Электронная почта, как и телефон, — это услуга, которую пользователи считают естественной и неотъемлемой. Отправлять и принимать сообщения просто, но функциональность таких почтовых приложений, как Microsoft Outlook, гораздо шире, чем у обычного телефона. Пользователи не всегда до конца понимают и правильно применяют эти функции. Некоторые неверно применяемые функции Microsoft Office Outlook 2003 и Outlook 2002 собраны в приведенном ниже удобном списке, который можно передать пользователям этого приложения. Еще ряд советов по Outlook опубликован во врезке «Outlook: дополнительные советы пользователям». Благодаря этим советам сотрудники офиса смогут продуктивнее работать с Outlook и, может быть, даже более благосклонно оценят возможности почтового клиента и календаря от Microsoft.

СОВЕТ 1.

Не храните нужные сообщения в папке «Удаленные»

Трудно понять, почему некоторые пользователи рассматривают Deleted Items как обычную папку, а не корзину для мусора. Если есть основания полагать, что сообщение может пригодиться в будущем, то лучше не удалять его, а сохранить в какой-нибудь папке Outlook. Одновременно следует застраховаться от досадных потерь, когда выясняется, что накануне было удалено важное сообщение. Во-первых, необходимо отключить режим очистки мусорной корзины при выходе из программы. Для этого следует щелкнуть в меню Tools, Options, Other и сбросить флажок Empty the Deleted Items folder upon exiting. Затем нужно активизировать функцию AutoArchive (Tools, Options, Other) и назначить ежедневное архивирование. После этого в свойствах папки Deleted Items следует установить режим окончательного удаления сообщений, возраст которых составляет около пяти дней (см. экран).

Экран. Использование функции AutoArchive для удаления старых сообщений из папки Deleted Items

СОВЕТ 2.

Фильтр мусора: установить и забыть

Не стоит тратить время на обработку бесполезных сообщений. Большинству пользователей для приемлемой фильтрации мусора достаточно установить режим High в фильтре Microsoft Outlook 2003 Junk E-mail Filter (Tools, Options, Junk E-mail). Понаблюдайте за папкой Junk E-mail в течение недели после начала использования Junk E-mail Filter в режиме High с применением последних обновлений фильтра. Если в нее не попадает полезных сообщений, кроме, может быть, поступающих от законных списков рассылки, то фильтр следует оставить в режиме High. Чтобы исключить списки рассылки из Junk E-mail Filter, следует добавить адреса «Кому» этих списков рассылки в список Safe Recipients. Если число ошибочно забракованных сообщений слишком велико, то фильтр следует перевести в режим Low. В этом случае не стоит тратить время на удаление сообщений из папки Junk E-mail вручную. Лучше воспользоваться функцией AutoArchive, как объяснено в совете 1, чтобы Outlook автоматически очищал папку Junk E-mail через определенные промежутки времени.

СОВЕТ 3.

Массовая рассылка почтовых сообщений с помощью Microsoft Word

Функция Mail merge работает не только с почтовыми наклейками. Из любой папки контактов в Outlook с помощью команды Tools, Mail Merge можно запустить операцию объединения почтовых посланий с использованием Word, что позволит генерировать не вывод на печать, а сообщения электронной почты. Персонализированное, индивидуальное послание более успешно преодолеет фильтры спама, чем сообщение, в котором адрес получателя указан в поле «Копия».

СОВЕТ 4.

Создание поисковых папок для типичных операций поиска

В Outlook 2003 имеется три встроенные поисковые папки — For Follow Up, Large Mail и Unread Mail, которые дают обобщенное представление папок в почтовом ящике. Однако пользователь может организовать собственные дополнительные папки, щелкнув правой кнопкой мыши на папке Search Folders в списке папок и выбрав пункт New Search Folder.

Например, я использую NewsGator (http://www.newsgator.com), загрузчик сообщений Really Simple Syndication (RSS) от независимого поставщика, чтобы загружать в Outlook информацию о новейших материалах Microsoft Developer Network (MSDN) и новости из наиболее интересных Web-журналов. Затем я фильтрую RSS-информацию с использованием поисковой папки New Outlook Stuff и вижу только непрочитанные элементы этих рассылок, в которых встречается слово Outlook.

СОВЕТ 5.

Использование флагов для автоматической цветовой маркировки входящих сообщений

Расставьте приоритеты при прочтении входящих сообщений, выделяя наиболее важные из них цветными флажками. Чтобы запустить мастер Rules Wizard, выберите пункт Rules and Alerts из меню Tools, а затем шаблон Flag messages from someone with a colored flag. Условие from people or distribution list этого шаблона позволяет применить одно правило к нескольким отправителям. Например, удобно создать одно правило, чтобы отмечать сообщения от непосредственного и вышестоящего начальника оранжевым флажком, а сообщения от членов семьи — пурпурным.

СОВЕТ 6.

Инструментальная панель поможет вспомнить значения флажков

Флаги сообщения Outlook 2003 различаются цветом, а не именами, но с помощью специализированной панели инструментов можно всегда иметь под рукой имена и набор кнопок для быстрой маркировки сообщений. Для этого в основном окне Outlook следует перейти к функции Toolbars, Customize в меню View и щелкнуть на кнопке New во вкладке Toolbars диалогового окна Customize. Панель инструментов можно назвать Flags. Поначалу панель будет плавающей, но ее можно зафиксировать в любом месте окна Outlook. Чтобы дополнить инструментальную панель Flags кнопками флагов, следует перейти к вкладке Commands в диалоговом окне Customize и перенести команду цветного флажка из списка Actions в инструментальную панель Flags. Щелкнув правой кнопкой мыши на флаге в инструментальной панели, следует назначить в поле Name экранное имя, которое поможет запомнить смысл данного флажка. Чтобы отображать имя в инструментальной панели рядом с флагом, нужно выбрать параметр Image and Text. Эти действия следует повторить для оставшихся пяти цветных флажков (увеличить число цветов нельзя).

Сью Мошер (exadmin@turtleflock.com) — редактор Windows IT Pro и независимый консультант по проблемам разработки и развертывания Outlook. Ее последняя книга — Configuring Microsoft Outlook 2003 (издательство Digital Press).

Outlook: дополнительные советы пользователям

Совет 1. Цветовая раскраска календаря

Несмотря на первоначальные сомнения в полезности цветовой кодировки, введенной в Outlook 2002, эта функция оказалась одной из самых удобных. В представлении Day/Week/Month можно назначить особый цвет каждому члену семьи, отмечать цветами крайние сроки, события, к которым требуется готовиться заранее, и даты поездок. Чтобы назначить цветовую метку деловой встрече, следует щелкнуть правой кнопкой мыши в представлении, выбрать пункт Label и нужный цвет. Раскрывающийся список Label для выбранной встречи находится справа от поля Location.

Чтобы изменить текст, связанный с любым цветом, нужно выбрать Edit, Label, Edit Labels из главного меню Outlook. Полезно составить список цветовых календарных меток, их значений и первоначального текста. Если требуется использовать цветовые метки для фильтрации представления календаря (например, чтобы напечатать даты всех поездок), необходимо знать первоначальный текст метки, так как специальные метки не отображаются в диалоговом окне Filter.

Совет 2. Использование инструмента Query Builder для фильтрации и поиска

С помощью инструмента Query Builder можно расширить критерии фильтрации и поиска в Outlook. Чтобы добавить вкладку Query Builder в диалоговые окна, нужно открыть редактор реестра, перейти в раздел HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0Outlook (следует указать 10.0 для Outlook 2002 и 9.0 для Outlook 2000) и создать новый раздел с именем QueryBuilder. В Microsoft Office Outlook 2003 вкладка Query Builder появляется в трех различных диалоговых окнах: Filter (View, Arrange By, Current View, Customize Current View, Filter); Advanced Find (Tools, Find, Advanced Find); в диалоговом окне условий поиска в папках (см. совет 4 в основной статье). Как и диалоговые окна Filter и Advanced Find, Query Builder позволяет выбрать поля Outlook, в которых будет проводиться поиск. Однако объединять условия в Query Builder можно с использованием не только логической операции AND, но и логической операции OR, что позволяет строить более сложные запросы, нежели в Filter и Advanced Find.

Совет 3. Применение правил по требованию

Иногда действие правил Outlook оказывается не таким, как ожидалось. Случается, одновременно поступает слишком много запросов либо фильтр Outlook 2003 Junk E-mail Filter классифицирует сообщения как спам, и правила не применяются к ним автоматически. Любое правило можно вручную применить ко всем объектам в папке. Следует перейти в папку, объекты которой нужно обработать, выбрать функцию Rules and Alerts из меню Tools и щелкнуть на кнопке Run Rules Now. Последовательность команд в Outlook 2002 — Tools, Rules Wizard, Run Now.