10 главных вещей, которые нужно знать про Microsoft Office 2016

10 powerful Microsoft Office 2016 features you don't want to miss,   PCWorld,  ноябрь 2015

Для  рядового  пользователя Office  представляет собой  такие приложения, как Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Их традиционно дополняют OneNote, Access и Publisher. Все эти программы  и  в новом релизе мало отличаются от предыдущих версий. Но не стоит давать этому офисному пакету преждевременную оценку. Новая сборка флагманского набора ПО  компании  Microsoft содержит в себе принципиальные  обновления. Он открывает  широкие возможности  для  совместной работы, более глубоко интегрируется с SharePoint и OneDrive.  Причем  многие новшества и улучшения  вызовут удивление у  пользователей, и  потому  мы решили рассказать о самых важных  из них. 

1. Соавторство в реальном  времени. 

Возможность работать над одним и тем же файлом  одновременно наконец-то  появилась в настольной версии Office 2016. Теперь коллеги могут совместно редактировать документ Word или презентацию PowerPoint, если эти файлы хранятся на портале SharePoint или OneDrive, причем правки одного не будут заменять исправления другого. Обратите внимание, что  возможность видеть,  как ваши коллеги работают с документом,  функция «ввод в реальном времени»  доступна пока только для Word.  Программа  PowerPoint поддерживает совместное авторство, но без отслеживания работы в реальном времени.

2. Проще делиться  документами. 

Теперь вы можете  гораздо  проще делиться своими документами в Office  2016  благодаря кнопке «Поделиться»  (Share),  расположенной в ленте.  Имеющаяся  в Word, Excel и PowerPoint, она позволяет вам предоставить доступ к документу всей вашей команде. Также новая функция  помогает  быстро определить разрешения доступа и узнать, кто в настоящее время работает с документом. Как и в случае с соавторством,  можно  поделиться файлами,  но  они должны быть сохранены на SharePoint или OneDrive.

3. Возможность отправлять большие файлы через  OneDrive. 

Хотя возможность передавать большие файлы, просто отправляя ссылку URL друзьям и  коллегам, —  уже давно не новость, интеграция этой функции в Office 365 весьма интересна с точки зрения роста производительности труда. Например, вложения, добавленные в Outlook, автоматически превращаются в ссылки, нажав на  которые,  получатель загрузит файл. Конечно, все это  работает лишь тогда, когда  файлы синхронизированы с OneDrive или папкой на SharePoint. Вы также  сумеете  определить,  разрешается  ли редактировать эти файлы или можно ли выбрать локальную копию файла для классического вложения.

4. Улучшенная работа с  версиями. 

Вы сделали ошибку при редактировании документа или случайно удалили какое-то количество контента некоторое время назад, но только сейчас поняли это? Для файлов, сохраненных на SharePoint и OneDrive for Business (функция пока не работает для обычной учетной записи OneDrive), Office 2016 позволяет отслеживать всю историю версий документов Office прямо в приложениях Word, Excel и PowerPoint. Просто  зайдите  в меню  «Файл»•«История»,  и вы увидите все версии на панели истории. Нажав на интересующий вариант файла, вы получите его в новом окне. Эта функция также полезна при просмотре ранних черновиков документов, когда вы редактируете файл или работаете над ним совместно.

5. Интеллектуальный  поиск. 

  Новая функция интеллектуального поиска  позволяет узнать больше о слове  —  нужно лишь выбрать опцию «Интеллектуальный поиск» из контекстного  меню, нажав  правой кнопкой  мыши.  Вы оперативно получаете связанную с этим словом информацию, не покидая офисного приложения. Таким образом,  можно  узнать определение неизвестного слова или получить больше контекстной информации о новом термине. Результаты такого поиска предоставляет Bing, они будут отображены на панели мыслей  (Insights)  в вашем сеансе работы как автора.

6. Поддержка групп в Office 365  Outlook. 

Новая функция Outlook 2016 под названием  «Группы»  была добавлена в Office 2016 с самого начала. И хотя на ней не слишком акцентировали внимание,  этот  инструмент позволяет легко избавиться от традиционных списков рассылки или запутанных цепочек писем при совместной работе в проектных группах  —  как в офисе, так и дома. Вы можете просто создать группу для новых коллег или друзей, предложив им присоединиться. У каждой группы будет общая папка  «Входящие»,  календарь, хранилище файлов и даже интегрированные заметки OneNote.

7. Новые типы  диаграмм. 

Для тех, кто считает традиционный набор диаграмм в Office скучным, Microsoft добавила целый спектр новых диаграмм в Excel, чтобы помочь  им  лучше делать свою работу, когда речь заходит о визуализации финансовой информации или иерархических данных.  Можно будет  использовать в Word, Excel и PowerPoint следующие диаграммы:  «Дерево», «Водопад», «Парето», «Гистограмма», «Коробки  и  усы»  и  «Солнечные лучи». 

8. Прогнозирование в один  клик. 

Виртуозы Excel оценят по достоинству возможность предсказывать значение на базе имеющихся данных.  Новая функция  работает вместе с графиками в Excel и позволяет делать простые и точные прогнозы  одним нажатием мыши.  В Microsoft отмечают, что этот инструмент использует стандартный в отрасли алгоритм экспоненциального приближения (ETS) и дает надежные прогностические данные.  Работодателям данная  функция  поможет  снизить количество отчетов со слишком «креативными» прогнозами.

9. Интеграция со  Skype. 

Одна из самых глубоких интеграций в Office 2016 заключается в том, что теперь из настольного приложения пользователь  получил возможность  перейти к звонку Skype. В частности, в Word и Excel теперь одно нажатие  позволяет  использовать разные  функций  Skype  —  быстрые сообщения, голосовой или  видеозвонок,  а также делиться экраном, не прекращая работу над документами и не запуская отдельного клиента Skype.

10. Улучшенная поддержка разных  устройств. 

Наконец, Office 2016  демонстрирует, что совершила  принципиальный шаг вперед в сфере кросс-платформенной поддержки с более глубокой интеграцией, как платформ, так и приложений. При этом  важно отметить,  что  ни  одно из данных приложений Office не останется в стороне от разработки и не будет брошено для какой-либо из платформ, если  использовать терминологию для  кривой развития технологий.

Конечно, чтобы  применять  многие из перечисленных возможностей или, по крайней мере, чтобы получить максимум эффекта, требуются подписка на Office 365. Но поскольку улучшения в новой версии пакета программ для совместной работы не вызывают сомнений, для многих эти функции будут реальным аргументом, чтобы начать  работать с  Office 365.