Можете ли вы работать в офисе?

А. Прохоров Я могу работать в современном офисе М.: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2005. 264 с.: ил.

Ответ на этот вопрос вы найдете в книге Александра Прохорова, вышедшей в известной библиотеке «Интернет-Университета Информационных Технологий» (www.intuit.ru). Так как издание подготовлено при поддержке ООО «Майкрософт Рус», то представленный в нем материал базируется в основном на возможностях программных продуктов и технологий корпорации Microsoft.

В начале книги А. Прохоров говорит о том, что успешность функционирования современного офиса в значительной мере определяется уровнем автоматизированной поддержки процессов обработки информации в нем. Следовательно, необходимость владения навыками работы в современном офисе в настоящее время вполне очевидна. Автор предлагает вниманию читателей модель офисной системы, в которой основными компонентами являются информационные процессы и их технологическая, понимай программная, поддержка.

Поэтому материал книги, представленный в пяти частях: «Офисное делопроизводство», «Работа с документами в Интернете», «Планирование, рациональная организация работы с информацией», «Безопасность работы в офисе», «Маркетинговые документы и электронная коммерция», — опирается на возможности продукта Microsoft Office Standard Edition 2003, включающего компоненты Microsoft Word 2003, Microsoft Outlook 2003, Microsoft PowerPoint 2003, Microsoft Excel 2003, средства интеграции приложений Microsoft Office и дополнительные офисные программы, например ABBYY Lingvo и FineReader, а также PROMT 7.0. Они позволяют осуществлять распознавание и перевод текстов пословно и фрагментами произвольных размеров с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков.

Хотя эволюции делопроизводства и офисных технологий в книге А. Прохорова посвящена целая глава, в ней не следует искать сведений о системах времен до распространения ПК, тем более отечественных, например ИС «Реферат», разработанной в НИИ НТИ Минприбора.

Сам документооборот на современном предприятии, обеспечивающий управление им, представлен в книге с учетом масштабности учреждения, его информационных связей и структуры, а также используемых там технологий обработки информации.

Описывая работу с документами в Интернете, автор знакомит читателей не только с обращением документов в Сети и связанными с этим действиями в офисе, но и учит, как находить с помощью поисковых машин нужную информацию и использовать другие веб-возможности, в частности электронную почту и сетевые новости.

Планированию и рациональной организации работы с информацией отведена отдельная часть книги, однако она самая маленькая по объему и, к сожалению, наименее убедительна в практическом отношении, так как носит исключительно декларативный характер.

Пожалуй, больше всего внимания автор уделил проблемам безопасной работы в офисе. В соответствующей части книги рассмотрены и обзор проблем ИТ-безопасности, и контроль доступа к информации, и криптозащита, и конфиденциальность данных, и безопасность работы в Сети, а также защищенность от вирусов и других вредоносных программ, ну и, конечно, опасность, связанная с использованием нелицензионного программного обеспечения в офисе.

Завершающая часть книги «Я могу работать в современном офисе» включает круг вопросов, связанных с маркетинговыми документами и электронной коммерцией. На основе первичных понятий о маркетинге А. Прохоров дает представление о планировании, анализе рыночной ситуации и других видах анализа, а также об отражении этой деятельности в офисе. Читателю предлагается на примерах подготовки и проведения презентации, рассмотрения действий по продвижению товаров и рекламы, использования корпоративного сайта и его развития, а также поддержки интернет-маркетинга и электронной коммерции освоить не только корпоративную работу в офисе, но и личный маркетинг и даже позаботиться о собственной карьере.

Остановимся на личных впечатлениях от труда А. Прохорова. Автор исходит из того, что весьма полезно иметь пособие по Microsoft Office, ознакомившись с которым можно получить сертификат Microsoft Office Specialist (MOS), подтверждающий знание продукта. Не возражая по сути, все же хотелось бы заметить, что в книге объемом около 260 страниц очень трудно изложить материал, позволяющий узнать об офисном продукте достаточно, чтобы претендовать на звание специалиста. Видимо, ощущая это, автор приложил к изданию «Я могу работать в современном офисе» компакт-диск с дополнительными материалами.t