По дороге с «облаками»

Сегодня редкая компания может обойтись без электронной почты. А что кроется за способами организации корпоративной электронной почты? Вариантов, как всегда, несколько.

Первый — в компании имеется штат своих специалистов, которые обеспечивают функционирование почтовой системы. Здесь возможны варианты: либо идти в ногу со временем и пользоваться всей функциональностью, предоставляемой Exchange 2010, либо ограничиваться сторонними решениями, которые предложат лишь обычные электронные почтовые ящики (pop3/smtp).

Второй — отдать заботу о работоспособности почты на откуп хостеру, который занимается поддержкой корпоративного сайта. Этот вариант немногим отличается от использования своих pop3/smtp-ящиков — просто вы управляете не самими серверами, а только настройками почты.

Третий — своими силами управлять почтовыми настройками, но использовать «облачные» технологии. Для этого варианта, что очевидно, не нужен сертифицированный специалист, с такой задачей справится любой сотрудник, который хоть немного разбирается в принципах работы электронной почты. Ведь в таком случае все управление сводится к созданию/удалению почтовых ящиков и групп рассылки. Максимум, что придется делать, это осуществлять настройку почтового клиента на компьютере сотрудника, но и эту работу можно переложить на Help Desk (службу поддержки клиентов).

Как видите, компаниям есть из чего выбирать. Но далеко не во всех небольших организациях знают о таком выборе. Выбор должен быть обоснован: необходимо четко понимать, во что для компании выльется владение тем или иным вариантом организации почты. И Microsoft, и Google, и производители антивирусов давно предлагают свои решения для малого бизнеса. И, что самое интересное, предлагают абсолютно бесплатно или намного дешевле покупки и установки программного обеспечения на компьютерах компании.

Для хранения своей корпоративной почты (нам же нужен наш домен, а не бесплатные службы) на серверах этих компаний достаточно внести небольшие изменения в настройку DNS вашего домена, указать нужное количество почтовых ящиков, назначить им имена и пароли, и все готово. Плюс ко всему вы получаете в качестве бонуса веб-интерфейс на основе Hotmail/Gmail.

Создание почтовой службы компании

На примере работы «облачных» почтовых систем рассмотрим упрощение работы системного администратора в небольшой компании. Рассмотрим использование служб Google и Microsoft, а именно Gmail и Hotmail соответственно. Начнем с Gmail.

1. На главной странице сайта Gmail нас интересует ссылка «Gmail для организаций».
2. Затем мы попадаем на страницу описания предлагаемых служб, выбираем вариант Business (см. экран 1).
3. Знакомимся с вариантами предоставляемых пакетов услуг: нас интересует стандартный.
4. Смотрим на описание пакета и его сравнение с платным пакетом «Премиум», нажимаем кнопку Get Started (см. экран 2).
5. Далее будет предложено купить домен для организации (если его еще нет) либо ввести имя домена и начать его использование для корпоративной почты.
6. Все, почтовый сервер для домена компании практически готов. Остается лишь выполнить настройки в службах DNS для домена. Потребуется изменить запись MX (чтобы серверы Google «понимали», для какого домена они собирают почту) и запись CNAME (чтобы иметь простой URL для веб-интерфейса почты типа mail.<мой домен>.com).

Итак, у Google существует пять серверов, которые можно указывать в качестве MX-серверов для домена компании. Они представлены в таблице с приоритетами.

Если вы хотите иметь стопроцентную уверенность в работоспособности своей почты, советую внести все пять серверов.

CNAME-запись для веб-интерфейса корпоративной почты выбирается произвольно, это может быть и mail, и webmail, и office, и remote… Словом, как вам удобно. Тем самым вы создаете удобный и легко запоминающийся адрес для себя и своих коллег.

Перейдем теперь к другой службе, а именно к Hotmail.

1. Заходим на сайт http://domains.live.com. У пользователя для регистрации корпоративного почтового сервера уже должна быть активная учетная запись LiveID.
2. Нажимаем Add Domain и вводим интересующий нас домен, если он еще не куплен, нажимаем на ссылку I need to purchasу a domain. Также не забываем выбрать пункт Set up Windows Live Hotmail for my domain, см. экран 3.
3. Подтверждаем желание начать использовать указанный домен и далее переходим на страницу управления доменом для включения дополнительных служб.
4. Остается лишь внести изменения в DNS вашего домена. На странице будет точно указано, какие записи необходимо вносить, а какие являются дополнительными.

Например, для создания обязательной MX-записи будет предложено сделать следующее (имя хоста может отличаться от указанного ниже):

• DNS record type: MX
• Host: <мой домен>.com
• MX server: 1657636093.pamx1.hotmail.com
• TTL: 3600 or 1 hour
• Priority: 10 (or High priority)

Для подтверждения прав на использование домена Hotmail потребует создать CNAME-запись следующего вида.

• DNS record type: CNAME
• Host: 1657636093
• Value: domains.live.com

Hotmail порекомендует создать еще одну запись. Она не обязательна, почта будет работать и без нее. Но добавление этой записи предотвратит попадание вашей почты в спам-фильтры.

• DNS record type: TXT
• Host: <мой домен>.com
• Value: v=spf1 include: hotmail.com ~all
• TTL: 3600 or 1 hour (if requested)

Вот, собственно, и все, что я хотел рассказать о настройке почты для работы с доменом малой компании в службе Hotmail.

Подведем итоги

Для полноценного функционирования новой корпоративной почты необходимо выполнить еще несколько операций в обоих вариантах.

1. В настройках домена указать в качестве записи MX серверы выбранной службы (Gmail или Hotmail).
2. Для удобства пользователей можно настроить простые адреса для доступа к почтовому ящику, типа mail.<мой домен>.com, для этого следует создать соответствующие записи CNAME.
3. Теперь можно создавать учетные записи пользовательских почтовых ящиков. Все настройки завершены, и почта для домена будет приниматься и обрабатываться серверами выбранной службы.

Хочется обратить внимание на несколько моментов. Процесс добавления записей MX и CNAME тщательно документирован, ошибиться в настройках очень сложно. Hotmail не даст вам создать ни одной почтовой учетной записи пользователя, пока эти записи не будут корректны. У Gmail подобной проверки нет.

Поскольку рассматриваются бесплатные версии, то здесь тоже небольшое преимущество имеет Hotmail. Во-первых, почтовый ящик неограниченного объема, как и у любого пользователя почты Hotmail, в отличие от почти 8-гигабайтного ящика пользователя Gmail. Во-вторых, в бесплатном варианте Gmail позволит создать до 50 почтовых ящиков пользователей, в то время как Hotmail имеет ограничение в 500 (!) ящиков для бесплатного варианта.

Однако, помимо использования бесплатных почтовых ящиков, небольшое предприятие может сэкономить на покупке офисного пакета. Да-да, сэкономить. Ведь мы же говорим о легальном программном обеспечении, верно? Как это сделать? Да с помощью все тех же «облачных» приложений.

«Облачный» Office

Для создания документов вам потребуется предоставить все ту же учетную запись Live ID каждому сотруднику, кто будет заниматься документами. Для этого необходимо зайти на http://home.live.com и выбрать вкладку Office (см. экран 4).

После этого вы можете создать в Интернете новый документ в формате Microsoft Word, Excel, PowerPoint или OneNote. В настройках интерфейса вы сможете указать, кто помимо вас имеет право смотреть или редактировать данный документ. Рассмотрим создание документа на примере Word (см. экран 5).

Вводим имя документа, нажимаем кнопку «Сохранить» и продолжаем редактирование документа. Конечно, при этом некоторые функции Word будут недоступны. Однако спросите себя, а так ли часто вы используете всю функциональность Word? Уверен, что нет. Если же вы захотите править уже созданные документы, то вам предварительно нужно будет загрузить их в веб-хранилище SkyDrive. Что касается того, какой формат будут иметь созданные вами документы, то все они будут создаваться в формате Office 2007, то есть иметь расширения файлов docx, xlsx и т. д.

Кроме того, хотелось бы отметить такую незаменимую сегодня функцию, как проверка орфографии. Служба Microsoft умеет проверять орфографию «на лету», то есть подчеркивать слова с ошибками непосредственно при вводе текста. Word из состава Office Web Apps позволяет форматировать текст практически так же, как и «полноценный» Word. В документ можно добавлять таблицы, рисунки, фотографии и ссылки. Хотелось бы отметить, что пока официально поддерживается только три браузера — Internet Explorer (7 и 8), Firefox 3.5 (в средах Windows, Mac и Linux) и Safari 4 (Mac).

Плюсы и минусы

Онлайн-приложения Office Web Apps будут несколько ограничены в функциях. В частности, пользователям будут недоступны инструменты для генерации оглавлений, создания писем в режиме слияния и т. д. Кроме того, существуют проблемы совместимости с приложениями Office 2003 — эта версия Office не сможет работать с графическими вставками Smart Art и другими функциями, реализованными только в Office 2007 и Office 2010. Также известно, что функция «соавторства» (одновременной работы нескольких пользователей с одним документом) будет доступна как для бизнес-пользователей, так и для индивидуальных потребителей, правда, пока эту функцию поддерживают только два приложения — Excel и OneNote.

Необходимо учесть, что документы, создаваемые с помощью Office Web Apps можно сделать открытыми для других пользователей. В частности, поддерживается несколько уровней доступа к файлам:

• для всех желающих;
• для ваших друзей и друзей ваших друзей;
• для некоторых друзей;
• только для владельца файла.

В первых двух случаях доступ предоставляется в режиме «только для чтения». В случае доступа для друзей указывается возможность внесения изменений в файл другими людьми. Для того чтобы открыть доступ к файлу определенным пользователям, нужно указать их электронные адреса, и служба направит им соответствующее предложение.

Владимир Безмалый (vladb@windowslive.com) — специалист по обеспечению безопасности, имеет звание MVP Consumer Security, Microsoft Security Trusted Advisоr

Алексей Найда (AlexeyN@softline.ua) — ИТ-консультант в Softline International