Перемещаем общие папки в SharePoint

Втечение последних лет я работал с несколькими клиентами, которые хотели использовать SharePoint в качестве альтернативы общим папкам Exchange (и общим файловым ресурсам, хотя это и за пределами темы данной статьи).

Дело в том, что организации нередко сталкиваются с неконтролируемым ростом неструктурированных данных и вытекающих отсюда затрат, а это влияет на систему хранения и операции с данными.

Нужно ли срочно заменять общие папки? Возможно, и нет, пока какие-либо организационные проблемы не начнут вынуждать к этому. Сейчас организациям нет необходимости это делать, потому что общие папки будут поддерживаться до конца жизни Microsoft Exchange Server 2007, то есть до 2016 или 2017 года. Однако существуют очевидные причины для реализации решения, основанного на SharePoint: усовершенствованное представление данных, поиск и доступ с мобильных устройств. Но этим процессом нужно управлять осторожно, потому что перемещение — сложная, трудоемкая операция, которая в случае неправильных действий может вызвать остановку важных бизнес-процессов. Руководство, которое я предлагаю в этой статье, поможет спланировать, спроектировать и произвести перемещение с наименьшими потерями.

Решение на базе SharePoint

SharePoint подходит не всем. Компаниям, которые хотят переместить данные в SharePoint, нужно сначала уяснить следующие положения.

• Перемещение данных из общих папок в SharePoint — трудоемкий процесс.
• SharePoint сохраняет файлы в базах данных SQL Server, поэтому возможны проблемы с масштабированием. У некоторых компаний в наличии терабайты данных в папках и файлах общего доступа. Дополнительную информацию можно найти в статье «Plan enterprise content storage» (http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263028.aspx) на сайте TechNet.
• Какие ключевые слова вы задаете в файлах, чтобы без труда находить данные? Рекомен­дации можно найти в сообщениях блога «Searching Cus­tom Column Values in MOSS 2007» (http://www.jjfblog.com/2007/01/searching-custom-column-values-in-moss.html).
• Перемещение в SharePoint может оказаться дорогостоящим мероприятием. Файловые серверы дешевле ферм SharePoint и SQL Server.
• Потребуются дополнительные инструменты, такие как система управления корпоративными документами и архивными копиями.
• SharePoint не поддерживает резервное копирование, поэтому потребуется инструмент резервного копирования независимой компании. Например, в Соединенных Штатах такие решения предлагают Syntergy и Infonic.

Другой подход

Как правило, я рекомендую, чтобы компании применяли новый подход к обработке данных — их классификации, хранению и восстановлению. Необходимо подумать об информации, используемой при хорошо структурированном подходе, в противовес подходу «большое ведро», применяемому к папкам и файлам общего доступа. Нужно решить, как привязать информацию в ваших папках к структуре информации в организации. Будете ли вы выделять специальное хранилище для отдела продаж или проектных команд? Если данные будут перемещены, как вы узнаете, что все метаданные сохранены в типах данных SharePoint Content Type? Например, данные в папках общего пользования могут содержать клиентскую информацию, сведения о продукте, информацию, связанную с рабочими обязанностями или корпоративную информацию. Как вы убедитесь, что информация перенесена на сайт SharePoint?

До начала перемещения данных в SharePoint нужно убедиться, что перемещение общих папок (и файлов) осуществляется в соответствии с правилами, дабы не было проблем с соответствием требованиям регулирующих органов. Кроме того, нужно быть уверенным, что структура хранения массы данных из общих папок тщательно продумана, чтобы не было беспорядка и пользователи всегда могли найти именно то, что им нужно. Так, следует указать, какие данные разрешено хранить в папках (например, документы Microsoft Office, но не файлы MP3). А какова политика устранения нарушений? Необходимо решить, как будут сопоставлены данные папок общего доступа с сайтами SharePoint Sites и их страницами Pages. На рисунке показан пример организации информации (по функциональному признаку) в применении к SharePoint.

Замечу, что рисунок не отображает таксономию информации (ее детальную структуру). В SharePoint информация предоставляется в более структурированном и понятном виде, чем в общих папках. Например, контакты Contacts помещены в веб-фрагменты для контактов Contacts Web Part, а документы размещены в библиотеке документов. Инструменты, которые перемещают данные из папок в SharePoint, помогут в структурировании и создании сайтов, но обеспечение релевантности информации требует участия оператора. С учетом этого структура вашей информации должна соотноситься с фермами, провайдерами Shared Service (SSP), сайтами, страницами, фрагментами Web Parts (приложениями), типами контента, метаданными, тэгами, безопасностью и организацией контента.

Подробно рассматривая методологию, я буду исходить из того, что вы уже завершили проектирование SharePoint, что включает детальную структуру информации, системную архитектуру и план операций. Эти шаги являются ключевыми для осуществления поддержки решения и получения готовой к использованию и совместимой с SharePoint процедуры навигации и поиска, когда все будет завершено. Если нужна помощь в подготовке проекта SharePoint, могу рекомендовать следующие ресурсы.

• Структурирование информации: Logical architecture components (http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263121.aspx) и «Infor­ma­tion architecture in Office SharePoint Server» (http://technet.microsoft.com/en-ca/library/cc262985.aspx).
• Архитектура системы: Plan­ning and architecture for Office SharePoint Server 2007 (http://technet.microsoft.com/en-ca/library/cc261834 (TechNet.10).aspx), Plan­ning for Capacity Boundaries, Estimating Performance & Capacity Requirements… Additional Factors, and Tools (http://blogs.msdn.com/joelo/archive/2006/11/22/planning-for-capacity-boundaries-estimating-performance-capacity-requirements-additional-factors-and-tools.aspx) и различные руководства компании HP (http://h71019.www7. hp.com/ActiveAnswers/cache/70675-0-0-0-121.html).
• Операции и руководство: Gover­nance Resource Center for Share­Point Server 2007 (http://technet.microsoft.com/en-us/office/sharepointserver/bb507202.aspx).

Следующие разделы показывают основную методологию перемещения данных, включая шаги каждой фазы проекта и подсказки при его выполнении, поскольку этот проект должен изменить способ работы организации с данными. Помните о том, что перечисленные действия могут быть полезны для организаций с гигабайтами или даже терабайтами данных в общих папках. Для более точного соответствия задачам организации шаги можно всегда модифицировать.

ФАЗА 1. Запуск проекта

На данном этапе ваша цель — сформировать свою группу и подготовить документацию проекта, которая поможет управлять проектом максимально эффективно.

Формирование команды управления. Необходимо сформировать команду и основной план действий, который поможет двигаться вперед. Учтите, что проект затронет почти каждое подразделение компании и потребуется поддержка высшего руководства, чтобы облегчить работу над проектом и получить ответы на ключевые вопросы, такие как величина и распределение ресурсов, извлечение данных, расстановка приоритетов и вовлеченность бизнес-подразделений. Команда управления должна состоять из руководителей, связанных с ИТ и бизнес-подразделениями, ИТ-архитекторов, сотрудников отделов управления и закупок. Расписание собраний для обсуждения проблем и принятия решений необходимо также для того, чтобы управление проектом было успешным.

Разработка диаграммы проекта. Как и в случае с любым проектом, имеющим дело с информацией, вам грозит «расползание проекта», а значит, повышение сложности и увеличение срока работы над проектом в целом. Договориться о размерах и приоритетах трудно, особенно если нужно соблюдать требования, охватывающие перемещение, безопасность и очистку данных. Ни один человек не сможет справиться с перемещением общих папок в одиночку — это слишком сложно. Состыкуйте свою команду с ответственными лицами службы поддержки, центра обработки данных, сотрудниками, отвечающими за серверы файлов, хранилище, Exchange Server, SharePoint, управление инвентаризацией, настольные компьютеры, безопасность и каналы связи. И чем раньше вы это сделаете, тем лучше. Перемещение общих папок — длительный процесс, и это повлияет на бизнес. Предусмотрите возможность возврата к предыдущему состоянию, если возможно нарушение бизнес-операций.

ФАЗА 2. Требования

На этапе требований ваша задача — разработать документацию и сопутствующие материалы, которые определят специфические требования вашей организации и проведут вашу команду через процесс разработки проекта сайта. Например, требования могут включать порядок перемещения данных общих папок на сайты SharePoint, формирование руководств по обеспечению безопасности и соответствующей настройке SharePoint, а также обеспечение согласования требований регулирующих органов политикам управления и структуре информации. Требования документа должны содержать пункты для команды, инструментов, методологии и анализ рисков. Ниже приводится несколько советов по разработке требований.

Project Management Office (PMO) — управление проектом. Он должен содержать некоторую информацию о первоначальных задачах проекта, целях и сроках.

Соответствие требованиям регулирующих органов. Соответствие требованиям регулирующих органов должно быть учтено при наличии фиксации подобных нарушений аудиторами ранее, но если это не так, я все же предлагаю принять во внимание возможные требования, чтобы учесть данную возможность при разработке. Это может быть простой список принципов, которым нужно соответствовать при проектировании (например, возможность выявлять документы, которые размещены в папках общего доступа и разглашение которых имеет юридические последствия).

ИТ. Следует подумать о требованиях к ИТ-инфраструктуре и нагрузке на персонал. Например, отделу ИТ нужно будет определиться с требованиями к вычислительным ресурсам и нагрузке на сотрудников (службы поддержки пользователей, для мониторинга и загрузке инфраструктуры). Замечу, что важно вовлечь людей, занимающихся поддержкой, поскольку их ждут многочисленные звонки и жалобы пользователей, как только начнется перемещение данных.

Рабочие требования. Хотя сотрудники ИТ-отдела часто избегают тесного сотрудничества с бизнес-подразделениями, их раннее взаимодействие критично с точки зрения управления и выяснения специфических запросов бизнеса. Во многих организациях последнее слово остается за бизнесом. Построение хороших взаимоотношений между подразделениями — необходимость, даже если это звучит банально. Оно помогает снизить вероятность возврата к преды­дущему состоянию или задержки реализации проекта во время перемещения. Не используйте бизнес-подразделения в качестве тестовой площадки. Задействуйте лабораторию и макет бизнес-подразделения для тестирования.

Обеспечение качества. Во многих организациях процесс обеспечения качества Quality Assurance (QA) может добавить значительное время к этапу утверждения документов. Не забудьте учесть это на временной шкале и плане подготовки документации. Встретьтесь с людьми, ответственными за QА, и узнайте, что и когда им нужно.

Инвентаризация. Первым заданием для вас будет разработка детализированного перечня общих папок. Чтобы успешно выполнить эту задачу, понадобится набор инструментов. Набор инструментов должен инвентаризировать общие папки и обеспечивать создание полных и настраиваемых отчетов. Например, описывать количество контента, типы контента, возраст контента и защищенность данных. Выбранные инструменты должны быть установлены на самом раннем этапе проекта, чтобы инвентаризация общих папок могла начаться сразу. Инструменты для перемещения общих папок в SharePoint создают компании Quest Software, Metalogix и Tzunami.

Анализ. В целом анализ должен представлять собой ответы на следующие вопросы.

• Какие данные у вас есть?
• Сколько данных у вас есть?
• Существуют ли риски безопасности и соответствия требованиям регулирующих органов?
• Какие данные могут быть удалены для того, чтобы сократить объем хранения и операционные затраты?
• Какие данные могут быть использованы повторно и помещены в SharePoint?

Другие проекты. Во многих организациях в стадии реализации одновременно находятся несколько проектов. Вы должны это учитывать, потому что коллизии будут появляться, и все зависимости должны быть понятны. Замечу, что соответствие с PMO поможет понять, что проекты планируются или находятся в стадии реализации и с кем следует это обсудить.

ФАЗА 3. Проектирование

Главная задача на данном этапе — разработка документации и вспомогательных материалов, которые определяют специфические элементы вашего проекта. Документ по проекту будет содержать описание подхода, методологии и вспомогательных задач для выполнения перемещения. Этот документ должен тесно увязываться с требованиями к проекту и должен описывать, каким образом требования, включенные в список, будут учитываться. Документ должен содержать следующие пункты.

Инфраструктура инструментов. Надеюсь, что набор инструментов, которые вы используете для инвентаризации общих папок, обладает возможностью перемещать данные на сайты SharePoint и фиксировать результаты своих действий. Если нет, то вы должны получить набор инструментов, основываясь на перечне требований. Ваш проект должен учитывать техническую инфраструктуру, необходимую для поддержки инструментария на протяжении всего периода реализации. Например, сколько серверов требуется для набора инструментов? Нужна ли рабочая станция, которая будет действовать в качестве системы управления оператора? Требуется ли набору инструментов база данных? Какой объем хранилища нужен базе данных? Требуются ли агенты на серверах? Каково влияние на полосу пропускания сети? Необходимы ли дополнительные средства в случае низкой полосы пропускания сети? Например, сеть одной компании между Соединенными Штатами и Австралией не обеспечивает полосу пропускания, необходимую для перемещения данных. Чтобы обойти эту проблему, диски из сервера были вынуты и отправлены в Соединенные Штаты. Копирование данных было произведено уже в США. Если позволяет время, то резервное копирование, возможно, будет самым лучшим выходом из положения.

Исправление приложений. Ваш проект должен располагать такими инструментами, которые способны работать с приложениями, полагающимися на инфраструктуру общих папок. Инструменты должны быть способны опознавать такие приложения, иначе придется вручную проводить инвентаризацию для сбора информации в подразделениях компании. Должен быть также общий список (например, электронная таблица или база данных) приложений, которые должны быть доработаны. Следует также добавить, что проект должен учитывать необходимость разработки и проверки качества при написании и тестировании переписанных приложений.

Сопоставление общих папок в SharePoint. Как будут данные общих папок отображаться в среде SharePoint? Создайте форму Excel, которая сопоставляет список общих папок и сайты SharePoint, и в которой содержатся примечания, например исключения. Замечу, что инструменты перемещения будут пытаться создать сайты, основываясь на иерархии общих папок, и заполнить эти сайты типами данных, содержащимися в папках. Будьте готовы к тому, что потребуется некоторая очистка после того, как процесс перемещения будет завершен.

Рабочие задания. Рабочее задание содержит краткое описание работ, а также разные формы и перечни, которые потребуются пользователю во время работы.

Персонал. Этот раздел должен описывать штат, который потребуется при перемещении общих папок. Требования к умению и опыту также перечисляются здесь.

Обучение. Документ должен содержать требования к обучению для штата службы технической поддержки, штата ИТ-отдела, тех сотрудников, которые будут обслуживать SharePoint, и его пользователей.

Тестирование. Хорошо проработанный план тестирования со сценариями и списки ответов на вопросы «как сделать…» нужны для того, чтобы убедиться, что перемещение идет по нужному пути. Например, необходимо выполнить следующие тесты.

• Перемещение данных — определите, были ли перемещены данные общих папок и на своем ли месте целевой сайт SharePoint.
• Безопасность — убедитесь, что желаемая модель безопасности реализована.
• Политика данных — убедитесь, что данные, которые не соответствуют политике, не перемещены.
• Просмотр или поиск — убедитесь, что данные могут быть просмотрены или найдены с помощью средств SharePoint.

Управление рисками. Распростра­ненный способ отразить риски — создать документ, где все они перечислены. Подход, который работает на вас и вашу команду, состоит в том, чтобы определить риски, проанализировать и оценить каждый из них согласно вероятности появления (низкая, средняя, высокая) и последствиям.

После разработки документации проекта обсудите его с членами команды на предмет дополнений и исправлений.

ФАЗА 4. Исправление приложений

Эта фаза имеет дело с исправлением приложений, выявленных в процессе создания общего списка приложений в бизнес-подразделениях на предыдущем этапе. Обычно это самый трудоемкий процесс; каждое приложение оценивается для того, чтобы определить его специ­фические требования, такие как используемые технологии и уровень затрачиваемых на поддержку усилий. Как правило, приложения могут быть разделены на категории сложности, такие как низкая, средняя или высокая, согласно следующим рекомендациям.

• Низкая: ваш набор инструментов и процесс подготовки предлагают простое решение. Например, несложные изменения в коде, при которых удаляют специфические API, связанные с общими папками, и заменяют их на API, связанные с SharePoint.
• Средняя: ваш инструментарий и процесс подготовки предлагают решение, которое включает умеренный объем перекодирования и тестирование. Например, простые изменения в коде, при которых удаляют специфические API, связанные с общими папками и продуктами независимых компаний или бизнес-приложениями, и заменяют их на API, связанные с SharePoint.
• Высокая: ваш инструментарий и процесс подготовки не могут обеспечить решение, поэтому требуется более детальная оценка. Например, приложение требует перекодировки и дополнительных продуктов, таких как Office InfoPath для обеспечения поддержки форм и SQL Server для хранения данных.

Я настоятельно рекомендую произвести внесение изменений в приложения на ранней стадии проекта. В крупных организациях эта фаза должна занимать, вероятно, от шести до восьми часов перед переходом к фазе перемещения данных.

ФАЗА 5. Подготовка к перемещению

На данном этапе нужно сделать все для того, чтобы убедиться, что вы полностью готовы к перемещению общих папок. Эта фаза посвящена управлению качеством и рисками. Также замечу, что детальные шаги по подготовке к перемещению специфичны и зависят от инструментария, который вы выбираете. Перечисленные ниже пункты перед перемещением должны быть проверены дважды.

1. С завершением проектирования наступает время утверждения вашего плана с отделом ИТ и бизнес-подразделениями.
2. Это хорошее время для того, чтобы подкорректировать ваши требования и документацию проекта для отражения реалий организации. Добавьте источники данных или что-то измените в команде, основываясь на том, как люди работают вместе, каков объем работ и сроки исполнения.
3. Запланируйте работы по перемещению, чтобы запускать их в предписанное время (нерабочие часы). Будьте осторожны при планировании работ, выбирайте промежуток между интенсивными работами, такими как резервное копирование, сканирование на вирусы и индексация. Инструменты, такие как Quest Migrator, обеспечивают гибкое планирование работ.
4. Рекомендуется присутствие специалистов отдела ИТ для обеспечения поддержки, особенно для сложных технических требований и минимизации прерывания работ бизнес-пользователей. Удивительно, как много компаний отказываются от этого.
5. Создайте основной список приложений, подлежащих исправлению. Этот список должен быть разработан совместно с ИТ- и бизнес-подразделениями. Он включает в себя объем переработки и те приложения, которые будут заменены на коробочные продукты. Список должен содержать контактную информацию и оценку сложности.
6. Штат ИТ, который будет поддерживать SharePoint, должен быть обучен установке SharePoint, администрированию и т. д., а бизнес-подразделения тоже должны быть в общих чертах обучены тому, как обращаться с SharePoint, до процесса перемещения.

ФАЗА 6. Перемещение

Эта фаза состоит из работ по фактическому перемещению данных из файлов общего доступа на сайты SharePoint. Фактические процессы управления перемещением будут зависеть от выбранного инструментария, поэтому варианты могут быть различными. По этой причине я свел воедино общие шаги.

1. Оповестите отдел ИТ о начале процесса перемещения и сообщите сотрудникам о том, что их данные должны быть перемещены.
2. Обеспечьте присутствие и готовность службы технической поддержки.
3. Используя план работ по перемещению, который вы составили на этапе проектирования, создайте задания по перемещению и соответствующим образом составьте расписание их запуска. Чтобы проверить выполнение плана работ, убедитесь, что вы активировали журналы регистрации, и, когда процесс перемещения будет завершен, вы сможете проверить ошибки и исправить их. Также будьте внимательны при задании настроек безопасности инструментария; работа с минимальными разрешениями — это, вероятно, самый лучший подход. Далее, установите фильтры для предотвращения перемещения тех данных, которые запрещено перемещать корпоративной политикой.
4. Следите за исполнением работ и производительностью серверов, системы хранения и сети. По мере того как данные общих папок будут перемещаться, производительность систем будет снижаться, если только инструментарий не имеет настроек для обеспечения ускорения.
5. Выполните план тестирования, который создали на фазе проектирования.
6. Во время и после процесса перемещения должно осуществляться тесное взаимодействие между командой, осуществляющей пере­мещение, и службой технической поддержки. Разговор со службой поддержки после осуществления процесса перемещения дополнит информацию о положении дел и поможет улучшить вашу методологию. Также подумайте, что можно сделать для того, чтобы очистить данные сайтов и всей организации. Замечу, что, когда требуется вмешательство в процесс, необходим полный его контроль. С точки зрения управления, возможно, потребуется привлечение руководства в случае, если возникнет необходимость оказания содействия.

ФАЗА 7. После перемещения

На данном этапе организация отвечает за поддержание структуры информации и реализацию политик управления информацией. Ниже перечислены шаги, которые компания может предпринять для достижения успеха.

1. Организуйте процессы мониторинга и отчетности, чтобы обеспечить качество данных, согласованность структуры информации и соблюдение требований безопасности.
2. Развертывание SharePoint — это нечто новое для вашей организации, потребуется увеличить штат и дополнить инфраструктуру вашего отдела ИТ инструментами резервного копирования, мониторинга, сканированием на вирусы и др. И не забудьте о команде, работающей с SQL Server, — работа с базами данных требует регулярной поддержки. Обратитесь к статье «Database Maintenance for Microsoft SharePoint Products and Technologies» (http://office.microsoft.com/download/afile.aspx? AssetID=AM102632301033), которая содержит необходимую информацию относительно SQL Server, специфичной для SharePoint.
3. Информируйте сотрудников отдела ИТ обо всех изменениях в технологиях и о том, как они могут повлиять на подразделения, которые поддерживают.
4. Разъясните персоналу и руководству изменения в приложениях и расскажите, как они повлияют на их работу. Уделите время обучению персонала и отдела ИТ. Также для облегчения адаптации пользователей должны быть разработаны новые показатели эффективности работы, которые могли бы измерять использование данных в соответствии с политикой компании.

Делая шаг вперед

Инвестиции Microsoft в папки общего доступа были значительно сокращены в последнее время, а SharePoint позиционируется как альтернатива им. SharePoint предлагает множество новых функций, помимо тех, что образуют платформу для создания и развертывания приложений и управления ими. Решение переместить общие папки на платформу SharePoint является важным для информационной стратегии компании и зависит от многих факторов, таких как сложность текущего развертывания и наличие необходимых фондов и ресурсов.