Microsoft Word — стабильное и эффективное приложение. Однако перед ИТ-специалистами и пользователями открываются широкие возможности для совершенствования коллективной работы и обмена информацией. Ниже перечислены самые досадные изъяны Word и способы их устранения.
ЭТО СЛЕДУЕТ ЗНАТЬ КАЖДОМУ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ
СОВЕТ 1.
Использование меню Format вместо клавиатуры для форматирования документов
Все функции Word для форматирования документов доступны из команды Paragraph в меню Format и меню Table. Использование клавиш «пробел», Tab и Enter напоминает 1970-е годы. Используя клавиатуру для придания документу или таблице надлежащего вида пользователи лишаются возможностей Word.
СОВЕТ 2.
Применение функций отслеживания изменений и версий
Чтобы предотвратить неконтролируемое увеличение числа версий файлов, следует обучить пользователей приемам отслеживания изменений и работе с функцией Versions. Функция Versions — новшество Word 2003; она находится в меню File и позволяет пользователям сохранять и обращаться к различным версиям документа в одном файле Word. Функция Track Changes обеспечивает совместную работу пользователей над документами, отображает изменения, сделанные в процессе редактирования и переделки документа, и позволяет принять либо отклонить эти изменения.
СОВЕТ 3.
Применяйте функцию Paste Special вместо Paste
При использовании команды Paste слишком много решений возлагается на Word. Обучите пользователей применению функции специальной вставки Paste Special. Пусть они поэкспериментируют с вариантами для каждого объекта, который вводится в программу. При вставке контента из Web или нумерованных списков из других документов Word желательно всегда применять режим Unformatted Text. Вставляя изображение, следует при возможности выбрать параметр Picture: Enhanced Metafile; это самый эффективный формат «картинок» (не путать с «фотоформатами», .gif и .jpg).
СОВЕТ 4.
Используйте шаблоны, а не стандартный текст
Многие пользователи думают, что работают с шаблонами, но в действительности это не так. Часто они открывают документ, вносят в него изменения, а затем сохраняют под другим именем, называя его шаблоном. Но на самом деле это не шаблон, а документ со стандартным текстом. Шаблоны располагают возможностями, которых нет у стандартных документов, в том числе функциями централизованного управления макрокомандами, стилями и форматированием.
ПОМОГАЕМ ДЕЛОМ
СОВЕТ 5.
Настройка функций AutoFormat и AutoFormat As You Type
Чрезвычайно полезны вкладки AutoFormat и AutoFormat As You Type (в меню Tools как часть команды AutoCorrect). Однако на обеих вкладках есть параметры с неудачными значениями, в частности Internet and network paths with hyperlinks. Эти параметры следует проанализировать и изменить, возможно, с помощью Group Policy. Функцию AutoCorrect можно настроить из программы Word, а затем распространить результирующий файл (с именем MSO1033.acl в системах American English).
СОВЕТ 6.
Общие специализированные словари
В конечном итоге специализированные словари большинства пользователей в организации оказываются (или должны оказаться) очень похожими. Имеет смысл освободить пользователей от лишних хлопот, составив словарь типичных отраслевых терминов, которые могут быть отмечены как ошибочные. В качестве основы для общего словаря можно собрать имеющиеся словари пользователей. Их можно объединить или отредактировать в Word либо выбрать пункт Options из меню Tools, щелкнуть на вкладке Spelling & Grammar и ввести имя словаря в поле Custom dictionary.
СОВЕТ 7.
Перегруженные шаблоны Normal
Перегруженный стилями, автотекстом и макрокомандами шаблон Normal подвержен различным сбоям. Кроме того, многие пользователи не подозревают, что он может стать источником утечки информации. Администраторам следует разобраться в сложностях и опасностях, связанных с шаблоном Normal, и обучить своих пользователей.
СОВЕТ 8.
Создание стандартного шаблона Normal и глобальных присоединенных шаблонов
Не существует эффективного способа управлять шаблоном Normal, предназначение которого — упростить пользователям внесение индивидуальных настроек. Однако можно подготовить макрокоманды и другие стили в шаблоне, всегда доступном для пользователей, изменив неудачные стандартные и встроенные стили шаблона Normal, распространяемого вместе с комплектом Microsoft Office. Таким образом, шаблоны будут лучше соответствовать корпоративным стандартам стиля.
Дэн Холм (danh@intelliem.com) — директор образовательных программ компании Intelliem, предоставляющей образовательные услуги и консультации по развертыванию Windows и Active Directory на предприятиях. Дополнительные советы и информацию можно получить по адресу http://www.intelliem.com/content/itproword.htm.