. Предположим, на фирму приходит заказ, который обрабатывается — регистрируется и посылается по определенному маршруту. Сначала дается указание на подготовку документов по нему (для составления договора), отправляемое менеджеру, затем оно идет на согласование в бухгалтерию, а потом на подпись директору. Мы выбираем исполнителей из уже готового списка ролей и назначаем срок сдачи: юристу на подготовку договора — два дня, секретарю на регистрацию заказа — один день и т.д. Причем инструмент «графический дизайнер маршрутов» весьма гибкий: можно описывать порядок прохождения документа, проводить параллельно согласования, строить определенный алгоритм работы по условиям. Одновременно с направлением документов бухгалтеру на склад передается поручение подготовить заказ. И когда все эти поручения будут выполнены, документы поступят на утверждение директору. Если тот их утвердит, то переходим на исполнение заказа, а если нет — «подготовить отказ».
В результате клиент или поставщик, позвонив в коммерческую фирму, может сразу узнать у секретаря, на каком этапе находится его заказ или договор, какие из поручений по данным документам и как выполняются. Исчерпывающий ответ он получит в течение минуты. Секретарь канцелярии также сумеет оперативно отреагировать на обращения граждан в государственные организации.
Электронный документооборот и отчетность
Постепенно все большую долю в документообороте компаний начинают составлять не бумажные, а электронные материалы. Причем эта тенденция наиболее ярко проявляется среди малых и средних предприятий. Так, многие из них основной объем заказов принимают уже по электронной почте. Но ведь не все внешние контрагенты используют «Евфрат-Документооборот». Как сделать так, чтобы поступающие от клиентов или поставщиков по электронной почте документы легко включались в систему? Для этого предусмотрена возможность выбирать из полученных писем документы и регистрировать их в определенном потоке, например как «входящие». Тогда письмо окажется там уже как приложенный файл, и далее останется только выбрать его и заполнить определенные поля PKK. В результате поступивший извне документ становится полноценным участником системы документооборота организации и по нему уже можно давать поручения, назначать сроки исполнения, маршрут его прохождения и проч.
Сотрудники государственных и коммерческих служб часто составляют отчеты для руководства и внешних инстанций. В системе имеется модуль настройки шаблонов журналов и отчетов, позволяющий создавать новые отчетные формы на основании данных системы «Евфрат-Документооборот», а также редактировать их, просматривать и удалять уже существующие. Есть также средства настройки внутреннего календаря системы для приведения ее в соответствие с принятой в организации продолжительностью рабочей недели и общегосударственными нерабочими днями.
Возможности нового релиза системы
В АРМ «Руководитель» продукта «Евфрат-Документооборот» реализованы все наработки с учетом специфики использования управленцами систем документооборота. Акцент здесь сделан на инструменты, позволяющие директору или топ-менеджеру быстро и легко получить данные о состоянии дел в его организации или отделе. В новом АРМ работа с информацией организована так, что руководитель, бросив лишь один взгляд, может получить максимум управленческой информации, причем в удобном, структурированном виде. В первую очередь он увидит те поручения, срок по которым уже истекает, и узнает их исполнителей, новые назначения по документам, уведомления от исполнителей, принявших к исполнению поручения, находящиеся на контроле (см. рисунок). К тому же предоставляется информация по отказам от исполнения, а также финальные отчеты по исполнению поручений.
Просмотрев такую информацию, руководитель сможет удаленно направить поручения сотрудникам или сформировать отчеты и отослать их вышестоящему руководству.
Плюс к тому АРМ мобильно, построено на интернет-технологиях и обеспечивает оперативный и удобный удаленный доступ к централизованной базе системы «Евфрат-Документооборот». Это необходимо, так как многие руководители малых и небольших предприятий часто находятся вне офиса, и очень важно обеспечить их полноценным средством для удаленной работы с любой документацией.
В новом выпуске «Евфрат-Документооборот 12.2» также расширены возможности по поддержке работы в территориально-распределенных организациях. Здесь усовершенствованы средства контроля за работой и центрального офиса, и филиалов, которые теперь смогут реализовать собственный документооборот независимо от наличия качественной связи с центральным офисом. Обычно одни бумаги имеют локальное значение и участвуют в документообороте только филиала, а другие относятся к внешнему документообороту, например распоряжения, приходящие от руководства из центрального офиса. Зачастую каналы связи в филиалах оставляют желать лучшего, и тогда обмен документами между ними и с центральным офисом возможен по коммутируемому доступу. Когда возникает необходимость в таком обмене, то система — инициатор данной задачи пытается соединиться с тем сервером, который должен получить эту задачу. А если связи нет или модемный пул занят, то система переходит в режим ожидания и периодически повторяет попытки соединения. И как только появляется связь, осуществляется соединение и задание передается. Аналогично пересылаются и отчеты о выполнении задач. Таким образом, «Евфрат-Документооборот» позволяет организациям, имеющим филиалы, даже при слабых каналах связи проводить полный цикл работы с документами. Это дает возможность разграничить документооборот центрального офиса и филиала — вести обмен и репликацию только внешних документов, и в результате внутренние не загружают линии связи.
В общем, система «Евфрат-Документооборот» обеспечивает законченную технологическую цепочку работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла. На любом этапе она позволяет получить полную информацию о состоянии задания, сформировать типовой отчет о ходе исполнения работы. Система служит инструментом для построения единого информационного пространства компании, так как обеспечивает хранение документов и их атрибутов, форм РКК, словарей и справочников в единой БД. Это значительно сокращает трудоемкость работы с бумагами, исключает дублирование при вводе информации и связанные с этим ошибки.
Перспективы
В дальнейшем развитие системы «Евфрат-Документооборот» предполагается по двум направлениям: как готового коробочного решения и в качестве платформы для реализации проектов совместно с партнерами. Второе направление интересно прежде всего крупным заказчикам, хотя полученные в результате такой совместной работы типовые решения вполне могут подойти и для среднего бизнеса.
В текущем году планируется создать совместно с партнерами стандартный интерфейс для интеграции системы «Евфрат-Документооборот» с «1С:Бухгалтерией» и выпустить на рынок данное коробочное решение для малых организаций. Этот интерфейс позволит связать так называемые две волны автоматизации предприятий. Первой волной можно считать массовое распространение систем автоматизации бухгалтерского учета. Вторая же волна наблюдается сейчас — это активное внедрение в деятельность организаций независимо от их масштаба систем электронного документооборота, необходимость и обоснованность которых в настоящее время сравнима с ситуацией с бухгалтерским ПО, сложившейся в середине 90-х.
Если говорить о более далеких перспективах компании Сognitive Technologies, то здесь предположительно можно выделить два направления. Первое — дальнейшая методическая работа по расширению и более четкой формализации понятия документа, создание систем автоматизации документооборота для материалов, хранящихся в ИС других разработчиков. Второе — создание универсальных инструментов для решения широкого спектра задач по работе с документами самого различного характера в документо-ориентированной среде.
* * *
Надеюсь, что с внедрением этого решения ворохи бумаг на столах всех сотрудников и руководителей уменьшатся, работа с документами упростится, а сами они перестанут пропадать бесследно.
ОБ АВТОРЕ
Михаил Глинников — научный редактор раздела «Сети», e-mail: mikeg@pcworld.ru.
Окончание. Начало cм. в №12/06, 1/07.
Автоматизация процессов — основа качества работы компании
Специализированное предприятие ЗАО «Эмерком-Демайнинг — Центр гуманитарного разминирования и специальных взрывных работ» создано в 2000 г. на базе ФГУ «Агентство по обеспечению и координации российского участия в международных гуманитарных операциях «Эмерком» МЧС России» в целях реализации решений Президента РФ об организации участия Российской Федерации в международных программах, проектах и операциях по гуманитарному разминированию.
Важность, масштабность и сложность этих задач, а также требования международных стандартов определили политику руководства ЗАО «Эмерком-Демайнинг», суть которой — обеспечение высокой эффективности и качества работы при оптимизации финансовых, материальных и людских ресурсов.
Изначально определили следующие направления реализации:
-
создание оптимальной организационной структуры и механизма управления;
-
внедрение системы менеджмента качества на основе международных стандартов ISO 9000;
-
создание в компании автоматизированной системы управления (АСУ).
Мы провели полную компьютеризацию рабочих участков и автоматизируем систему управления всеми бизнес-процессами, в которую вошли системы «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и кадры», а с начала 2006 г. — «Евфрат-Документооборот».
По мере развития компании, расширения внутренних рабочих контактов (головной офис, включающий десять функциональных структурных подразделений, два региональных подразделения — на Сахалине и в Краснодаре), установления деловых контактов с российскими и международными организациями, занимающимися вопросами гуманитарного разминирования, рядом российских федеральных и местных органов власти естественно возрос объем и интенсивность документооборота (в среднем ежедневно регистрируется около 30 документов).
В связи с этим руководство компании приняло решение о внедрении электронной системы документооборота «Евфрат-Документооборот», представленной компанией Cognitive Technologies, — в ней легко вести единый учет документов, проводить их систематизацию и формировать потоки, контролировать их прохождение и создавать банк данных по всем документам компании.
Сначала непосредственно на участке делопроизводителя систему в течение двух месяцев тестировали делопроизводитель, системный администратор и руководитель группы АСУ.
Затем под руководством заместителя генерального директора по общим вопросам началось внедрение системы во всей компании. Был определен состав пользователей и дооборудованы их рабочие места, подготовлен к работе с системой руководящий состав, обучены начальники отделов и главные специалисты, сформированы потоки документов — входящие, исходящие, приказы, работы, маркетинг, планирование, система менеджмента качества, а также разработаны документы, регламентирующие работу системы, и потоки были поэтапно введены в опытную эксплуатацию. Представители компании Cognitive Technologies оказывали консультативные услуги.
В ходе опытной эксплуатации была проведена дополнительная настройка системы с учетом специфики нашей компании, дооборудованы рабочие места и организовано дополнительное обучение пользователей. Эти задачи решались своими специалистами при непосредственном участии системного администратора компании.
Рабочая эксплуатация системы «Евфрат-Документооборот» началась в марте 2006 г. По мере освоения ее функциональность реализуется все более полно, возрастает скорость обработки документов. Теперь в рамках своей компетенции каждый сотрудник может быстро получить необходимую служебную информацию, увидеть задания, посмотреть распорядительные документы, мероприятия перспективного и месячного планирования, доложить о выполнении заданий и поручений, послать необходимые комментарии.
На рабочем столе генерального директора постоянно имеется обновленная информация, позволяющая оперативно принимать управленческие решения и доводить их до исполнителей.
Внедрение системы «Евфрат-Документооборот» позволяет автоматизировать все бизнес-процессы компании и качественно улучшить на всех уровнях управленческую деятельность.
Игорь Богданов