Выход версии Microsoft Exchange Server 2007 RTM сопровождался многочисленными слухами относительно общих папок. Сначала потребители стали замечать, что, в отличие от предшествующих версий Microsoft Outlook, для функционирования которых требовалась структура общих папок, клиентам Outlook 2007 они совсем не нужны. Затем в публикации на сайте You Had Me at EHLO группы Exchange появилось предположение, что Microsoft будет долго поддерживать общие папки, но одновременно отмечалось, что компания «снимает акцент» с общих папок. В результате некоторые потребители начали активно интересоваться альтернативными решениями, такими как SharePoint Server. Но главным свидетельством того, что Microsoft отодвигает общие папки на второй план, было то, что пользователи могли администрировать структуру общих папок только из оболочки управления Exchange (EMS). Реализованная через графический интерфейс в Exchange 2003 (и более ранних версиях) технология неожиданно исчезла. Такое развитие событий явно взволновало сообщество. Чтобы успокоить пользователей, разработчики Exchange объяснили, что общие папки не исчезнут, но для них устанавливается конечный срок поддержки — 10 лет от настоящего времени.
Поэтому не следует спешить с переходом на SharePoint, есть время обдумать решение. Вероятно, многих успокоит недавно выпущенный пакет обновления Exchange 2007 SP1. Не беспокойтесь об отсутствии инструмента с графическим интерфейсом для управления структурой общих папок, поскольку этот недостаток устранен с появлением в пакете SP1 консоли управления общими папками. Рассмотрим реализованные в SP1 возможности управления общими папками как из рабочего центра Server Configuration, так и с консоли.
Server Configuration Work Center
Создать новую базу данных общих папок несложно. Сделать это можно во время установки первого сервера Exchange: достаточно указать, что имеются клиенты, предшествующие Outlook 2007 или Eudora (необходимые для функционирования базы данных общих папок), и Exchange установит базу данных. Однако если нужно создать новую базу данных общих папок после начальной установки, то следует задействовать консоль управления Exchange (EMC), развернув Server Configuration Work Center и выбрав или создав группу хранения, в которой будет размещена база данных общих папок. Запустить мастер можно из панели Action с помощью команды New Public Folder Database. Можно указать имя и местонахождение файла базы данных Exchange (.edb) и оставить установленным флажок базы данных Mount this или снять его, если требуется отложить процесс подключения. После щелчка на New будет создана база данных. Эту же задачу можно выполнить из оболочки EMS, введя команду
New-PublicFolderDatabase -Name
"<Имя базы данных>"
-StorageGroup
"<Имя группы хранения>"
В настоящее время даже перед добавлением любых папок в базу данных можно настроить параметры базы данных, применяемые к этим папкам. Это может быть удачным решением, так как удобнее управлять настройками многих, а не отдельных папок. Выделите базу данных и выберите пункт Properties из области Action. Появится четыре вкладки, из которых можно управлять базой данных.
Вкладка General. На этой вкладке собрана основная информация о базе данных, в том числе о недавних полных и добавочных архивах, и состоянии. Раздел Maintenance Schedule обеспечивает автоматическое ежедневное обслуживание, уничтожая удаленные элементы, дефрагментируя базу данных, очищая свободное пространство и т. д. Расписание можно скорректировать.
Вкладка Replication. На вкладке, показанной на экране 1, имеется лишь несколько параметров. Replication interval определяет, когда будет выполнена репликация общих папок после обновления информации. Значение по умолчанию — Always Run, но репликацию можно полностью отключить, изменить временные рамки и даже настроить расписание. Replication interval for «Always Run» (minutes) показывает временной интервал репликации. Replication message size limit (KB) указывает предельный размер сообщения репликации. Малые элементы группируются в одно сообщение репликации, но большие элементы обрабатываются иначе, с разбивкой на управляемые фрагменты.
Вкладка Limits. На этой вкладке указаны предельные размеры хранилища, параметры удаления и возрастные ограничения. С помощью Storage limits можно задать параметры базы данных и высылать предупреждения пользователям, превышающим порог; можно даже запретить дополнительные публикации после определенной точки. Можно также указать максимальный размер публикации (по умолчанию 10 Мбайт) и интервал предупреждения для отправки сообщений в определенное время. Параметры Deletion settings управляют удалением элементов и длительностью времени, в течение которого они сохраняются в системе. Значение по умолчанию — 14 дней перед уничтожением в цикле обслуживания. Флажок Do not permanently delete items until the database has been backed up — лишний, если период сохранения составляет 14 дней. Желательно выполнять архивацию чаще. Но если расписание изменено, то можно включить этот режим. Параметр Age limits позволяет задать возраст базы данных (от 0 до 24 855 дней). Флажок устанавливается, чтобы ограничить возраст всех папок в базе данных. Когда элементы в папке достигают указанного возраста, Exchange удаляет их, освобождая место. Одно из преимуществ возрастного ограничения заключается в возможности автоматически удалять сообщения при использовании общей папки для сбора автоматизированных сообщений или спама.
Вкладка Public Folder Referral. Вкладка предназначена для настройки реплики папки, к которой в конечном итоге обращается клиентское приложение. Когда клиент пытается открыть общую папку, сервер определяет, откуда нужно извлекать информацию. Обычно существует несколько реплик общих папок (хотя в небольшой среде может существовать лишь одно местоположение). Определив оптимальную реплику, сервер показывает ее клиенту. Если реплика находится на самом сервере, то используется локальная реплика; в противном случае выполняется поиск в том же узле AD (по умолчанию), если на вкладке не задано иное. Настройка по умолчанию на этой вкладке — Use Active Directory site costs. Или же можно подготовить специальный список.
Консоль управления общими папками
Для создания общих папок в Exchange 2007 RTM требуется работать с оболочкой EMS и, при соответствующих назначенных разрешениях, клиентом Outlook. В отсутствие графического интерфейса несколько разочаровывает невозможность интуитивно обнаружить определенные функции. Нужно точно знать, что сделано в EMS, и не только при простом создании папки, но и при выполнении более сложных задач, таких как управление общими папками, что иногда связано со специфическими настройками папки, отменяющими описанные выше настройки базы данных, или настройки реплик. Более того, если выполняется переход от Exchange 2003 к 2007, рекомендуется использовать инструменты управления Exchange 2007 (кроме случаев репликации данных общей папки). Работать с диспетчером системы в Exchange 2003 было гораздо проще; с выходом пакета SP1 ситуация изменилась.
Консоль управления общими папками находится внутри Toolbox в дереве переходов в EMC. Выбранный инструмент открывает отдельную консоль, в которой отображаются две группы папок: общие папки по умолчанию и системные общие папки (см. экран 2). Если выбрать общие папки по умолчанию, пользователю предоставляется несколько вариантов, один из которых — создание новой общей папки (в области Action). Если запустить мастер, щелкнув по ссылке, система просто запрашивает имя папки. Можно создать папки верхнего уровня или вложить одну папку в другую.
Выбрав одну из общих папок, пользователь немедленно получает доступ к области Action, из которой можно обновить содержимое (что позволяет мгновенно обновить папку из любых других реплик в случае, если материалы добавлены в папку другим пользователем на другом сервере); подготовить папку к работе по электронной почте (обратите внимание, что без этой меры общие папки могут получать от пользователей публикации, но не сообщения электронной почты) и удалить папку. Однако, если выбрать папку, возможен доступ к ее свойствам. Если щелкнуть на Properties, открывается диалоговое окно с тремя папками.
Вкладка General. На этой вкладке приводится типовая информация, в частности, о размере папки, общем количестве элементов, времени последнего изменения и т. д. С помощью флажка Maintain per-user read and unread information for this folder (установлен по умолчанию) пользователь может определить, было ли сообщение прочитано в Outlook.
Вкладка Replication. На этой вкладке можно выбрать другие серверы (если они есть) для хранения реплик общих папок, как показано на экране 3. Предположим, у компании есть несколько офисов, сотрудники которых должны иметь доступ к одной и той же информации. Если все данные находятся в одном месте, трафик резко увеличивается. Но, подготовив реплики (не обязательно каждой папки, но папок, представляющих интерес для сотрудников в разных странах) в подходящих местах, можно уменьшить трафик и повысить быстродействие. Можно скорректировать расписание репликации или просто следовать плану, установленному для базы данных. Можно также назначить возрастной предел реплики (в днях).
Вкладка Limits. С помощью этой вкладки можно установить квоты базы данных, параметры хранения элементов и возрастные ограничения папки или выбрать другой набор ограничений. Например, для определенной папки можно указать максимальный размер для публикаций, в зависимости от содержимого, или сократить возрастной порог, прежде чем истечет срок хранения содержимого.
Обратите внимание, что в Exchange 2007 SP1 появилась новая роль администратора, именуемая Exchange Public Folder Administrator. Эту роль можно использовать для назначения административных разрешений пользователю или группе. Для назначения таких разрешений нужно выбрать Organization Configuration Work Center из дерева переходов. На вкладке Exchange Administrators в панели Result нажмите кнопку Add Exchange Administrator, чтобы запустить мастер.
Новые преимущества SharePoint
После знакомства с новшествами SP1 возникает вопрос: что делать с существующей структурой общих папок? Если ее нет и организация выстраивается с нуля, следует ли использовать в ней общие папки? Или лучше сделать решительный шаг к SharePoint?
В первую очередь потребителей интересует цена. Помните, что наиболее зрелая, поддерживаемая и дорогостоящая версия SharePoint — Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 — основывается на бесплатной службе Windows SharePoint Services, которая располагает большинством функций, необходимых для того, чтобы предоставить пользователям библиотеку документов и службы для совместной работы. Поэтому цена — не обязательно самый весомый фактор. Учитывая стабильность общих папок (доказанную в течение многих лет), обосновано скептическое отношение к более новой службе SharePoint, которая появилась в 2001 г. и медленно совершенствуется с тех пор. Кто-то предпочтет сохранить структуру общих папок еще в течение некоторого времени и подождать новых разработок Microsoft, которые последуют за SharePoint.
Компания Microsoft стремится как можно шире распространить знания о новых возможностях SharePoint. Группа разработчиков Exchange выделила в продукте несколько привлекательных компонентов: благодаря Team Workspaces облегчается совместная работа и связь в группах; Document Management обеспечивает управление версиями и другие современные функции управления документами, в том числе регистрации и контроля использования документов, а также автоматического оповещения об изменениях содержимого; Workflow Applications (встроенный непосредственно в SharePoint) — шаблоны, которые можно настроить по своему усмотрению. Но главное, группа разработчиков Exchange рекомендует начинать использовать SharePoint уже сейчас, чтобы оценить возможности продукта и подготовить компанию к будущей миграции, какой бы далекой она ни казалась.
В адрес Microsoft поступали требования продлить поддержку структуры общих папок. Но никто не говорил, что компания не может поддерживать применение общих папок в среде Exchange (при необходимости сколь угодно долго) и одновременно продвигать SharePoint. Конечно, SharePoint располагает превосходными, перспективными возможностями, но иногда потребителю нужна именно структура общих папок.
Общие папки не должны находиться под угрозой исчезновения из-за нового продукта: две технологии свободно работают параллельно. По крайней мере, в пакете обновления SP1 есть инструменты, с помощью которых удобно манипулировать общими папками через консоль управления.
Дж. Питер Браззис (jpb@cliptraining.com) — инструктор, консультант и технический писатель в компании ClipTraining.com. Имеет сертификаты MCSE 2003/2000/NT, MCT и MCITP Enterprise Messaging
Закладка Replication в консоли Server Configuration