Документооборот из коробки

Бумага — это площадь, на которую
приходят все и оставляют свои следы.
Алексей Бельмасов

Работа кипит, и горы бумаг на столах рядовых сотрудников и руководителей делаются все выше, а обнаружить среди них нужные становится все труднее. Поэтому интерес к системам документооборота в обществе вообще и среди читателей нашего журнала в частности постоянно возрастает. Подтверждение тому — итоги опроса, проведенного компанией UpScale Soft, самостоятельным подразделением группы компаний «Оптима», на выставке Docflow-2006, являющейся одним из ключевых российских мероприятий в области автоматизации документооборота и управления в государственных и коммерческих структурах. Согласно результатам исследования, при котором было опрошено более 500 посетителей и участников этого форума, журнал «Мир ПК» оказался самым читаемым из ежемесячных периодических изданий, освещающих данную тему.

Убедительные цифры

Сейчас все больше специалистов стремятся использовать современные технологии работы с документами. И тому есть весьма серьезные причины. Компании, специализирующиеся на автоматизации документооборота, приводят весьма убедительные цифры. Так, на поиск и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени, а рядовые сотрудники — до 30%. Из-за неразберихи примерно 70% документов создаются заново взамен уже существующих, а 6% бывают вообще безвозвратно утеряны. Внутренние документы в организациях копируются до 20 раз. Анализ затрат на содержание архивов показывает, что стоимость хранения бумажных документов на 80% выше, чем электронных. Казалось бы, все очевидно: подбирай наиболее оптимальное для себя решение и внедряй. Но не все так просто.

В нашем журнале уже были рассмотрены несколько систем документооборота, представленных на российском рынке, причем первостепенное внимание было уделено их подсистемам form processing (см. «Мир ПК», №3/03). Там речь шла о построении систем документооборота в таких крупных компаниях, как «Магнитогорский металлургический комбинат», «Норильский никель», Avon, имеющих собственные отделы автоматизации и обладающих значительными ресурсами. Однако многие из наших читателей заняты в малых и средних компаниях. И им интересно знать, каким образом можно реализовать современные механизмы работы с документами. К тому же они хотят получить готовое решение: достал из коробки, установил, и все заработало. А если потребуются настройки, то они должны быть понятными и элементарными, ведь проводить их будет не опытный системный администратор с внушительным стажем и значительной зарплатой, а рядовой сотрудник, причем не в ущерб своей основной работе.

Именно такое решение под названием «Евфрат-Документооборот» и предложила компания Cognitive Technologies. Кроме того, «Евфрат-Документооборот» может служить платформой при интеграции с другими продуктами в проектных решениях для крупных фирм и холдингов. Однако это будут уже такие проектные решения, которые потребуют серьезной совместной работы Cognitive Technologies и компании-клиента, материальных и финансовых ресурсов. Впрочем, здесь мы сосредоточим свое внимание на «коробочном» решении для документооборота в малых и средних компаниях. Как известно, жизнь человека начинается с момента его рождения, а жизнь программного продукта — с начала его разработки.

История одной системы

Одиннадцать лет назад специалисты Cognitive Technologies, которые в большинстве своем являются выходцами из Института системного анализа РАН, создали систему персонального архива документов — электронный архив «Евфрат» на основе отечественной СУБД «Ника». В те времена работали в ОС Windows 3.11; возможно, ее еще помнят некоторые из наших читателей. Так вот, это творение Miсrosoft наотрез отказывалось понимать длинные имена файлов. А электронный архив «Евфрат» позволял создавать папки и документы с длинными подробными именами, формировать документы из нескольких файлов и увязывать их между собой, автоматически строить полнотекстовые индексы, что обеспечивало полнотекстовый поиск в этих материалах. Также «Евфрат» выступал в качестве веб-браузера, выкачивал из Интернета файлы по ссылкам и автоматически индексировал их. В результате пользователь получил возможность искать документы по любой словоформе, т.е. если он искал слово «дерево», то вместе с ним находил слова «деревья» и «деревьями». Позднее, в 1998 г., система «Евфрат» стала клиент-серверной, а к 2002 г. специалисты Cognitive Technologies на основе системы «Евфрат» и опыта проектных решений создали широкий спектр инструментальных средств работы с документами: сервер приложений, дизайнер форм, серверную БД по работе с документами, средства работы по контролю за исполнением поручений. Все они были связаны воедино, что и привело к рождению первой версии системы «Евфрат-Документооборот». В нее был заложен опыт, полученный в ходе построения систем документооборота в ряде проектов. Это позволило максимально приблизить ее к делопроизводству, принятому в России, причем она изначально позиционировалась как «коробочный» продукт.

Назначение системы

Система «Евфрат-Документооборот» предназначена для управления информационными потоками и документами. Рассмотрим ее применение в небольшой компании или отделе, например в канцелярии. Организации-клиенты способны настроить ее самостоятельно, что подтвердилось на практике. В систему заложена возможность масштабирования, так что она в состоянии изменяться и развиваться вместе с предприятием.

Эта система помогает:

• повысить эффективность управления бизнес-процессами в результате улучшения исполнительской дисциплины, контроля за выполнением задач и анализа деятельности компании;
• сократить непроизводительные затраты времени сотрудников и издержки на расходные материалы;
• создать единое информационное пространство предприятия;
• обеспечить надежность учета и хранения документов;
• организовать эффективную защиту информации.

Система позволяет регистрировать, хранить и быстро находить документы в единой базе данных. Она автоматизирует выдачу поручений и контроль за их исполнением. К тому же у руководства появляется инструмент для анализа деятельности предприятия на основе различных журналов и отчетов.

В комплект поставки продукта входит собственная СУБД «Ника», обеспечивающая работу системы «Евфрат-Документооборот», и потому не требуется покупать и внедрять ПО сторонних разработчиков.

В коробке, на компакт-диске, находится также объемное руководство, где описана работа всех подсистем, так что опытный пользователь вполне способен сам внедрить программу в своей организации. Однако прежде чем приступать к этому процессу, внимательно изучите материал, приведенный во врезке «Прежде чем начинать».

Архитектура системы

Чтобы стал понятнее механизм работы, разберемся с архитектурой системы.

«Евфрат-Документооборот» имеет трехуровневую структуру. В его типовую поставку включены следующие основные компоненты:

• cервер системы "Евфрат-Документооборот";
• СУБД "Ника";
• АРМ пользователя;
• http-сервер, обеспечивающий доступ к документам системы из любой точки мира с помощью стандартного веб-браузера;
• "Администратор cервера системы "Евфрат-Документооборот" - средство настройки системы документооборота;
• модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• модуль "Дизайнер форм" - средства настройки и дизайна РКК;
• модуль "Дизайнер маршрутов" - средства создания и конфигурирования маршрутов прохождения документов;
• "Менеджер журналов и отчетов" - средства настройки шаблонов журналов и отчетов;
• модуль "Конфигурирование БД" - средства конфигурирования БД;
• модуль "Обслуживание cервера" - средства администрирования и утилиты сохранения/восстановления БД;
• модуль "Системные протоколы", позволяющий осуществлять подробный контроль выборочных действий пользователя.

Архитектура системы и схема взаимодействия модулей представлены на схеме.

По желанию клиент может приобрести дополнительный модуль «Архивариус», осуществляющий автоматизацию процессов списания и хранения документов, вышедших из оперативного обращения.

Как работать пользователю

Теперь обратим более пристальное внимание на работу с теми элементами системы, которые представляют особый интерес для сотрудников небольших компаний, отделов, канцелярий. Наиболее популярен модуль «Дизайнер форм». Он дает возможность пользователю настроить форму регистрационно-контрольных карточек (РКК) с учетом требований конкретной организации, что облегчает и упрощает работу с документами. Форма — это не просто набор элементов на экране, а взаимосвязь некоторых типов данных, или модель, имеющая иерархическую структуру и строгую типизацию. Такая форма содержит регистрационные данные документа, т.е. информацию, помогающую пользователю разобраться с тем, что это за материал, откуда он взялся и что содержит. Кроме того, можно просмотреть его содержание и выяснить, какие действия с ним уже были сделаны или производятся в нем сейчас. Значит, данная форма позволяет получить всю информацию о поручениях, ходе их исполнения и о статистике по ним.

Данные карты стали электронным аналогом бумажных РКК размером в четверть листа А4, которые раньше повсеместно употреблялись в бумажном документообороте. Если вам когда-нибудь доводилось бывать в канцелярии, то вы видели, что у делопроизводителей зачастую еще встречаются коробки, схожие с теми, что предназначены для хранения картотек в библиотеках. В них-то и находились бумажные РКК, на лицевую сторону которых заносились реквизиты документа, а на оборотную — контрольная информация, разъясняющая, что нужно с ним сделать. Секретари перекладывали эти карты по мере прохождения документа по этапам обработки, причем для каждого месяца был отведен определенный лоток с РКК. По завершении «жизненного цикла» документа все сдавалось в архив. В системе «Евфрат-Документооборот» данные карты представлены в электронном виде, так что работать с ними, естественно, гораздо проще и удобнее.

А теперь, когда мы разобрались, что такое РКК, вернемся к модулю «Дизайнер форм». Заложенные в нем средства дизайна и настройки позволяют вводить в форму довольно сложные данные и настроить систему учета документов, исходя из требований конкретной организации. Уже в процессе работы с помощью «Дизайнера форм» можно, не изменяя уже введенные данные, подстроить форму или изменить. Если, допустим, в компании прошла реорганизация и в регистрационную карточку понадобилось ввести новое поле, то сотрудник в состоянии это сделать самостоятельно.

Еще один востребованный блок — «АРМ пользователя», ведь именно на своем рабочем месте сотрудник регистрирует документы, формирует поручения по ним и видит те, что предназначены ему самому, находит необходимые документы. Это АРМ имеет интерфейс, подобный хорошо известному Оutlook. Идеология его построения такова: на экране отображаются три окна, расположение которых пользователь может изменять. Одно окно — «входное», в нем находятся папки «Входящие» и «Исходящие»: по внутреннему документообороту, по внутренней почте и по поиску. Во втором отображаются элементы открытой папки, находящейся в работе. И наконец, в третьем содержится информация о выбранном элементе: для документа — ход исполнения, для текстового файла — содержимое, т.е. это аналог предварительного просмотра в MS Word.

Так выглядит интерфейс АРМ пользователя

Прежде чем начинать

Cпециалисты в области автоматизации документооборота дают всем такой совет: прежде чем приступать к внедрению системы даже в небольшой организации, предварительно сделать следующее.

Проанализируйте свой документооборот. Определите, установлены ли регламенты работы с документами. Изучите основные потоки документов и выясните, какие сотрудники организации работают с теми или иными из них, чтобы грамотно регламентировать права доступа. Кроме этого важно понимать, что наибольший эффект от внедрения достигается тогда, когда система установлена у всех сотрудников, работающих с документами и заданиями по ним.

Установите, какие реквизиты документа необходимо включать в РКК. Это непростая задача, поскольку для ее решения требуется формализация описания документа. Бывает, что с документом поступают просто — ему дают номер и составляют довольно пространное его описание. Система поддерживает работу и с такими документами, но тогда искать их придется лишь инструментами полнотекстового поиска и только по содержимому. Понять в подобной ситуации, от кого пришел документ и что с ним делать дальше, весьма затруднительно. Поэтому необходимо определить основные реквизиты документа, по которым впоследствии и будет проводиться его поиск, для чего он должен быть структурирован.

Оптимизируйте маршруты движения документов. «Коробочное» решение «Евфрат-Документооборот» довольно универсально: в него заложены три потока документов — внутренние, входящие и исходящие. Регистрационно-контрольные карты для них также входят в комплект поставки. Это готовое решение можно либо сразу же запускать, либо, если возникнет необходимость, подстроить набор готовых РКК средствами «Дизайнера форм». Если в организации есть типовые маршруты прохождения документов, то их можно описать с помощью «Дизайнера маршрутов». Как это сделать, мы еще рассмотрим, но вот продумать все маршруты, описать их и, если требуется, оптимизировать следует заранее. Для совсем небольших организаций, не имеющих собственной специфики, специалисты Cognitive Technologies советуют использовать свободную маршрутизацию документов, когда схема движения документа задается непосредственно при его регистрации.

Внедряли и эксплуатируем самостоятельно

Наша компания «Плюс Телеком» довольно молодая, она основана в июле 2005 г. Мы работаем на телекоммуникационном рынке, имеем собственную опорную телефонную сеть, сеть передачи данных и Интернет, построенные на базе волоконно-оптических каналов связи. Наша компания предоставляет полный спектр услуг связи для юридических лиц в Москве и Московской области. В настоящее время у нас около 40 компаний-клиентов, имеющих довольно широкую специализацию, в частности автосервис и строительство. Так, мы предоставляем услуги крупной компании ЗАО «Хорус Кэпитал», занимающейся возведением бизнес-центров.

Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор «Плюс Телеком». Это решение он принял в русле общей стратегии развития компании — быстро внедрять передовые технологии, способствующие росту бизнеса. Мы исследовали рынок и изучили возможности систем автоматизации документооборота с точки зрения их применимости к нашим задачам. Нами были сформулированы следующие критерии отбора. Во-первых, требовалась система, которая учитывала бы особенности российского делопроизводства и не нуждалась в локализации. Во-вторых, она должна была обеспечить в перспективе переход на Oracle без потери накопленной информации, ведь наши серверы работают на платформе UNIX, и когда объем данных существенно возрастет, то мы желали бы иметь возможность безболезненно перевести наработанные БД на эту надежную платформу. В-третьих, хотелось иметь уже готовое решение без дополнительных подстроек и программирования. В-четвертых, требовалась достаточно универсальная система по отношению к типу сохраняемой информации, т.е. чтобы она работала не только с офисными документами, но и с чертежами, фотографиями, аудио- и видеофрагментами. И в-пятых, продукт должен иметь хорошую репутацию на отечественном рынке, быть масштабируемым и надежно работающим у широкого круга компаний в России. В результате мы остановили свой выбор на системе «Евфрат-Документооборот», так как она отвечала всем перечисленным выше запросам.

Система позволила упорядочить работу с документами, оперативно вести их поиск и делать необходимые выборки по широкому спектру атрибутов. Теперь мы видим структуру сложных документов со всеми их связями. Это важно для нашей работы, поскольку при заключении договоров мы не только включаем в систему их электронные копии, но и фиксируем в ней все работы, проделанные на объекте, — фото- и видеосъемку, чертежи, поэтажные планы и даже аудиозаписи переговоров с клиентами. Некоторые наши заказчики имеют несколько строительных объектов, поэтому вся информация должна быть четко структурирована, иерархически выстроена и привязана к конкретному договору с клиентом. С помощью средств «Евфрат-Документооборота» нам удалось все это реализовать на практике.

В нашей компании работает пока шесть специалистов, так что обходимся без выделенного администратора. Мы выбрали именно стандартную «коробочную» поставку. Если говорить о сроках, то тестирование системы заняло два месяца — примерно один ушел на изучение системы, другой — на обучение работе на ней сотрудников. Причем все это делалось без отрыва от основной работы. Сначала мы приобрели пять лицензий, затем еще пять. Сейчас система введена в промышленную эксплуатацию, каждый день в ней регистрируется 15—20 документов. Эксплуатацию и поддержку системы мы также осуществляем своими силами. В результате «Евфрат-Документооборот» связал в единое информационное пространство генерального и исполнительного директоров, юристов и бухгалтерию.

Поскольку наша компания телекоммуникационная и имеет достаточно протяженную сеть, то проблем по удаленной работе с системой документооборота не возникает. В перспективе планируется включить в нее рабочие места наших технических исполнителей и склады. Мы рассчитываем на рост как самой компании, так и клиентской базы, а в будущем планируем более полно задействовать функционал «Евфрат-Документооборота», в частности механизм «ролей» и модуль «Дизайнер маршрутов».