Как сэкономить время

Timesaving Tips From the Tech Experts, PCWorld, July 2012, c. 58.

Алекс Гоули, менеджер по продукту Gmail

Адаптируйте Gmail к своим потребностям

Время — очень ценный ресурс. Команда Gmail делает многое для того, чтобы предложить пользователям решения, не вызывающие затруднений. Надеемся, что наши советы помогут сделать почту Gmail еще более эффективной.

Акцентируйте внимание на поиске, а не на папках. Компания Google создавалась на основе поисковой системы, и мы переносим свои поисковые наработки в том числе и в Gmail. Исследования показали, что пользователи быстрее находят письма с помощью системы поиска, чем сортируя их по папкам. В сервисе Gmail легко отыскать нужное сообщение, введя в поисковую строку несколько ключевых слов. Допустимо также обратиться к системе автозаполнения, предлагающей различные варианты.

Позвольте Gmail заполнить картотеку за вас. Вместо того чтобы искать и сортировать сообщения по отдельности, выполните в Gmail операцию поиска сообщений определенного типа (например, электронных писем, поступивших из указанной организации, — «from:craigslist.org»). Затем в появившемся меню «Еще» выберите пункт «Создать фильтр» для определения фильтра, позволяющего автоматически применять ярлык, архивировать, удалять или помечать входящие сообщения одного типа.

Используйте папку «Важные». Если вы получаете много электронной почты, используйте папку Gmail «Важные» для автоматического отделения важных писем от всего остального на основе определенных критериев. Мы заметили, что пользователи, обращающиеся к папке «Важные», тратят на чтение таких сообщений на 43% больше времени, чем на просмотр несущественных, а на обработку почты в целом у них уходит на 15% меньше времени, чем у людей, не применяющих папку «Важные».

Следите за актуальностью своих контактов. Больше всего времени отнимает обработка электронных писем, вернувшихся назад, а также ожидание ответа на сообщение, отправленное по устаревшему адресу. Чтобы убедиться в том, что у вас введена самая последняя и наиболее точная контактная информация, примените новые средства интеграции профиля -- Gmail и Google+. Сведения, предназначенные для обмена контактами в Google+, автоматически переносятся в список контактов в Gmail.

Спланируйте расписание для отвлекающих факторов

Уилл Смит, Tested.com

Вместо того чтобы тотчас реагировать на приход таких уведомлений, как оповещения электронной почты, входящей информации системы мгновенной передачи сообщений, сообщений Twitter и других программ, запланируйте в течение дня несколько получасовых перерывов на их просмотр. А все остальное время посвятите сосредоточенной работе. Именно на такую стратегию я перешел, как только узнал о ней от Джины Траппани на портале Lifehacker.

Стремясь сэкономить время, я сразу же после покупки нового ПК или Mac отключаю все уведомления — всплывающие окна, слышимые звуки, качающиеся значки. Причем делаю это для всех приложений, включая календарь, электронную почту и системы мгновенной передачи сообщений. Ведь каждое такое уведомление отвлекает внимание, а я работаю и потому не могу постоянно отрываться от своих задач.

Впрочем, выбранный мною подход вряд ли подойдет тем пользователям, которым нужно незамедлительно отвечать на любое электронное письмо или твит. У большинства людей ответы на достаточно широкий спектр входящих сообщений занимают 1--2 ч. Через каждые несколько часов в течение рабочего дня я делаю перерыв на 20--30 мин, в течение которого отвечаю на электронную почту и мгновенные сообщения. А если у меня остается время, то проверяю свои учетные записи в социальных сетях. Еще более пристальное внимание я уделяю уведомлениям, поступившим на телефон и планшетный компьютер. Не стоит отвлекаться на каждый писк спама, пришедшего на телефон среди ночи. Настройте аппарат таким образом, чтобы получать уведомления только о действительно заслуживающих внимания сообщениях. Единственными приложениями, требующими срочного ответа, на моем телефоне и планшетном компьютере являются календарь и сервис обмена текстовыми сообщениями. Все остальное помещается в список, где я определяю, когда я желаю получить уведомление (если, конечно, вообще хочу его получить). Компьютеры должны помочь вам более эффективно использовать свое время. Не позволяйте своему начальнику стоять у вас над душой.

Повышайте эффективность с Facebook

Бриттани Даруэлл, ведущий автор, Inside Facebook

Facebook может стать вашим любимым сайтом тогда, когда хочется расслабиться, вместо того чтобы заниматься производительным трудом. Но даже если вы убиваете здесь свое время, он предлагает массу способов повысить эффективность выполняемых операций.

Не отрывайтесь от клавиатуры. Вместо того чтобы щелкать на кнопке «Мне нравится», просматривая фото, нажмите клавишу L. Тем самым вы добьетесь аналогичного результата. Для перемещения между фотографиями используйте клавиши со стрелками.

Используйте Facebook для прослушивания музыки. Если вы привыкли обращаться к сервису потоковой музыки (например, к Spotify или Rdio), введите в поисковой строке Facebook имя исполнителя или название песни и нажмите кнопку Play на выбранной вами композиции. Песня сразу начнет воспроизводиться в потоковом режиме, и вам не нужно будет покидать страницу, на которой вы находитесь.

Воспользуйтесь преимуществами «Журнала действий». «Журнал действий» Facebook поможет отыскать последние сообщения и вспомнить дату интересующего вас события. Нажмите кнопку «Журнал действий», расположенную рядом с фотографией вашего профиля в Хронике, и применяйте фильтры в верхней части страницы для отбора заметок, комментариев, отметок «Мне нравится» и т.д. (Не волнуйтесь, доступ к вашему «Журналу действий» есть только у вас.)

Настройте Ленту новостей. Чтобы быстро отфильтровать друзей на Ленте новостей, наберите в поисковой строке Facebook слово «знакомые». На странице результатов поиска нажмите кнопку «Посмотреть все». Facebook откроет список людей, от которых, возможно, вы больше не желаете получать обновления. В этом случае их легко удалить. Для дальнейшего упорядочения Ленты новостей попробуйте воспользоваться бесплатной браузерной надстройкой Social Fixer (socialfixer.com). Она включает в себя целый ряд полезных инструментов, обеспечивающих более полный контроль над тем, что отображается на странице Facebook. Можно, например, исключить не интересующие вас сообщения, скрыть уже прочитанные публикации и выделить новые комментарии.

Ускорьте печать

Мелисса Риофрио, PCWorld

Некоторые принтеры работают медленно, несмотря на все попытки повысить их производительность. Попробуйте следовать нашим рекомендациям. Надеемся, что это поможет ускорить процедуру печати.

Держите принтер включенным. Неактивные принтеры переводятся в спящий режим, из которого они быстро выходят в нужный момент. Однако перед возобновлением печати после длительного простоя любому из них требуется какое-то время на подготовку (заправку печатающей головки чернилами, проверку сопел, разогрев «печки» и т.д.). Впрочем, если аппарат выключен, на его подготовку уйдет еще больше секунд. Мой опыт показывает, что подготовка струйных печатающих устройств длится дольше, хотя у некоторых цветных лазерных принтеров эта процедура также занимает достаточно времени.

Печатайте в черновом режиме. Если не требуется наивысшего качества печати, перейдите на черновой режим — это сэкономит немало времени. А в качестве бонуса вы еще и потратите меньше чернил. Такой режим различные производители принтеров называют по-разному: «черновой», «быстрой печати», «экономичный», «экологичный» и т.д.

Печатайте в черно-белом варианте или с использованием оттенков серого. Если при печати применяется только один цвет, а не четыре, вы, по меньшей мере, экономите время, поскольку другие цвета не переносятся на бумагу. Особенно большое значение это имеет для цветных лазерных принтеров, потому что у них при печати происходит смена картриджей с тонером. В наших тестах мы заметили, как медленно это происходит. Так что после перевода принтера в режим черно-белой печати его работа заметно ускоряется.

Печатайте на листе сразу две страницы. Прогон бумаги через принтер также занимает определенное время. Оно сократится наполовину, если печатать на одном листе сразу две страницы. Конечно, размеры этих страниц станут меньше, но в большинстве случаев все равно останутся вполне читабельными. Проверьте драйвер на поддержку режима n-up, «многостраничной печати» или чего-либо аналогичного.

Старайтесь, чтобы размеры файлов, выводимых на печать, были как можно меньше. Размещение в документах фотографий и сложной графики существенно увеличивает объем их файла. В результате принтер дольше «переваривает» файл и генерирует образ печатной страницы.

Набирайте текст быстрее, применив дополнительную клавиатуру для Android

Использование клавиатуры независимых производителей — отличный способ повысить эффективность работы телефона на базе Android. Клавиатура подобного рода поддерживают больше функций, чем стандартная, входящая в комплект поставки большинства устройств на платформе Androd. Она упрощает рассылку текстовых сообщений и помогают быстрее составлять сообщения электронной почты.

Ускорьте работу с помощью Swipe. Если главным критерием для вас является скорость, рекомендую установить клавиатуру Swipe, поставляемую с большинством телефонов производства Samsung. В процессе набора текста пальцы будут свободно скользить по виртуальной клавиатуре. К этому процессу придется привыкать, но когда вы приобретете необходимые навыки, то заметно ускорите процедуру набора текста, не отрывая пальца от экрана. Если приложение Swipe на вашем телефоне не установлено, загрузите его бета-версию для Android с сайта разработчика (swipe.com).

SwiftKey улучшит орфографию. Если функция автозамены Android скорее мешает, чем помогает, воспользуйтесь клавиатурой SwiftKey. Это приложение анализирует слова, которые вы используете в текстовых сообщениях, электронной почте и социальных сетях чаще всего, прогнозируя каждое следующее слово на основе структуры аналогичных фраз, вводившихся в прошлом. Такой подход поможет сэкономить массу времени. Последняя версия клавиатуры-- SwiftKey 3, обеспечивает еще более быстрый набор, чем та, что была раньше, поскольку не нужно вводить пробелы. Вы набираете предложение, не вставляя пробелы между словами, а программа SwiftKey сама размещает их там, где нужно. Приложение SwiftKey ценой 77 руб. можно приобрести в магазине Google Play.

Работа с комбинациями клавиш Windows

Мишель Мастин, PCWorld

Большинство пользователей Windows знают, что комбинация клавиш +C предназначена для копирования данных в буфер обмена, +V — для вставки из буфера обмена, а +Z — для отмены операции. Не менее полезны и другие клавиатурные команды Windows.

Управляйте вкладками. Комбинация +T в браузере отвечает за открытие новой вкладки. Сочетание + используется для переключения между открытыми вкладками. Если вы вдруг случайно закрыли вкладку, нажмите ++T, для того чтобы ее повторно открыть. В некоторых ситуациях это убережет от катастрофы.

Быстро переключайтесь между окнами. При нажатии + в центре экрана появляется панель с перечнем всех открытых в Windows окон. Выбрав в этом списке нужное, вы переключаетесь на него. В Windows Vista и более поздних версиях операционной системы появилась функция Flip 3D, формирующая виртуальный трехмерный стек, с помощью которого можно переключаться между программами. Чтобы активизировать Flip 3D, нажмите +. Сочетания клавиш +<стрелка влево> и +<стрелка вправо> размещают текущее окно в левой или правой половине экрана соответственно, +<стрелка вверх> разворачивает его на весь экран, а +<стрелка вниз> сворачивает.

Открывайте программы без мыши. В среде Windows 7 нажмите клавишу и перейдите в меню «Пуск». Если вы наберете в поисковой строке название или часть названия программы, то на экране появится список с результатами поиска. А когда нажмете , на выполнение будет запущена программа, находящаяся в начале этого перечня. Нажмите и наберите в поисковой строке wo. В верхней строке результатов поиска возникнет строка Microsoft Word. Нажмите , а затем приступайте к набору текста в новом документе Word.

Экономьте время с помощью поискового механизма Google

Алекс Вавро, PCWorld

Время, которое вы тратите, путешествуя по Всемирной паутине, можно сократить, если использовать при поиске конкретных сведений ключевые слова поисковой строки Google.

Быстрый поиск фильмов. Чтобы узнать, какие сеансы идут в местных кинотеатрах, наберите в поисковой строке слово «фильмы» и свой почтовый индекс. Поисковая система представит список ближайших кинотеатров.? ???

Следите за погодой. Чтобы получить информацию о погоде перед выходом из дома, наберите в поисковой строке слово «погода» и наименование интересующего места (например, «погода в Зеленограде»). Google представит прогноз погоды в указанной области на ближайшие четыре дня. Теперь у вас не будет оправданий, если вы выйдете из дома неподготовленными.

Фотографируйте быстрее

Тим Мойниэн, PCWorld

Освойте режим серийной съемки. Некоторые из сделанных вами снимков могут получиться особенно удачными: улыбающийся ребенок, домашний питомец, вытворяющий нечто невероятное, ваш сын, наносящий свой первый удар по футбольному мячу. Вместо того чтобы ловить момент, держа палец на кнопке затвора, установите на фотоаппарате режим непрерывной (или серийной) съемки и получайте кадры со скоростью автоматной очереди. При этом не только значительно возрастут шансы на получение удачного снимка, но и будет из чего выбрать.

Редактируйте прямо во время съемки, но не после каждого сделанного кадра. Привычка сразу просматривать каждый свежеотснятый кадр на ЖК-экране фотоаппарата в кругах серьезных фотографов не находит поддержки, ведь вы рискуете упустить возможность сделать множество хороших снимков. А вот закончив фотографировать какое-либо событие, просмотрите все полученные кадры и удалите те из них, которые вам точно не понадобятся. Это уменьшит продолжительность процедуры переноса снимков на ПК. Однако удалять кадры надо осторожно. Если у вас нет абсолютной уверенности в том, что снимок не удался, лучше воздержитесь от его уничтожения до тех пор, пока не посмотрите изображение на большом экране.

Научитесь любить клавиатуру  

ОпиРайан Блок, Gdgt.comY

Ничто не избавляет меня от излишней траты времени так, как специальные комбинации клавиш. Относитесь к ним, как к жестам, управляющим компьютером. Приведу три совета, которые помогают мне экономить время — и держать свою мышь на голодном пайке.

Заучите комбинации клавиш, использующиеся чаще всего. Спектр применяемых вами сочетаний клавиш должен выходить далеко за рамки +C, +V. Припомните операции, которые вы чаще всего выполняете в любимых приложениях. К примеру, если вы работаете в Excel, приучите себя переключаться между рабочими листами, удерживая клавишу и нажимая и . Немного потренировавшись, вы поймаете себя на мысли, что эти комбинации клавиш уже стали вашей второй натурой.

Назначайте новые комбинации клавиш. Если сочетание клавиш, выполняющее вашу любимую операцию, является чересчур сложным (или же клавиатурной комбинации для этих целей вовсе не существует), определите свой вариант. Например, Photoshop поддерживает собственный механизм определения клавиатурных команд (Edit•Keyboard Shortcuts). В Windows 7 отдельным программам можно самостоятельно присваивать нужные комбинации клавиш. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке приложения и выберите в контекстном меню пункт «Свойства». Перейдите на вкладку «Ярлык» и укажите в поле «Быстрый вызов» желаемую клавишу. Ее нужно будет нажимать, удерживая специальные клавиши и , которые операционная система автоматически включает в клавиатурную комбинацию.

Откажитесь от мыши. Отложите мышь в сторону и запретите себе даже думать о ней. Не снимайте рук с клавиатуры, пусть управление компьютером осуществляется со скоростью, не сильно уступающей скорости мысли.

Пусть ваш день станет более продуктивным

Джевон Fark, Office Team, Microsoft

Приведу несколько полезных советов по работе с приложениями Office.

Сохраняем информацию о своих перемещениях в Интернете. Путешествуя по Сети, вы можете натолкнуться на отличную информацию, но помните: порой найти ее повторно бывает весьма затруднительно. Приложение OneNote упрощает решение этой задачи, позволяя сохранять фрагменты экрана во время сеанса браузера. Чтобы сохранить вырезку экрана в OneNote, откройте на Панели инструментов вкладку «Вставка» и выберите пункт «Вырезка экрана». После выделения любой экранной области полученное изображение сохранится в OneNote вместе со ссылкой на адрес URL, что упростит вам возврат на сайт в будущем.

Мощь игнорирования. Если вы увязли в беседе, которая, похоже, будет тянуться до бесконечности и давно не соответствует той теме, которая поднималась изначально, воспользуйтесь функцией Outlook «Игнорировать». С ее помощью удаляются не только уже полученные сообщения, но и новая информация, относящаяся к той же беседе. Чтобы избавиться от беседы из электронной почты Outlook, щелкните на ней правой кнопкой мыши в списке сообщений и выберите в меню пункт «Игнорировать».

Говорит и показывает. Зачем ехать куда-то, чтобы продемонстрировать презентацию, если все то же самое можно проделать в удаленном режиме? Чтобы познакомить с презентацией PowerPoint удаленную аудиторию, перейдите на вкладку «Показ слайдов» и нажмите кнопку «Широковещательный показ слайдов». В появившемся на экране диалоговом окне нажмите кнопку «Начать широковещательный показ». В окне будет сгенерирован уникальный URL-адрес. Скопируйте этот адрес и отправьте его удаленным пользователям. Перейдя по полученной ссылке, они смогут увидеть демонстрацию слайдов в окне своего браузера.

Визуализация цифр. Цифры, отображаемые на пересечении строк и столбцов Excel, могут быть весьма полезны, но лавина данных отвлекает внимание пользователя. Чтобы было проще отслеживать тенденции, я предлагаю использовать в Excel спарклайны — встроенные микрографики. Чтобы создать спарклайн в Excel, перейдите в пустую ячейку, где он будет размещаться. Откройте на Панели инструментов вкладку «Вставка» и щелкните на кнопке «Спарклайны». Выберите тип того спарклайна, который нужно создать. В поле «Данные» укажите диапазон ячеек, на основе которых будет построен график, и нажмите OK.