. Выберите Site Settings, Site Administration, Content Organizer Rules. Затем выберите New, чтобы открыть страницу New Rule.
2. Создайте правило под названием Contacts. Внизу страницы выберите целевое местоположение. Просмотрите библиотеку на своем сайте. Убедитесь, что, какой бы тип контента вы ни выбрали, он активирован в целевой библиотеке, иначе вы получите сообщение о том, что у пункта назначения нет активированного контента.

Важно отметить, что исходная и целевая библиотеки (поскольку библиотеки документов имеют настройки для управления записями) требуют того же типа контента. Например, если у вас есть тип контента Contracts Form в исходной библиотеке, вам нужна еще одна Contracts Form в целевой библиотеке.

Управление по месту

Чтобы воспользоваться функцией In-Place Records Management, которую предлагает SharePoint, требуется сначала активировать ее для коллекции сайта, как показано на экране 2. Если у вас есть коллекция сайта с заданными настройками в среде «песочницы», откройте Site Actions и активируйте функцию. Либо наоборот: сначала создайте коллекцию сайта (например, Team Collaboration), а затем активируйте функцию.

Экран 2. Функция In Place Records Management

Если вы хотите, чтобы объекты в библиотеке автоматически помечались флажком как записи (то есть библиотека Contracts), выберите библиотеку на своем сайте, который будет поддерживать управление ведением записей, и щелкните мышью по вкладке Library Settings. Активируйте Automatic Declaration. Теперь все документы, добавленные в библиотеку, автоматически помечены как записи. После активации этой функции и определения параметров библиотеки в меню Libraries появится новая кнопка Declare Records. Более подробно об этом рассказано в статьях TechNet «Records management overview (SharePoint Server 2010)» (technet.microsoft.com/en-us/library/cc261982.aspx) и «Designing for in-place records management» (technet.microsoft.com/en-us/library/ff363732.aspx).

Сторонние системы EDRM

Компания Butler Group выпустила обзор лучших поставщиков управления записями и их продуктов в 2008 году. Самыми лучшими были признаны EMC Documentum, IBM FileNet и OpenText. HP TRIM классифицируется как Consider, а SharePoint 2007 классифицируется как Explore.

Важно отметить подъем SharePoint. Он меняет ситуацию не только на рынке EDRM, но и на других рынках, таких как Web 2.0. Благодаря великолепной интеграции с Office, SharePoint прост в использовании, а низкая цена лицензионной версии позволяет считать этот продукт удачным выбором для большого количества компаний. По сообщению Butler Group, SharePoint спроектирован для того, чтобы помочь организациям управлять контентом и предоставлять сотрудникам возможности для общения и совместной работы электронным способом. Поставщики EDRM предприняли попытку интеграции с SharePoint, используя простые веб-части Web Parts, которые учитывают файловый план и обеспечивают переменные уровни интеграции при поиске. Обычные Web Parts для EDRM включают следующие компоненты.

Библиотека документов. Эта веб-часть дает администраторам сайта право представлять файловый план EDRM как библиотеку документов. Вам нужно определить область файлового плана (Container/Class) для того, чтобы показать его. Web Part может усложнять процесс инициализации, поскольку необходимо иметь опыт определения параметров конфигурации во время инициализации сайта. Именно поэтому библиотеку документов следует использовать с осторожностью.

Меню Edit/context. Меню edit/context в Web Part будет включать параметр Move Document Feature. Веб-часть добавляет функцию к edit/context, которая дает пользователям право выбирать документ, предназначенный для перемещения в файловый план EDRM. Функция показывает страницу ASPX, которая запрашивает тип записи и требуемые метаданные до того, как документ будет послан в EDRM.

Провайдер протокола поиска. Web Part устанавливается на сервере индексирования и дает серверу право работать с приложениями третьих фирм, такими как EDRM. Для того чтобы SharePoint показывал комбинированные результаты из источника контента, нужно понять, как получить доступ, обработать и возвращать результаты. Это задача провайдера. Я обнаружил провайдеры, которые работают медленно и иногда заставляют индексирование зависать, так что действуйте осторожно.

Интегрированный поиск. Если у поставщиков нет времени или опыта для разработки провайдера, можно использовать веб-часть для организации федеративного поиска. SharePoint отправляет запрос на поиск в Web Part, передавая критерий поиска из функции поиска SharePoint, обрабатывает запрос и выводит отдельный набор результатов. Я выяснил, что такие Web Part легко установить и работают они очень хорошо.

Я поработал с несколькими веб-частями разных систем EDRM и остался недоволен. Они не обеспечивают реальную интеграцию, а позволяют организовать более или менее простой шлюз в EDRM через веб-часть. Они не дают возможность воспользоваться преимуществами таких функций, как предупреждения, рабочие процессы и представления. В целом производительность индексирования невысока и плохо поддается масштабированию. Проблематичными также являются стабильность и развертывание. Учитывая скорость его распространения, SharePoint будет продолжать разрушать рынок EDRM, подобно рынку порталов.

Взгляд в будущее

Для того чтобы понять, как изменилась система коммуникации за последние 100 лет, а особенно за последние 20 лет, подумайте о средствах массовой информации, которые использовались в XX веке: письма, телефоны, факсы и, конечно, личные коммуникации. Эти виды средств общения использовались в простой, медленно изменяющейся рабочей среде, если сравнивать их с современными условиями. Сегодня мы используем разнообразные устройства и приложения, такие как смартфоны, электронная почта, мгновенный обмен сообщениями, видеокамеры, Facebook, LinkedIn, VoIP, веб-конференции, Twitter и корпоративные системы, такие как электронная почта и голосовая почта.

EDRM больше не является простой цифровой системой учета физических и электронных ресурсов, таких как письма и электронные документы. Сфера применения систем EDRM затрагивает многие приложения и средства коммуникаций, что усложняет их использование в организациях. Некоторые организации, зная это, блокируют корпоративный доступ к интернет-приложениям. Но как сотрудники получают доступ и работают из дома? Не раскрывают ли они секреты компании? Есть ли неразрешенные системы связи в организации и у ее сотрудников? Не завлекают ли рекрутеры ваш штат на социальных и специализированных сайтах?

Инструменты, такие как SharePoint, и технологии Web 2.0 изменили рынок EDRM. SharePoint 2010 оказывает давление на системы EDRM и постепенно завоевывает себе место в сфере управления ведением записей. Менеджеры и ИТ-администраторы думают о способах цифрового учета при коммуникациях в приложениях, таких как Facebook и Twitter. Цена и удобство использования SharePoint способствуют вытеснению инструментов EDRM с рынка и изменению представлений в компаниях относительно управления информационными ресурсами. Я полагаю, что стандартная система EDRM станет внутренним сервером для такого программного обеспечения, как SharePoint. Поставщики EDRM планируют совершенствовать интеграцию, создавая крепкие связи с приложениями, такими как приложения SharePoint и Web 2.0, которые будут незаметны для среднего пользователя. Пользователи даже не узнают, что их документы и переписка учитываются в виде записей.

Рон Чарити (Ron.charity@hp.com) — архитектор решений в HP, специализируется на решениях для управления документами и записями, совместной работы и поиска