Документооборот на SharePoint

О Microsoft.NET 3.0 Work­flow Foundation и о том, сколько пользователей SharePoint включили его в свой арсенал для обеспечения бизнес-процессов, сейчас говорят много. Я хочу пояснить, что такое налаженные бизнес-процессы, а также показать, как использовать доступные процессы, которые поставляются вместе с оплаченной лицензией Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Вы можете и сами создавать процессы для Windows SharePoint Services (WSS), но они должны быть изначально построены с помощью инструментов разработки для написания сценариев или компиляции компонентов.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это последовательность действий при выполнении определенной задачи. Или, по терминологии SharePoint, последовательность действий и функциональных возможностей, сгруппированных в логическом порядке, для завершения определенной задачи должным образом и в контролируемом режиме. Поясню определение на примере. В любой организации приходится принимать или отвергать новые документы или изменять существующие. При помощи SharePoint можно описать простой рабочий процесс, который отслеживает изменения в библиотеке документов SharePoint. Этот процесс ожидает загрузки какого-либо документа, затем создает задачу просмотра для другого пользователя и далее позволяет принять либо отвергнуть документ. Через простой веб-интерфейс пользователь может выбрать, одобрить, либо отвергнуть документ, чтобы завершить процесс.

Описанный выше сценарий прост, но эффективен. Он гарантирует, что документы сохраняются так, что доступ к ним может получить любой член команды, основываясь на разрешениях безопасности. По этому сценарию менеджер также автоматически информируется о том, какие изменения были сделаны в документе и кто является ответственным за работу с ним. Менеджер может отследить, кто внес изменения, когда документ был загружен и, посредством контроля версий документа, какие именно изменения были сделаны. Менеджер также может просматривать данные через веб и узнать историю обработки задачи и ее статус.

Сравним этот простой сценарий с тем, как компании управляют похожими операциями без рабочих процессов SharePoint. Например, руководитель отдела может отправить пользователям по электронной почте сообщение о том, что они должны предоставлять определенные типы документов на одобрение, прежде чем отсылать их клиентам. Эти документы хранятся в папках в корпоративной сети или на локальных жестких дисках. Когда пользователи где-либо изменяют документ, они посылают его по электронной почте своему руководителю для одобрения. Какую версию документа они изменили — хранящуюся локально или общедоступную? Какая версия используется чаще? Что произойдет, если кто-то внесет дополнительные изменения, в то время как руководитель отдела просматривает текущие? Куда руководитель сохранит сделанные им изменения и кому он отправит ответ, чтобы все остальные тоже были в курсе дела? Каким образом он будет отвергать или вносить изменения, чтобы они были приняты во внимание? Может ли руководитель видеть, кто в данный момент работает с тем или иным документом в его отделе?

Благодаря встроенным возможностям SharePoint и рабочим процессам, доступным в MOSS, организации могут быстро снять большинство подобных вопросов.

Доступные бизнес-процессы

Бизнес-процессы MOSS, описанные ниже, представляют собой расширение того, что доступно в базовой поставке. Я опишу каждый из них подробно и поясню, как они могут помочь вашей организации. Внедрять эти процессы не так сложно. Многие возможности библиотек документов SharePoint, наряду с перечисленными ниже процессами, позволяют решить многие проблемы.

Collect Feedback. Рабочий процесс Collect Feedback пользователи реализуют в первую очередь, за счет легкости создания и мощности его функций. Этот процесс позволяет быстро создавать последовательности задач, связанных с документом, которые будут автоматически отправляться другим пользователям по электронной почте с просьбой просмотреть документ и ответить на задачу при помощи обратной связи. Несколько раз щелкнув мышью, пользователи могут создать рабочий процесс для конкретного документа или построить и сохранить многократно используемые процессы для общих документов или бизнес-процесса. Объединившись с SharePoint, приложение сохраняет отчет для каждого из заданий по обратной связи: кому было назначено задание, срок исполнения, текущий статус и итог выполнения. Пользователи могут просматривать отчеты о ходе процессов для отслеживания последовательности событий, состоящей из начальной разработки процесса, разработки каждой задачи, кто положил начало данному процессу, описания каждого события и возможного результата. Этот процесс предусматривает удобную временную шкалу выполнения всех рабочих процессов SharePoint. На экране 1 показана история простого рабочего процесса.

В истории процесса список задач процесса, обратная связь и комментарии показаны на главной странице отчета. Страница содержит информацию о статусе и истории определенного процесса для документа. Данные собраны, резервные копии созданы и хранятся в месте, логически связанном с документом и библиотекой документов.

Collect Signatures. Microsoft поддерживает сертификацию цифровых удостоверений, которую можно использовать для того, чтобы ставить свою цифровую подпись и обеспечивать проверку цифровой подписи. Collect Signatures позволяет исполнителям задействовать некоторые интегрированные функции Microsoft Office 2007. Этот процесс позволяет создавать компонент Signature Line в документах Office Excel 2007 или Office Word 2007, которые могут быть подписаны получателями цифровым способом.

Цель состоит в том, чтобы обеспечить одобрение документа в бизнес-процессе без необходимости его печати и подписания у нескольких пользователей. Рабочий процесс Collect Signature позволяет это сделать посредством функций управления документами SharePoint, позволяя проводить документы через процесс назначений задачи на подписание. Процесс прост: после создания документа, который требует подписей, инициатор создает цифровые строки для каждой стороны внутри документа, используя встроенные компоненты файлов Office Word 2007 или Excel 2007. Документ добавляется в библиотеку документов, содержащую процесс Collect Signatures, пользователь начинает работу внутри действующего документа, запуская рабочий процесс и используя способность Office 2007 к подключению к средам SharePoint. Рабочий процесс назначает задания пользователям, добавленным в этот процесс и имеющим строки для подписи в документе. Пользователям нужно открыть и цифровым способом подписать документ, завершая задачу. Затем рабочий процесс назначает задачу подписания следующей стороне в данном процессе. В итоге вы получаете документ со списком цифровых подписей и историей изменения версий.

Disposition Approval. Процесс Dispo­si­tion Approval предоставляет другие возможности и такие области применения, где автоматизация и уведомления могут помочь управлять бизнес-процессами. Этот процесс сконструирован для сохранения задач и работ управления несколько иначе, чем описанные выше процессы. Он автоматически инициирует задачу оценки документа, которая выполняется в конце жизненного цикла хранения документа.

В большинстве организаций у любого документа есть логический или контекстуальный жизненный цикл. Просмотр и оценка документов, которые больше не понадобятся, требует затрат времени и сил. А просмотр существующих документов на предмет выявления тех, которые обязательно должны быть сохранены, — тем более. Известны случаи, когда корпорации и отдельные пользователи оказывались замешанными в судебные процессы, когда устаревшие документы использовались как доказательства в суде. Во многих подобных случаях жизненный цикл этих документов завершился, и юридически больше не требовалось их сохранять. По сути, они были просто доказательствами — как с юридической, так и с финансовой точки зрения.

Рабочий процесс Disposition Appro­val предполагает две возможности управления политикой сохранения документов. Простой метод состоит в том, чтобы позволить сотрудникам вручную инициировать процесс для документов, которые они видят в библиотеках документов SharePoint и которые, как они полагают, должны быть проверены. Затем процесс создает задачу без исполнителя в списке задач, где пользователи отслеживают задачи. Задача из очереди представляет документы, которые требуется оценить в течение некоторого времени, и завершается сохранением документа на больший период времени или его удалением. Это процесс прост в установке, но сопровождается значительным риском: в силу ручного инициирования не все документы, которые должны быть удалены или просмотрены, могут быть найдены.

Лучший способ убедиться, что обнаружены все документы с завершающимся жизненным циклом, — использовать комбинацию типов контента и политику управления информацией. SharePoint позволяет создавать политику управления информацией, которая задает период времени, в течение которого документ остается в репозитории. Эта политика может быть применена к особым типам контента, что позволит организациям применять различные политики сохранения к специфическим типам документов. Когда период времени для сохранения в рамках отдельной политики завершен, процесс Disposition Approval автоматически инициируется политикой, и его задачи добавляются в очередь, чтобы ими управляли сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.

Как можно заметить, комбинация технологий в данном рабочем процессе предоставляет много возможностей для автоматизации бизнеса. SharePoint может определить тип документа и связанные с ним политики управления информацией, а затем запустить нужный рабочий процесс для этих документов, когда достигнуты или превышены параметры политики. Способность этих операций объединяться позволяет компаниям создавать специфические последовательности действий для удобства обработки всех документов и гарантировать, что задачи соответствуют требованиям бизнеса.

Three-State. Рабочий процесс Three-State отличается от описанных выше процессов тем, что он позволяет создавать промежуточные шаги в задачах процесса. Например, когда пользователь получает задачу, исполняемую в рамках процесса, стандартный статус задачи будет «открытая», либо «закрытая». Когда задача создается и назначается, ее статус — «открытая». При завершении задачи ее статус — «закрытая». Эта методология характерна для многих задач и процессов, но большинство предприятий имеют индивидуальные процессы, которые содержат задачи, состоящие из более чем двух шагов. Рабочий процесс Three-State предоставляет большую гибкость в таких ситуациях. Нередко он используется с шаблоном списка Issues Tracking, который доступен как часть стандартной установки SharePoint. По существу, процесс позволяет создавать более одной задачи на человека, в зависимости от статуса элемента, для которого создан процесс.

Давайте посмотрим, как этот рабочий процесс используется со списком Issues Tracking. Когда вы добавляете к этому списку процесс Three-State, по умолчанию он обращается к столбцу Issue Status за доступными состояниями (процесс Three-State требует столбец Choice, где на выбор дается как минимум три варианта). Процесс выберет Active в качестве исходного состояния, Resolved — в качестве промежуточного состояния и Closed — в качестве конечного состояния. Когда вы создаете новый элемент в списке Issues Tracking и процесс установлен на автоматический запуск при обнаружении нового элемента, процесс создает задачу и назначает ее пользователю, который указан в поле Assigned To в списке Issues Tracking. Эта задача содержит ссылку на элемент списка, где исполнитель может завершить задачу. На экране 2 показан процесс Three-State в действии. Здесь видно, что пользователю cthomas назначена задача Issue ID 1. На экране 3 вы можете увидеть, что соответствующая задача была добавлена в список задач и назначена cthomas, и есть обратная ссылка из задачи.

Когда пользователь cthomas видит задачу, он переходит к описанию проблемы, решает ее и устанавливает статус в Resolved, как показано на экране 4. Дочерняя задача, назначенная пользователю cthomas, завершена, и создается новая задача, предназначенная для Administrator (пользователя rthomas, создателя первоначального элемента), требующая, чтобы администратор просмотрел решение и закрыл вопрос. На экране 5 показано, как выглядит список задач на данном этапе выполнения процесса. Для примера давайте предположим, что проблема возникла вновь и администратор вынужден был установить статус задачи обратно на Active. На экране 6 видно, что задача администратора по проверке, а пользователю cthomas была назначена дополнительная задача для продолжения работы. Предположим, что пользователь cthomas вновь устраняет проблему и делает это правильно, администратор оценивает и принимает решение. На экране 7 показана последовательность задач и их метаданные.

Просто, но эффективно

Многие проблемы бизнеса могут быть решены при помощи процессов SharePoint, доступных в базовой поставке. Имея некоторый опыт, можно разобраться с тем, как рабочий процесс может быть применен к текущим неавтоматизированным проблемам, и большинство организаций смогут найти способы увеличения производительности, снижения риска ошибок и создать последовательность процессов, требующих меньше печати и выполнения операций вручную. Отдельные рабочие процессы требуют больших усилий при их освоении и применении в бизнесе. Но, так или иначе, ресурсы, необходимые для создания и использования рабочих процессов, — хорошее вложение средств.

Райан Томас (rthomas@syrinx.com) — директор департамента SharePoint Practice в Syrinx Consulting. Имеет сертификаты Microsoft Certified Professional Developer и Microsoft Certified Application Developer