Бытует мнение, что с появлением Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 серверы файлов могут оказаться ненужными, поскольку все будут сохранять документы в портале SharePoint. Отчасти этот взгляд может оказаться верным, так как ряд очень привлекательных возможностей SharePoint полезен почти любой компании. У продукта есть свои ограничения, но, если учитывать его особенности, SharePoint будет ценным приобретением. Пожалуй, лишь Web-разработчики могут по-настоящему оценить, насколько легко использовать встроенные Web-части SharePoint. Web-части представляют собой просто настраиваемые модули или «строительные блоки», которые можно добавить к любой Web-странице SharePoint. Удивительно, как быстро и просто можно построить и изменить функциональность узла SharePoint использованием только возможностей базового продукта.

Существует две версии MOSS 2007: Standard и Enterprise. В версию Enterprise входят все функции версии Standard и дополнительные компоненты:

  1. Службы InfoPath Form Services. Позволяют создавать специальные формы с помощью InfoPath и сохранять данные форм на сервере SharePoint SQL Server.
  2. Службы Excel Services. Позволяют создавать, изменять таблицы Excel и совместно работать с ними в портале, без необходимости устанавливать Excel на компьютере.
  3. Центр отчетов Report Center. Специализированный сайт для создания отчетов, в том числе библиотеки подключений к данным для доступа к другим бизнес-приложениям.
  4. Каталог бизнес-данных Business Data Catalog (BDC). Обеспечивает подключение MOSS 2007 к внешним источникам данных и другим бизнес-приложениям, чтобы представить ключевые индикаторы производительности и другие показатели деятельности компании.

Дополнительные сведения о различных версиях приведены по адресу http://office.microsoft.com/en-us/products/FX101758691033.aspx.  Поначалу интерфейс MOSS 2007 может оказаться не совсем понятным для пользователей, поэтому при развертывании портала целесообразно организовать обучение.

Для любого проекта SharePoint лучше использовать прототип, а не пытаться разработать всеобъемлющий узел SharePoint. Подход на основе прототипа оказывается наиболее успешным. Начинайте постепенно с нескольких простых Web-частей и соберите отзывы конечных пользователей. Затем внесите необходимые изменения, добавьте функциональность и при необходимости повторите процесс. Строить шаблоны существующих узлов и добавлять/изменять/удалять Web-части не составляет труда, поэтому не имеет смысла проектировать весь узел сразу. Если в MOSS 2007 нет готовых нужных функций, то требуемые результаты можно получить с помощью SharePoint Designer, кода Custom ASP. Net или сторонних модулей расширения.

Ценность SharePoint особенно высока для компаний, в которых:

  • пользователи выполняют сравнительно сложные задачи;
  • пользователям требуется своевременно получать информацию;
  • важнейшие решения принимаются на основе своевременно предоставляемой информации;
  • пользователи работают в географически удаленных точках, возможно, в разных часовых поясах и разных странах;
  • в работе над проектами участвует несколько подразделений компании и независимых организаций;
  • компании необходим главный список контактов и календарь;
  • требуется быстро находить информацию в портале;
  • руководство стремится сохранить данные бизнес-аналитики при увольнении сотрудников;
  • все сотрудники активно поддерживают идею портала и своим участием помогают порталу набрать «критическую массу».

В нашей консалтинговой компании MOSS 2007 используется для повышения эффективности при выполнении некоторых задач, в том числе:

  1. База знаний. Используя один из шаблонов Fab 40 (http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/sharepoint/bb407286.aspx) в качестве отправной точки, мы разработали собственную базу знаний для регистрации проблем, с которыми приходилось сталкиваться в консультационной деятельности. Благодаря базе знаний нам не приходится изобретать велосипед, а сотрудники могут делиться опытом решения проблем. Как правило, если решение занимает более нескольких минут, мы заносим такую проблему в базу знаний. В базе знаний также хранятся заметки по установке и другие рекомендации, сведения об удачных приемах и опасностях, которых следует избегать при установке таких важных приложений, как Exchange Server, SQL Server и SharePoint.
  2. Узел корпоративной сети. SharePoint используется для управления кадрами и другими внутренними ресурсами компании.
  3. Отслеживание клиентских событий. Для любого важного клиентского события можно создать запись в блоке отслеживания клиентских событий. Это позволяет следить за любыми важными событиями для любого клиента. В этой Web-части есть поле просмотра, которое связывает событие с определенным клиентом. Это особенно полезно для координации длительных проектов, которые выполняются при участии нескольких консультантов.
  4. Общие контакты. Главный список контактов для всех наших клиентов. Кроме того, в разделе заметок обрабатываются все учетные записи пользователей (лицензирование, регистрация продуктов и т. д.), одинаковые при любых реализациях сети.
  5. Общий календарь. Помогает координировать важные события и планы компании. Когда сотрудник убывает в командировку или уходит в отпуск, это отмечается в календаре.

Конечно, некоторые заказчики также используют SharePoint. Ниже приведены примеры использования SharePoint нашими клиентами с целью добиться преимущества в конкурентной борьбе.

  • Координация проектов. Один из наших заказчиков — архитектурная компания. В дополнение к SharePoint на сайте корпоративной сети она использует SharePoint для проектов с клиентами, подрядчиками, инженерами, консультантами, дизайнерами интерьеров и городскими планировщиками. SharePoint стал авторитетным источником новейших чертежей систем автоматизированного проектирования и важной информации о проекте. Он обеспечивает связь между всеми участниками проекта, поэтому важные решения принимаются на основе своевременно обновляемой информации. С помощью форм Infopath и некоторых специальных сценариев ASP.net менеджеры проектов заполняют простые опросные листы, и необходимые файлы спецификаций пересылаются по электронной почте пользователю в зависимости от ответов. До появления мастера Spec-Wizard менеджеру проекта приходилось лично встречаться с менеджером спецификаций, чтобы получить нужные файлы спецификаций для проекта.
  • Открытие нового заведения. Другой наш заказчик работает в сфере общепита. Компания планирует открыть новый ресторан непосредственно перед прибыльным рождественским сезоном. Сайт, построенный на основе шаблона Store Opening Fab 40 в качестве отправной точки, координирует многочисленные решения, которые необходимо принять при открытии нового ресторана. Ранее, без SharePoint, приходилось принимать важнейшие решения, а затем пересматривать их, так как у ответственных сотрудников не было доступа к новой информации. Отслеживание задач с учетом действительных цен помогает оценить финансовый успех проекта путем сравнения планируемых и действительных затрат.

Это лишь несколько примеров использования SharePoint различными предприятиями. Портал SharePoint почти любой компании поможет добиться преимущества в конкурентной борьбе.

Алан Сугано (asugano@adscon.com) — президент компании ADS Consulting Group, специализирующейся на разработках в области Microsoft.NET и SQL Server и сетевых технологиях