13 продуктов для архивирования и поиска сообщений

Некоторым пользователям электронной почты трудно расстаться со старыми сообщениями. Эта привычка может причинять неудобства как пользователям, так и администраторам, но в то же время приносит неоценимую пользу, так как позволяет отыскивать в почтовых ящиках старые сообщения.

Такие возможности необходимы современному предприятию. Все больше компаний в соответствии с законом, условиями контрактов и отраслевых стандартов обязуются архивировать электронную почту в течение определенного периода времени и обеспечивать поиск в архивах по запросу. Эти требования — основная причина внедрения систем архивирования электронной почты.

Расширяем Exchange

В стандартной конфигурации Microsoft Exchange Server располагает ограниченными функциями архивирования. Можно завести журнал сообщений для отдельных почтовых баз данных в Exchange Server 2003 и Exchange 2000 Server. Exchange Message Categorizer автоматически генерирует два экземпляра сообщений, принимаемых и отправляемых пользователями, чьи почтовые ящики находятся в охваченной журналом базе данных. Один экземпляр сообщения отсылается по назначению, а другой направляется во внешний адрес, почтовый ящик или общедоступную папку.

На данном этапе пользователю предоставляется полная самостоятельность, так как Exchange не располагает функциями подготовки отчетов, генерации запросов, индексации или согласования, кроме тех, которые пользователи получают, открывая архивный почтовый ящик или общедоступную папку с помощью Microsoft Outlook. В сущности, Exchange просто копирует определенные элементы; управлять ими — обязанность пользователя. Продукты в данном обзоре расширяют встроенную функциональность Exchange, обеспечивая дополнительные возможности архивирования. Основное назначение всех продуктов одинаково: с их помощью можно сохранять сообщения, хранить их сколь угодно долго, управлять, вести поиск и составлять отчеты об информации архива. При покупке продукта следует обратить внимание на следующие основные функции.

  • Ввод входящих и исходящих сообщений - в том числе по адресатам Cc (Кому) и Bcc, - поступающих или отправляемых из любого почтового ящика в организации Exchange. В одних продуктах используется механизм журналирования Exchange, другие располагают собственным. Соответственно, одни продукты (например, GFI MailArchiver for Exchange компании GFI Software) необходимо устанавливать на каждом сервере Exchange, а другие (например, EmailXTender компании EMC) устанавливаются на почтовом шлюзе или на дополнительном сервере.
  • Продукт должен обеспечивать архивирование на базе правил или критериев, позволяя администраторам включать или исключать почтовые ящики. В качестве критериев фильтрации можно использовать идентификаторы пользователя или группы (например, архивировать сообщения только для руководителей высшего звена и директоров), отсутствие или наличие определенных ключевых слов (например, attorney-client privilege), дату и время. Более гибкие критерии в долгосрочной перспективе выгоднее, так как с помощью систем, которые охватывают слишком много или мало сообщений, труднее обеспечить соответствие требованиям законодательства.
  • Самая лучшая система архивирования бесполезна, если с ее помощью нельзя извлечь сообщение по требованию суда или другого уполномоченного органа власти. Необходимы функции поиска по ключевому слову, а также по временному диапазону или пользователю. В идеальном случае нужно строить сколь угодно сложные запросы для точного выбора сообщений.
  • Продукт должен обеспечить быстрый поиск и извлечение информации. Во многих стандартах и законодательных актах оговаривается максимальное время предоставления данных.
  • В продукте должна быть предусмотрена возможность назначения политик, применяемых к группам пользователей. Например, в программе Quest Archive Manager for Exchange компании Quest Software можно задать политики, которые применяют параметры архивирования к группам пользователей. В некоторых продуктах есть шаблоны или готовые политики, ориентированные на конкретные законодательные акты и стандарты; эти шаблоны (такие, как в программе VERITAS Enterprise Vault's Compliance Accelerator компании VERITAS Software) значительно облегчают процесс приведения архива в соответствие с требованиями закона.
  • Продукт должен обеспечить составление каталога и отслеживание большого числа сообщений, предпочтительно через интерфейс с системой иерархического управления хранением Hierarchical Storage Management (HSM).
  • Продукт должен располагать инструментами подготовки отчетов об объеме архивированных данных, месте архивирования и тематике архивных материалов.

Прежде чем выбрать решение для архивирования, необходимо уяснить требования стандартов и законодательства. Следует протестировать системы — кандидаты на аппаратных средствах, которые планируется использовать, чтобы убедиться в возможности хранения достаточно большого объема сообщений. Тестовые запросы и отчеты помогут убедиться в возможности найти сообщения в нужный момент. Не следует забывать о стоимости долгосрочного обслуживания решения; срок службы этих продуктов достаточно велик. И наконец, следует, конечно же, выбирать решение стабильной компании с успешно работающей службой технической поддержки.

Поль Робишо - Ведущий инженер компании 3sharp, имеет сертификаты MCSE и Exchange MVP. Автор нескольких книг, в том числе «Secure Messaging with Microsoft Exchange Server 2003». getting-started@robichaux.net