Офисный ПК: ничего лишнего

Часть 2. Все для директора

Продолжая тему необходимых и удобных программ для офисного ПК, перейдем от общего к частному. Несомненно, для офисных работников различного ранга будет неодинаковым и набор дополнительных программ. Поскольку директор является лицом компании, поговорим прежде всего о его ПК.

Удобная древовидная структура позволяет регулировать работу любой сложности

К сожалению, ситуация с компьютером директора в фирмах часто обстоит так: приобретается самый дорогой и «навороченный», на него устанавливается стандартный офисный пакет (MS Office) и... все. Контроль над выполнением проектов и задач и всяческое планирование ведется по старинке. Компьютер выступает в роли дорогой игрушки, без которой не будет соблюден имидж и стиль директорского кабинета.

Я опишу ряд программ, которые могут значительно облегчить и автоматизировать некоторые процессы директорской деятельности. При этом основной упор сделаю на надежность программ, легкость в их освоении, возможность использования для значительных объемов информации.

Для большинства функций директора, поддающихся автоматизации и компьютеризации, написано множество программ, причем именно российскими разработчиками и к тому же бесплатных (или условно-бесплатных).

В первую очередь для любой деятельности и планирования необходим органайзер-планировщик.

Графическая форма позволяет легко контролировать весь проект в целом

Особого внимания заслуживает KS Organizer, простой и очень удобный. За счет оптимального минимума функций работает он очень быстро. Как и в большинстве органайзеров, работа с информацией идет по четырем разделам: список задач, адресная книга, календарь с выставлением необходимых дат и заметки.

Во всех разделах используется хорошо себя зарекомендовавшая древовидная структура.

В программе имеется несколько дополнительных функций: быстрая загрузка калькулятора Windows, открытие лотка привода компакт-дисков, синхронизация часов с серверами точного времени. Ряд функций, правда, еще не до конца проработан, но хочется надеяться, что они будут улучшены в следующих версиях программы. В частности, выставление приоритета задач в KS Organizer не приводит ни к каким изменениям.

Значительно более насыщен функциями органайзер TK8 Business CRM, разработанный эстонской компанией TK8. При незначительном усложнении работы с программой авторам удалось ввести в нее массу полезных опций. Если в других программах адресная книга и список задач никак не взаимодействуют между собой, то в TK8 Business CRM все разделы взаимосвязаны. Например, информацию об ответственных лицах и других контактах из адресной книги можно связать с определенным заданием, выставить приоритет, установить степень выполнения задачи с помощью индикатора прогресса и многое другое.

Мне часто приходилось сталкиваться с тем, что к определенному проекту нужно просто приложить какой-то файл, имеющий отношение к делу. В органайзере реализованы даже такие удобные мелочи.

По каждой задаче ведется подробная история изменений параметров и опций. Продуманность функций характеризуется следующим: одной из опций для задачи является Activity («Деятельность»), в которой предусмотрены наиболее часто используемые варианты — Call-Out («Исходящий звонок»), Visit—Consultation («Визит—Консультация»), Visit—Sale («Визит—Продажа»), Mail In («Входящая почта»), Mail Out («Исходящая почта») и проч. Кроме основных вариантов можно добавлять любые свои.

Отражение времени работы с приложением — с точностью до секунды

Помимо стандартных функций планировщика, TK8 Business CRM имеет развернутый перечень возможностей для управления продажами фирмы. Ведется подробный учет движения товара (используются данные из адресной книги), есть система автоматического выставления счетов с экспортированием их в формат Excel и HTML для последующей отправки покупателям.

Предусмотрено ведение внутрикорпоративной и межфирменной рассылки данных — прайс-листов и другой необходимой информации.

Таким образом, TK8 Business CRM больше подойдет директору или менеджеру, стремящемуся держать под контролем всю информацию вплоть до самых мелочей. Единственным недостатком программы можно считать отсутствие русского интерфейса (в наличии только английский и эстонский). Кроме того, есть небольшие ограничения пробной версии — возможность заводить в базу не более восьми фирм-покупателей.

Существует определенная категория руководителей, которым особенно по душе наглядность. Это они расчерчивают большой лист ватмана своеобразной блок-схемой с различными пометками, что позволяет им легко оценить полную ситуацию по проекту или задаче. Специально для таких руководителей разработана программа MindMapper. Здесь большое внимание уделено графической, легко запоминающейся форме описания проекта.

При этом присутствуют и качественно реализованы все основные функции стандартного планировщика.

Доверяй, но проверяй!

Принцип, приписываемый вождю Октябрьской революции, давно проверен на практике и широко применяется руководителями.

Этическую сторону контроля за действиями работников на ПК рассматривать не будем. Вполне естественно, что на рабочем месте они должны заниматься своими прямыми обязанностями. Однако палочная дисциплина, поголовное отключение ICQ и прочих средств общения, контроль над поступающей почтой редко приводят к повышению производительности труда.

Программы контроля над сотрудниками я рассмотрю коротко и лишь с технической точки зрения.

NetVizor позволяет следить за всеми компьютерами в локальной сети. При этом схема работы NetVizor основана на взаимодействии типа клиент—сервер. На подчиненные ПК устанавливается программа NetVizor Client, которая автоматически запускается при включении компьютера и никак не отражается на его работе. На компьютер, с которого производится контроль, устанавливается NetVizor Viewer, и с его помощью директор отслеживает запускаемые программы, посещаемые сотрудниками сайты и набираемый текст. Пробная версия программы позволяет наблюдать только за пятью компьютерами, для большего количества необходимо приобрести лицензионную версию.

По другому принципу работает программа NetScope. Она не контролирует процессы на удаленных компьютерах, а лишь проверяет, включены ли они и есть ли на них связь с локальной сетью. При включении или выключении компьютера NetScope дает знать об этом событии любым из методов: проигрыванием звука, запуском любой из программ, отсылкой e-mail- или sms-сообщения на мобильный телефон.

Время — деньги? Время — деньги!

Кому, как не директору, известна цена времени! От эффективности его использования часто зависит продуктивность работы всей компании.

О тайм-менеджменте и планировании рабочего времени написано достаточно. Я считаю, что стоит обратить внимание на программу, которая помогает считать затраченное на выполнение определенного проекта время, — Smart WorkTime Tracker.

Принцип ее работы таков: пользователь устанавливает перечень приложений, соответствующих конкретному проекту. К примеру, в моем случае проекту «статья» соответствовали Microsoft Word, программа, которую я рассматриваю, и, конечно, MP3-плеер. WorkTime Tracker подсчитывает количество времени, проведенного в каждом из приложений (считается время, когда приложение является активным), и предоставляет пользователю подробную статистику по приложениям в отдельности и по проекту в целом.

При включении окна самой WorkTime Tracker подсчет времени по проектам автоматически останавливается. Единственный недостаток, пожалуй, то, что в одном приложении можно заниматься различными проектами. При этом, как вы понимаете, учет времени будет общим или неверным.

По окончании проекта или в любой другой момент программа может сгенерировать отчетную диаграмму.

На закуску...

Коротко укажу еще на ряд программ, которые могут заинтересовать некоторых из руководителей.

Время, потраченное на проект

Триумф-2003 может пригодиться для малых предприятий, так как предназначена для учета денег и товара на складе, в магазине, торговой точке. Программа позволяет вести учет продаж, поступления товаров и т.д. Имеет простой интуитивный интерфейс.

http://www.linksoft.ru/v288.html

InfoStore 1.51 — программа для структурированного хранения любой однотипной информации. Изначально пользователь создает шаблоны данных, а после этого вводит информацию, чтобы затем анализировать ее с помощью ряда функций. Программа бесплатна, но в расширенной (платной) версии возможен импорт и экспорт данных, есть дополнительные функции.

http://www.mhsoftware.co.uk/infostore/
infostore_main_details.htm

PhoneExpress 1.0.109 и АТС Тарификатор 1.3. В большинстве офисов устанавливаются мини-АТС для организации телефонной связи внутри компании и внешних звонков. Указанные программы позволяют анализировать звонки, прошедшие через мини-АТС, и тем самым уменьшить расходы на связь.

http://www.apslab.net/
http://atstariff.narod.ru/

Дополнительную информацию о программах-органайзерах можно найти в статье «Долой горчичники!», которая была опубликована в «Мире ПК» №6/04.

* * *

В следующей части я расскажу о программах, которые не помешает иметь на рабочем столе секретарю-референту компании. Все пожелания по этому сериалу присылайте по адресу: krava@krava.com.ua .

KS Organizer 1.2

Оценка:****
Простой и удобный органайзер
Поддерживаемые ОС: Windows от 95 до XP
Размер дистрибутива: 1,6 Мбайт
Языки интерфейса: русский, английский
Условия распространения: бесплатно
Разработчик: Александр Кресин, http://kresin.belgorod.su/

TK8 Business CRM 1.7

Оценка:*****
Мощный органайзер для бизнесмена
Поддерживаемые ОС: Windows от 95 до XP
Размер дистрибутива: 6,36 Мбайт
Языки интерфейса: английский, эстонский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 99,95 долл.
Разработчик: TK8 Productions, http://www.tk8.com/crm.asp

MindMapper Standard 3.5

Оценка:****1/2*
Органайзер с графической структурой
Поддерживаемые ОС: Windows от 98 до XP
Размер дистрибутива: 17,3 Мбайт
Языки интерфейса: английский, немецкий, датский, китайский, японский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 59,95 долл.
Разработчик: SimTech Systems, http://www.mindmapper.com

NetVizor 4.0

Оценка:****
Программа для контроля запускаемых приложений на подчиненных компьютерах
Поддерживаемые ОС: Windows от 95 до XP
Размер дистрибутива: 2,97 Мбайт
Языки интерфейса: английский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 1—5 лицензий — 295 долл.
Разработчик: Spytech, http://www.spytech-web.com

NetScope 1.5

Оценка:****
Поддерживаемые ОС: Windows от 95 до XP
Размер дистрибутива: 1,2 Мбайт
Языки интерфейса: русский, английский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 300 руб.
Разработчик: AmoSoft, http://www.amosoft.com.ru/netscope.htm

Smart WorkTime Tracker 1.29

Оценка:****1/2*
Программа подсчета времени, затраченного на проект Поддерживаемые ОС: Windows от 95 до XP
Размер дистрибутива: 1,03 Мбайт
Языки интерфейса: английский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 24,95 долл.
Разработчик: A!K Research Labs, http://tracker.aklabs.com