Лицензионное ПО: платить, но не переплачивать

По мере того как отечественный бизнес становится все более цивилизованным, приобретение лицензионного программного обеспечения расценивается не только как признак хорошего тона, но и помогает увеличить капитализацию компании, повысить ее инвестиционную привлекательность и снизить риски – в первую очередь юридические.

Использование лицензионных программ актуально и для маленьких компаний с небольшой численностью сотрудников. Проверки компьютеров сотрудниками управления «К» МВД РФ производятся без предупреждений, следовательно, риск подвергнуться судебному, а при определенных обстоятельствах и уголовному преследованию вполне реален. Новости о подобных судебных процессах время от времени мелькают в печати.

Для обычного частного пользователя компьютера или мобильного устройства риск этот, скорее всего, невелик, однако вполне возможен. Например, могут возникнуть неприятности при въезде в США, поскольку пограничники и таможенники этой страны имеют право изымать и на протяжении длительного срока удерживать ноутбуки и другие электронные устройства, способные содержать информацию и ПО, для досмотра находящихся в них документов. В интересах путешественников -- не иметь на своих устройствах никаких файлов, которые могли бы их скомпрометировать.

Если вы приняли решение платить за ПО, вам наверняка не хотелось бы за него переплачивать. Ну что же – это вполне разумное желание людей, знающих цену деньгам. Как можно снизить расходы на ПО, оставаясь при этом законопослушным предпринимателем и гражданином?

Корпорация Microsoft предлагает использовать для этих целей методику управления программным обеспечением как совокупностью активов компании (Software Asset Management, SAM). Данная методика (ее краткое изложение – во врезке) представляет собой алгоритм из пяти основных шагов-рекомендаций, выполнение которых позволит не только снизить расходы на ПО, но и более эффективно распорядиться ими, распределив их по периодам бюджетного планирования.

В дополнение к методике SAM позволю себе привести ряд собственных практических рекомендаций, помогающих оптимизировать расходы на ПО.

Учет оборудования и ПО

Как известно, качественно организованный учет – основа управления, и потому крайне важно для начала провести инвентаризацию и взять на учет все имеющееся оборудование, на которое может устанавливаться программное обеспечение. Также необходимо провести ревизию всех программных продуктов, имеющихся в компании, начиная с операционных систем, офисных пакетов и антивирусов и заканчивая специализированными приложениями. Причем надо определить, какое ПО на какие компьютеры и устройства установлено, что из имеющихся продуктов официально бесплатно, а что стоит денег. Без этого будет сложно достоверно оценить свои потребности в приобретении нового ПО.

Кроме того, следует провести учет всех лицензий и прочих юридически значимых документов (в первую очередь -- договоров), подтверждающих право компании на использование того или иного ПО. Важно не только определить наличие этих документов, но и уточнить те их пункты, которые содержат описание схемы лицензирования. Одни лицензии распространяются на определенное число компьютеров или устройств (планшетов, смартфонов и пр.), другие – на ограниченное число пользователей. Есть лицензии, рассчитанные на установленное количество процессоров, процессорных ядер или иных элементов компьютерного оборудования. Также есть лицензии бессрочные и есть – с ограничениями по времени использования (очень часто такие схемы распространяются на антивирусы, реже – на прикладные программы). Вполне возможно, что в ходе этой ревизии обнаружатся не применявшиеся лицензии. Задействуя их, можно будет избежать излишних трат.

Конечно, нужно найти и собрать вместе и аккуратно хранить все лицензионные соглашения, документы, подтверждающие факт оплаты, акты приема-передачи ПО и пр. (подробности можно найти, например, в статьях «Документы легальности» (www.osp.ru/cio/2011/01/13006686) и «Как украсть Linux?» (www.osp.ru/cio/2008/06/4987902). Это, с одной стороны, поможет оценить предыдущие затраты на ПО, с другой – защитит от возможных претензий со стороны правоохранительных органов.

Заметим, что документы должны быть непременно письменные, а не электронные – таково требование российского законодательства. Если они написаны на иностранном языке, следует подготовить их нотариально заверенный перевод на русский. Все это касается и документов, сопровождающих бесплатное ПО.

От потребностей – к приобретению

Прежде чем приобрести коммерческое ПО, следует убедиться в том, что оно решает именно те задачи, которые стоят перед сотрудниками компании, и справляется с ними лучше имеющихся бесплатных аналогов. Решить, что приобретать, будет проще, если составить список действий, которые планируется выполнять с помощью приобретаемого ПО. Точнее говоря, следует вести речь именно о решаемых пользователями прикладных задачах и требующихся им возможностях, а не о конкретных приложениях. Потребности в этих функциях можно удовлетворить разными способами: приобрести, к примеру, довольно дорогое ПО с именитым брендом; купить более дешевое у одного из перспективных, но не лидирующих игроков рынка ПО; оформить документы на бесплатное ПО, обладающее примерно теми же функциями, но с определенными оговорками; приобрести ПО как услугу, оплачивая возможность его использования или доступа к нему в течение определенного периода времени и пр. Выгоднее всего, вероятно, будет предоставить разным пользователям разные программы в зависимости от их должностных функций и потребностей – в совокупности это, скорее всего, окажется дешевле.

Вот несколько советов, которые помогут сэкономить, отказавшись от ненужного ПО.

1. Приобретение ПО стоит тщательно планировать, чтобы покупать его именно тогда, когда оно реально потребуется. Это поможет последовательно избавиться от ПО, на которое нет законных документов, заменив его на легальное.

2. Для прикладных задач, возникающих нечасто, можно использовать старые, уже оплаченные лицензии. Особенно, если бесплатные аналоги не справляются с их решением.

3. Приобретать новые версии ПО нужно только тогда, когда старые перестанут вас устраивать. Не стоит приобретать каждую последующую версию – то небольшое количество кардинальных улучшений, которые они, как правило, содержат, вряд ли существенно улучшит бизнес.

Лицензионная дисциплина

Взяв курс на лицензионную чистоту всего используемого в компании ПО, очень важно добиться дисциплины в вопросах установки и использования программных продуктов. Так, учет ПО в компании должен вестись на постоянной основе: все операции с программными продуктами, в том числе их приобретение, установку, деинсталляцию, передачу в пользование отдельным пользователям и пр., следует заносить в специальный реестр, чтобы точно знать, какова судьба каждого экземпляра каждого из программных продуктов.

Установку ПО следует регламентировать, определив, кому из сотрудников какое ПО нужно предоставлять. Самовольную установку ПО пользователями следует запретить техническими способами, разрешив ее только строго ограниченному кругу сотрудников. Это поможет избежать появления на компьютерах компании нелицензионного ПО.

Строгая внутренняя лицензионная политика поможет избежать лишних трат и обеспечить лицензионную чистоту используемого ПО. Естественно, для этого потребуются определенные усилия, но они окупятся – благодаря сокращению издержек и снижению юридических рисков.